強みである見積もり依頼への即時回答＆短納期制作。過去図面のデータ活用により、見積業務と最適なサプライヤー選定の脱属人化を実現

株式会社アスクは、試作部品や多品種少量生産部品の短納期での製造を創業時から行ってきた。多種多様な加工設備を自社で所有し、内作率は90％にも及ぶ。最新の検査機器に加え、国家資格取得者のみで構成された検査チームにより、品質管理も徹底している。これらにより、高品質でありながら、最短当日、平均リードタイム4日での製品の出荷を実現している。「納期で困った時にはアスク」「アスクは短納期の最後の砦」と言われ、お客様からの評価も高い。

アスクは、製品をより早くお客様へ届けるため、見積もり回答も早い。午前中に見積もり依頼があったものは、１時間以内で回答することを目標としている。多い時には１日に200件もの見積もり作成を行うことがあるが、可能な限り最短での回答を実行してきた。

しかし、見積もり回答では課題もあった。見積もり作成では、まず営業担当がお客様から図面を受領して依頼を受ける。受領した図面は、事務担当が紙の状態で製造現場へ持って行く。製造担当は図面を見て、加工可否を判断し、加工時間を元にした見積もりを作成する。製造担当が作成した見積もりを元に、見積もり専門の営業担当が価格を決定する。最終的に正式な見積もり書を事務担当が作成してお客様へ回答していた。

この見積もり作成の流れでは作成にかかる工程が多く、短時間での見積もり回答の妨げに。。また、展示会等で各部署の人員が少ない状態になると、処理が遅れて見積もり回答が想定よりも大幅に遅れることも。営業担当の中村なのは氏は、見積もり回答の課題についてこのように話す。

「短時間での見積もり回答、短納期製作は当社の強みです。しかし、展示会に出展している時などには、事務担当の社員も少なくなります。展示会に出ている社員とメール等で情報共有はできるのですが、対応が遅れてしまいます。やはり、省ける手間はできるだけ省いていきたいと考えていました。」

アスクでは、見積もりにかかる手間を減らし、１時間以内の回答目標を完全に達成できる方法を探していた。

アスクでは、過去の図面と受発注データを活用して、見積もり作成の手間を減らすことを行ってきた。しかし、類似図面を探すのは各担当者の記憶に頼るしかなかった。

他社の見積もりソフトの導入も検討してテストで使用してみたが、導入は見送っていた。。文字の読み取り精度が低く、図面のアップロードに時間がかかり、検索速度も遅かったため、求めている結果が得られなかった。また、ソフトの改善要望を開発会社に依頼したが思うように進まず、半年ほど経って頓挫した。。

新たな方法を模索し続けていたアスクでは、図面データ活用クラウドCADDi Drawerに興味を持った。キャディから話を聞き、使用感を確認した後に導入を決定した。

CADDi Drawerを実際に使用している営業グループの中村ひかり氏は、導入後の効果についてこのように話す。

「以前と比べて図面の読み込み速度が早くなりました。文字の読み取りもかなり正確です。そして何よりも、カスタマーサクセスのサポート体制が手厚いことが凄いと思いました。月1回、定期的に打ち合わせの場が設けられ、まとめて改善点や要望を伝えると、すぐに応えてくれます。」

現在アスクでは、見積もり依頼が来た段階で図面データをCADDi Drawerにアップロードして、金額や納期などの製品に関わるデータを紐づけている。記憶頼りの図面探しから、CADDi Drawerによる類似検索で過去の図面を探せる体制に変わりつつある。最終的には、製造担当が見積もり作成を行うことが無くなり、事務担当だけでも見積もり作成ができることを目指している。

見積もり作成の手間を削減する以外にも、CADDi Drawerをいかに活用していくかを考えている。その一つがサプライヤー選定だ。営業グループ部品調達担当の中村のどか氏は、サプライヤー選定への活用についてこのように話す。

「アスクは90％が内作ですが、納期が長い物や加工が簡単な物は外注して、検査を社内で行います。これにより、加工が難しい物や短納期の物をより内作で行えるようになり、加工の幅が広がります。以前はなかなか新規のサプライヤーを開拓する時間がなく、いつも同じサプライヤーに依頼していました　が、数年前から新規で協力会社を開拓して、今は数十社に増えています。外注をお願いするときは、私がサプライヤーを選定していますが、展示会出展時など私が外出している際は、適切なサプライヤー選定が難しくなります。CADDi Drawerへアップロードされた図面データに、サプライヤーの情報を紐づけておいて誰でも見られる状態にしておけば、新規の図面がきても、類似図面を探してサプライヤー選定を誰でもできるようになります。以前検討した見積もりソフトでは、図面と発注データを紐づけることができませんでした。CADDi Drawerをサプライヤー選定にも活用できるように、サプライヤーとのやり取りのデータも蓄積ができればと考えています。」

アスクは、今後もCADDi Drawerの活用を進めることで、１時間以内の見積もり回答の完全実現やサプライヤー選定の属人化解消など、様々な業務改善を進めていく。