製造文書管理 – 重要な理由と優れた方法

製造業が文書管理システムを導入することの緊急性はPwC の調査結果によってさらに強調されています。

この調査では、製造企業の 40% 近くが、業務効率とコンプライアンスの姿勢に直接影響を与える情報の誤った管理の課題に直面していることが明らかになりました。

この統計は、問題の蔓延を明らかにするだけでなく、問題に対処することで生じる改善と成長の大きな可能性にも光を当てます。

製造文書管理が重要な理由

効果的な文書管理方法がなければ、メーカーは規模にかかわらず、リスクが発生します。その結果として、生産遅延につながる文書の紛失、罰金や法的問題につながる規制不遵守、文書検索の無駄な時間や知識共有の欠如による非効率、コストと品質のパフォーマンスの低下などが含まれます。

例を挙げると下記です。

サプライヤーやステークホルダーとの不一致
後から予想外の問題が発生
特定のドキュメントの検索に多大な時間がかかる
大幅なやり直しや製造上のエラー
新しいチームメンバーを新人研修する際の課題

これらの課題は収益に影響を与え、会社の成長を妨げ、さらにはビジネスの存続に大きな影響を与える可能性があります。

このような落とし穴を回避するには効果的な文書管理が不可欠であり、業務効率とコンプライアンスを向上させることで小規模なメーカーであっても市場でより効果的に競争できるようになります。

たとえば、航空宇宙分野を考えてみましょう。ボーイング社は、787 ドリームライナーの文書化と生産の非効率性により、250 億ドルという驚異的な繰延生産コストを報告しました。その一方で、エアバス社は統合文書管理システムを採用したことで 150 拠点にわたる業務を合理化し、生産遅延が大幅に短縮され、市場の需要により機敏に対応できるようになりました。これらの例は、堅牢な文書管理が企業の収益と厳しい規制基準を満たす能力に具体的な影響を与えることを強調しています。

このような文書管理の問題に起因する競争力の差は、ボーイングやエアバスのような巨大企業に限ったものではありません。これは、業界リーダーから中小企業に至るまで、製造業界全体で広く観察される現象です。

メーカーが管理する必要がある文書の種類

ここでは、効果的に管理する必要がある特定の種類の文書の概要を示します。

製品設計およびエンジニアリング文書
これには、製品設計、設計図、仕様書、青写真に関連するすべての文書が含まれます。これらのドキュメントを効果的に管理することで、すべての関係者が最新かつ正確な設計情報にアクセスできるようになります。

部品表 (BOM)
BOM は、製品の製造に必要な材料、コンポーネント、アセンブリの包括的なリストです。正確な調達、在庫管理、コスト見積もりを確実に行うためには、細心の注意を払って管理する必要があります。

品質管理文書
これらの文書には、品質マニュアル、標準作業手順 (SOP)、検査報告書、およびテスト結果が含まれます。これらは、品質基準と規制要件へのコンプライアンスを維持するために不可欠です。

コンプライアンスおよび認証文書
メーカーにとって、業界の標準と規制への準拠は交渉の余地がありません。これには、認証文書、コンプライアンスレポート、監査結果の管理が必要です。

生産スケジュールおよび管理文書
効果的な生産計画と管理は、生産スケジュール、作業指示書、生産レポートの管理に依存し、タイムリーで効率的な製造プロセスを確保します。

安全およびトレーニングマニュアル
安全マニュアルとトレーニング文書は、安全な作業環境を確保し、労働安全衛生規制を遵守するために重要です。

調達およびサプライヤーの文書
このカテゴリには、発注書、サプライヤー契約、サプライヤー品質評価が含まれます。これらの文書を適切に管理することは、調達プロセスを合理化し、サプライヤーとの強力な関係を維持するために不可欠です。

在庫書類
在庫記録、在庫レベル、倉庫管理文書は、在庫管理を最適化し、輸送コストを削減するために非常に重要です。

書類の発送と受け取り
注文の履行と在庫管理を正確に行うために、配送ラベル、梱包リスト、受領報告書を管理する必要があります。

メンテナンス記録
製造装置の場合、メンテナンススケジュール、サービスレポート、修理記録のログを維持することは、ダウンタイムを最小限に抑え、機械の寿命を延ばすために不可欠です。

お客様の注文とフィードバック
顧客の発注書、フィードバック、サービス記録を管理することは、顧客満足度を確保し、製品の品質とサービス提供の向上を促進するために不可欠です。

プロジェクト管理文書
プラントエンジニアリングや大規模な製造プロジェクトの文脈では、文書管理者はプロジェクト計画、進捗レポート、関係者とのコミュニケーションを管理する上で重要な役割を果たします。

製造文書管理の主要な操作

システムの有効性と効率を確保するには、複数の重要な操作があります。これらの操作には、作成から廃棄までのライフサイクルを通じてドキュメントを管理するために設計されたさまざまなアクティビティが含まれます。製造文書管理に必要な基本的な操作の概要は次のとおりです。

