支出分析をマスターするための実践的なガイド
調達 / 購買
支出分析の概要
支出分析は、コスト削減、プロセスの改善、サプライヤー管理の改善の機会を特定するために、組織の支出データを調査および分析するプロセスです。
このガイドでは、製造調達のための支出分析の実装に関する実践的な概要を説明します。支出データの収集と準備、分析のための指標とモデルの使用、節約機会の特定、サプライヤーと契約の最適化、将来の支出の予測、プロセスの自動化について説明します。支出分析を初めて行う場合でも、既存の取り組みの改善を検討している場合でも、このガイドは、製造調達を成功させるためにこの重要な機能を習得するのに役立ちます。
支出分析のためのデータ収集
支出分析は、組織内のさまざまなソースからの高品質のデータに依存しています。最初のステップは、調達データと支出データがどこに存在するかを特定することです。主なデータ ソースは次のとおりです。
- ERPシステム
組織のエンタープライズ リソース プランニング システムには、購買データ、サプライヤーの記録、製品情報、請求書、支払いデータが含まれています。これにより、支出分析に必要なコアのトランザクション データが提供されます。 - 調達体制
これらのシステムはスタンドアロンである場合もあれば、ERP と統合されている場合もあり、サプライヤー契約、カタログ、購入要求に関するデータが含まれています。 - 買掛金システム
AP システムには、請求書、支払い、送金の詳細が含まれています。 AP データを ERP からの発注書および入庫と照合することで、より深い洞察が得られます。 - サプライヤーデータベース
マスターサプライヤーデータベースを維持すると、能力、場所、支出するパフォーマンスなどのサプライヤーの詳細をリンクできるようになります。 - メンテナンス、修理、運用システム
MRO システムは、施設管理、機器メンテナンス、事務用品に関連する間接的な支出に関するデータを提供します。
データ ソースが特定されたら、次のステップはデータを定期的に (理想的には自動的に) 抽出することです。頻繁に更新することで最近の支出パターンを把握できるため、一般的な抽出頻度は毎月または四半期ごとです。
次に、データの品質をチェックし、標準スキーマに正規化する必要があります。重複レコード、不完全なデータ、無効なエントリなどの一般的なデータの問題を特定して解決する必要があります。有用な方法には、外れ値を特定するための統計分析、ギャップやエラーを特定するためのデータの視覚化、データのニュアンスを理解するためのシステム所有者との相談などが含まれます。品質チェックに時間を投資すると、支出分析の精度が大幅に向上します。
その結果、組織全体からクリーンな支出データセットが得られ、データに基づいた調達の改善につながる分析の準備が整います。
支出分析指標
支出分析により、主要な調達指標を通じて洞察が明らかになります。追跡すべき最も重要な指標のいくつかを次に示します。
カテゴリ別の支出
製品またはサービス カテゴリごとに支出を分類すると、支出が最も多く、統合や戦略的調達の可能性がある分野を特定するのに役立ちます。
ビジネスユニット別の支出
部門または事業単位ごとに支出を分析すると、購入パターンの違いを明らかにし、標準化と規模の経済の機会を特定できます。
サプライヤーの集中
総支出のうちどれくらいがトップサプライヤーに集中していますか?集中レベルが高いと、サプライヤーの失敗によるリスクだけでなく、交渉のレバレッジも発生します。
購入価格の差異
ほぼ同一の商品であっても、購入者や供給者によって購入価格が一貫性を欠いたり、正当な理由なく乖離したりする場合はありますか?同様の製品の価格に差異があることはよくあることですが、これらは多くの場合、未開発のコスト削減の機会をもたらします。
総所有コスト (TCO)
価格、輸送、在庫維持コスト、メンテナンスなど、購入のライフサイクル全体のコストを分析することで、支出をより包括的に把握できます。
サプライヤーの実績
納期厳守、品質、対応力などの指標を追跡することは、最も業績の良いサプライヤーと改善が必要なサプライヤーを特定するのに役立ちます。
管理下での支出
総支出のうち、契約やサプライヤーとの関係を通じて調達部門が積極的に管理している割合は何パーセントですか?管理下での支出が多いほど、可視性と制御が向上していることを示します。
支払い条件
サプライヤー全体の支払い条件を評価すると、キャッシュ フロー管理を改善するために早期支払い割引など、より良い条件を交渉する機会が明らかになります。
調達部門はこれらの指標の目標を設定し、定期的に進捗状況を測定できます。たとえば、管理対象の支出を総支出の 80% に増やしたり、契約遵守を購入額の 95% に改善したりするなどです。長期にわたって指標を追跡すると、調達イニシアチブの影響と改善の機会がわかります。
データの視覚化
データの視覚化は支出分析の重要な要素です。支出データをグラフ、チャート、その他の視覚形式に変換することで、調達専門家はパターン、傾向、洞察をより簡単に特定できるようになります。
重要なのは、調達専門家がパターンを簡単に見つけてデータからストーリーを伝えることを可能にするビジュアライゼーションを選択することです。適切に設計されたグラフでは、支出の異常が浮き彫りになります。
説得力のあるデータ視覚化により、調達は抽象的な支出データを影響力のあるビジネス洞察に変えることができます。適切なビジュアルにより、支出パターンが非常に明確になります。
セグメント化と分類
支出分析により、調達チームは支出をセグメント化および分類して、さらなる洞察を得ることができます。これを行うには 2 つの重要な方法があります。
支出のセグメンテーション
支出はさまざまな方法でセグメント化して、機会の領域を特定できます。
- 価値のセグメンテーション