ドキュメントの作成とキャプチャ
これには、新しいドキュメントの生成と外部ドキュメントのキャプチャが含まれます。これには、一貫性を保つためのテンプレートの使用や、紙文書をスキャンまたはデジタル化してデジタル文書管理システムに取り込むことが含まれます。
インデックス作成と分類
ドキュメントを作成または取得したら、事前定義された分類に従ってインデックスを作成し、分類する必要があります。この手順は、ドキュメントを簡単に取得できるように整理するために重要です。
保管と保存
デジタルであれ物理的であれ、文書を安全に保管することが不可欠です。この操作には、デジタル文書が陳腐化しにくい形式で保存され、物理文書が劣化を防ぐ条件で保管されるようにすることが含まれます。
アクセス制御
誰がどのドキュメントにアクセスできるかを定義することは重要な操作です。これには、組織内の役割に基づいて権限を設定し、許可された担当者のみが機密情報にアクセスできるようにすることが含まれます。
バージョン管理
製造業では、設計図、仕様書、SOP などの文書の改訂が頻繁に行われるため、バージョン管理を維持することが不可欠です。この操作により、全員がドキュメントの最新バージョンを使用して作業できるようになります。
レビューと承認のプロセス
多くの文書、特に品質管理とコンプライアンスに関連する文書は、正式なものとなる前に正式なレビューと承認が必要です。これらのプロセスを管理するワークフローを設定することは重要な操作です。
配布と共有
多くの場合、ドキュメントはチームメンバー間での内部共有と、サプライヤー、顧客、または規制当局との外部の両方で共有する必要があります。効率的な配布メカニズムと共有プロトコルは、情報がスムーズかつ安全に流れるようにするために不可欠な操作です。
取得と検索
ドキュメントを迅速に検索して取得できることは、ドキュメント管理システムの主な利点の 1 つです。運用では、メタデータ、タグ、全文検索機能を使用して、検索機能が堅牢であることを確認する必要があります。
アーカイブと廃棄
時間が経つと、一部のドキュメントは有効ではなくなる可能性がありますが、履歴参照や規制遵守のために保持する必要があります。アーカイブ操作により、これらの文書は安全に保管され、必要に応じてアクセスできるようになります。逆に、廃棄操作には、不要になり、法的価値も歴史的価値も持たない文書を安全に破棄または削除することが含まれます。
コンプライアンス管理
文書管理の実践が業界の規制と標準に準拠していることを確認することは、継続的な作業です。これには、記録保持スケジュール、監査証跡、コンプライアンスレポートの管理が含まれます。
災害からの回復
自然災害やデータ侵害などの予期せぬ事態に備えた計画には、災害復旧オペレーションの確立と維持が含まれます。これにより、ドキュメントが保護され、ビジネスの継続性を維持するために回復できるようになります。

これらの各業務では、製造文書管理が効率、コンプライアンス、品質管理という組織の目標を確実にサポートできるように、慎重な計画、実行、継続的な管理が必要です。

文書管理スペシャリストの必要性

プラントエンジニアリング業界では、すべての文書が正確で最新でアクセスしやすいものであることを保証する、プロジェクト管理において重要な役割を果たす文書管理者を雇用するのが一般的です。

この種の役割は、製造部門でも同様に重要です。製造部門では、文書管理のスペシャリストが情報のスムーズな流れを確保し、業界標準と規制への準拠を維持し、意思決定プロセスをサポートします。これらは、文書管理システムの実装と維持、スタッフのトレーニング、文書関連の慣行が組織の目標や業界のベストプラクティスと確実に一致するようにするのに役立ちます。

文書管理専門家は、確かに前述の文書管理業務を自ら実行します。しかし、膨大な量と種類の書類をすべての段階で管理することは、彼らだけでは不可能です。

さらに重要なのは、たとえ直接関与していなくても、組織全体で適切な文書管理が確実に行われる仕組みを確立することです。こここそが文書管理スペシャリストの真の腕の見せどころと言えるでしょう。

製造文書管理システムの導入: 成功へのステップ

ここで、文書管理システム (DMS) が不可欠になります。 DMS の導入は戦略的な取り組みであり、慎重な計画と実行が必要です。ペーパーレス化だけではありません。既存のワークフローとシームレスに統合し、コラボレーションを強化し、業界規制へのコンプライアンスを確保するシステムを選択することが重要です。

旅は以下から始まります。

現在の文書関連プロセスの包括的な評価
非効率性と改善の余地がある領域を特定します。これに続いて、組織の特定のニーズに合った DMS を選択する 重要です。

トレーニングとユーザーの導入
これらは DMS 実装の成功にとって重要です。たとえば、世界的な航空宇宙、防衛、セキュリティ、および先端技術企業であるロッキード・マーティンは、DMS 導入の成功は広範な従業員トレーニングプログラムと、選考プロセスへのエンドユーザーの参加のおかげであると考えています。このアプローチにより、新しいシステムへのスムーズな移行が容易になっただけでなく、DMS が組織全体でその可能性を最大限に活用できるようになりました。

継続的な評価と改善
事前定義されたメトリクスに対する DMS のパフォーマンスを継続的に監視することで、タイムリーな調整と最適化が可能になります。ユーザーからの定期的なフィードバックによりシステムの進化がさらに促進され、ビジネスの変化するニーズに確実に対応できるようになります。

文書管理による調達プロセスの改善

製造における調達プロセスは、サプライヤーの選択、発注書の管理、請求書の処理が複雑に連携して行われます。効果的な文書管理は、これらの業務を最適化する上で重要な役割を果たし、大幅なコスト削減とサプライヤーとの関係強化につながります。

たとえば、シーメンス AG は、調達ワークフローを合理化するデジタル文書管理ソリューションを導入し、その結果、調達サイクルタイムが 20% 短縮され、サプライヤーとのコラボレーションが大幅に改善されました。このシステムにより、文書のリアルタイム追跡、自動承認プロセス、集中保管が可能になり、調達業務が迅速化されただけでなく、透明性と説明責任も強化されました。

CADDi Drawer がドキュメント管理にどのように役立つか

CADDi Drawer は、文書管理を大幅に強化できるシステムの 1 つであり、一般的な文書管理専門ツールとは異なる独自の価値提案を提供します。

文書や図面を検索可能な情報に変換します

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