支出は各カテゴリの購入総額によって分類されます。これにより、最も大きな支出領域に戦略的な調達と交渉の取り組みを集中させることができます。 - 重要度のセグメンテーション
支出は、各カテゴリに関連する重要性とリスクに基づいて分類されます。重要な支出セグメントでは、サプライヤーの管理とリスクの軽減を強化する必要があります。 - 需要のセグメント化
支出は需要のレベルと変動によって分割されます。これにより、需要パターンに基づいて調達および在庫戦略を調整することが可能になります。
アイテムの分類
支出を適切に分類することは、実用的な分析に不可欠です。品目は、原材料、加工方法、用途、品質要件、数量範囲などの標準的な企業固有のカテゴリにグループ化する必要があります。これらの主要なカテゴリ内で、サブカテゴリを使用してより詳細な粒度を提供できます。
支出のセグメント化と分類を慎重に行うことで、支出分析から洗練された洞察を得ることができます。企業は、最も大きく、最も重要で、最も変動しやすい支出分野に重点的に取り組むことができます。
支出キューブモデル
複数の調達指標を期間をまたがって同時に分析するための強力なツールでもあります。サプライヤー、カテゴリ、事業単位、時間 (月次、四半期、年次など) などのディメンションを組み合わせることで、このモデルは支出パターンと傾向の包括的なビューを提供します。この多次元分析により、組織はコスト削減の機会を特定し、サプライヤー管理を改善し、調達戦略を最適化し、長期にわたるパフォーマンスを追跡することができます。
コスト削減の機会を特定する
調達チームにとって支出分析の最も価値のある用途の 1 つは、コスト削減の機会を明らかにすることです。潜在的な節約を特定するのに役立ついくつかのテクニックがあります。
サプライヤーの統合
支出とサプライヤーを少数のサプライヤーまたは契約に統合することで、購買力と規模の経済を高めることができます。支出データを分析すると、多くのサプライヤー間で支出が細分化されている領域が明らかになります。この支出を少数の優先サプライヤーとの戦略的契約に統合すると、結果として単価が下がり、調達コストが削減される可能性があります。
代替サプライヤーの評価
支出分析を活用して購入量と仕様を定量化すると、代替サプライヤーと調達オプションの評価が容易になります。 サプライヤーの選択。現在の支出と価格モデルを分析することで、総コストを削減して要件を満たす代替サプライヤーを特定できる可能性があります。 競争入札 そして 逆オークション 改善された契約を交渉するための比較ポイントを提供できます。
価格のベンチマーク
詳細な支出分析により、調達チームは既存のサプライヤーとより良い価格設定を交渉できるようになります。支払われた価格と社内および社外のベンチマークを比較すると、ギャップが見つかる可能性があります。製品/サービスのカテゴリごとに総支出額を文書化すると、再交渉中の購入者の立場も強化されます。データに基づいた価格ベンチマークにより、価格のベースラインを設定し、節約の可能性が最も高いカテゴリーに優先順位を付けることで、ターゲットを絞った交渉で節約を実現できます。
支出分析により、定量化可能なコスト削減の機会につながる洞察が明らかになります。サプライヤーを統合し、代替品を評価し、価格をベンチマークすることにより、メーカーは戦略的に支出を最適化し、目に見える節約を達成できます。
サプライヤー交渉における支出分析の活用
支出分析は、サプライヤーとの関係と契約を最適化し、コストを削減し、パフォーマンスを向上させるのに役立ちます。主な戦略には次のようなものがあります。
- サプライヤーの合理化：少数の業績の良いサプライヤーとの支出を統合して、規模の経済と戦略的パートナーシップを構築します。
- 複数年契約：より良い価格と条件について長期契約を交渉し、サプライヤーに取引を保証します。
- ボリュームディスカウント：優先サプライヤーとの支出増加を活用して、より大きなボリュームディスカウントを確保します。
支出分析を活用することは、供給ベースを合理化し、サプライヤーとの連携を強化し、長期的なコスト削減を達成しようとしている組織にとって非常に重要です。
支出分析の自動化
支出分析は時間のかかる手動プロセスになる可能性があります。ただし、分析の一部を自動化して効率を高めるための調達テクノロジー ソリューションを利用できます。
調達インテリジェンス ソフトウェア
関連する生のデータを取得し、それをクレンジングおよび正規化し、分類し、視覚化と洞察を生成する機能を提供します。これにより、支出分析の初期段階での多くの手動手順が不要になります。このソフトウェアは、ERP などの複数の企業システムからデータを取得し、カスタマイズされたレポートを生成し、パターンと機会を明らかにします。
データ統合
支出分析の基盤を構築するための鍵となります。自動データ統合ツールは、さまざまなソースからデータを手動でスプレッドシートに抽出するのではなく、ジョブをスケジュールして関連データを中央のデータ ウェアハウスにプルして統合できます。これにより、支出分析用にクリーンで調和のとれたデータが提供されます。
継続的な分析ワークフロー
自動化によって実現されます。分析環境が確立されると、アルゴリズムを定期的なスケジュールで実行して、ダッシュボードを更新し、アラートを生成し、レポートを作成できます。調達チームは、手動でレポートを作成するのではなく、注意が必要な変更について通知を受けることができます。
手作業に費やす時間を削減することで、調達グループは戦略、サプライヤー管理、交渉に集中して支出分析を通じて提供される価値を最大化できます。調達分析システムは、データに基づいた意思決定のためのデータと洞察を提供します。
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