製造業における属人化とは？原因や解消する方法、成功事例を紹介
キャディ編集部
「特定の担当者しか業務内容を理解しておらず、その人が休むと仕事が回らない…」
「ベテランのノウハウが共有されず、技術や技能の伝承が難しい…」
「属人化によって生産性が低下し、品質のばらつきや不良品が増えている…」
製造業にとって属人化は大きな課題です。ただ、解決しなければならないと思いつつも、手が回らないと悩む企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、製造業における属人化の現状と課題をあらためて整理した上で、有効な解決策や参考事例を解説します。
目次
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製造業における属人化とは
製造業において属人化とは、特定の担当者に業務が集中し、その担当者しか業務内容を理解していない状態を指します。
業務の属人化は、特定の担当者がしっかり業務に取り組んでもらえさえすれば製品品質や作業品質を保てるため、教育にかかるコストや時間がそれほどかからず、効率的と言えるかもしれません。しかし、長期的に見ると多くのリスクや課題を生み出し、製造業全体の品質向上を阻害する要因にもなり得ます。
属人化が生じる原因
そもそも属人化はなぜ発生してしまうのでしょうか。大きく分けると組織的な要因、環境的な要因、個人の要因があり、これらが複雑に絡み合うことで生じます。
組織的な要因
製造現場での属人化は、組織全体の仕組みや体制が原因で起こることも少なくありません。特に製造業においては、長年の経験によって培われる言葉や、マニュアルでは表現しきれない「勘」や「コツ」といった暗黙知が多く存在します。このような貴重な暗黙知を含めた知識やスキルが、教育体制が整備されていない、業務の標準化がなされていないことで属人化を招いています。
教育体制の未整備
体系的な教育プログラムが十分に整備されておらず、教育が特定の担当者のOJT任せになっている現場は少なくありません。
この場合、教える側のスキルや経験によって教育の質にばらつきが生じやすく、結果として担当者ごとの業務遂行能力に差が生まれます。特に、ベテランの持つ暗黙知は、教える側の「見せる」「やらせてみる」といった実践的な指導力に依存しがちで、効率的に伝承されないまま、特定の担当者だけが高度な業務を担う状況が固定化されやすくなります。
業務標準化の未実現
作業手順や品質の判断基準が明確に定められていないと、品質のばらつきが生じ、「できる人に任せる」という状況につながりやすくなります。
一人の担当者が複数の工程や作業を担当できる多能工化や、計画的な人員ローテーション・異動を実現するためのルールが構築されていないことも、特定の担当者以外が経験を積む機会を奪い、属人化をさらに進めています。
環境的な要因
近年の製造業の現場では、環境そのものが属人化を加速させる要因となることもあります。特に深刻なのが、人材不足と技術の高度化・複雑化という二つの流れです。これらが絡み合い、特定の担当者への業務集中と、ノウハウ共有の停滞という悪循環を生み出しています。
人材不足
現在の製造現場は、生産年齢人口の減少によって、新たな人材を確保することが難しくなっています。一方で、高齢化が進み、長年現場を支えてきたベテラン社員が大量に退職する時代に突入しつつあります。
人手が足りなくなると、今いる従業員、特に経験のある担当者に業務の負担が集中せざるを得ません。そうした属人化を解消しようにも、日々の業務に追われ、後進の指導がうまく進まないと悩む現場も少なくないでしょう。
技術の高度化・複雑化
現代の製造現場では、より高度な専門知識や熟練した技術が求められる業務が増えています。こうした知識や技術は、教科書通りではなく、長年の経験を通じて体得される暗黙知として個人の中に蓄積されやすいという特徴があります。製品や製造プロセスが多様化し、複雑になるほど、その全体像や詳細なノウハウを完全に把握している担当者が限られ、「あの人に聞かないとわからない」という状況が生まれ、特定の担当者に業務が集中しやすくなります。
また、多品種少量生産の時代を迎え、新しい技術や製品仕様の変更が頻繁に行われる変化の速さも影響しています。常に状況が変化するため、標準的な手順やマニュアルの作成・更新が追いつかず、最新の情報や効率的なやり方が特定の担当者の頭の中に留まりがちです。業務自体が複雑で、全てを網羅的にマニュアル化することが現実的に難しい場合もあります。
個人的な要因
属人化は、組織の仕組みや外部環境だけでなく、現場で働く一人ひとりの意識や行動にも起因します。特に、特定の担当者が「自分にしかできない仕事だ」「この知識やノウハウは自分のものだ」という意識を持ち、積極的に周りに共有しようとしない場合、属人化は深刻化してしまいます。
このような「囲い込み」が起こる原因は、知識やノウハウを共有することへの抵抗感が挙げられます。長年の経験を通じて苦労して身につけた独自のノウハウは、まさにその担当者にとっての「職人の技」です。これを他の人に簡単に明かすことは、自分の市場価値や現場での優位性を失うことへの不安につながりかねません。自分しかできないという意識が強いほど、囲い込みやすい傾向があります。
さらに、評価制度も影響を与えることがあります。個人の成果や特定のスキルを過度に重視する評価制度の下では、自分の持つ知識やノウハウを共有して他の人が同じようにできるようになると、自分の成果が目立たず評価が下がるのではないか、といった懸念が生じることがあります。このような場合、「情報を独占していた方が自分にとって有利だ」というインセンティブが働き、知識の囲い込みを助長してしまう可能性があります。
これらの個人的な意識や、それに影響を与える評価制度といった要因が重なって、特定の担当者による知識・ノウハウの囲い込みが発生し、属人化を加速させています。
属人化がもたらすリスクと弊害
製造業における属人化がもたらすリスクにはさまざまなものが挙げられますが、大局的に見れば生産性の低下と人材育成の停滞があります。
生産性の低下
属人化がもたらすリスクとして挙げられるのが、生産性の低下です。特定の担当者だけが業務の進め方や重要な判断基準を知っているため、その担当者が休暇を取ったり、病気で休んだり、あるいは異動や退職したりすると、その担当者に関連する業務が一切進まなくなってしまいます。これは、納期遅延や計画していた生産量の減少に直結し、会社の業績にも悪影響を及ぼしかねません。
また、属人化が進んだ現場では、他の担当者が同じように業務を遂行することが難しくなります。標準化された手順がないため、担当者によって作業のやり方や品質にばらつきが出やすく、特定の担当者がいないと安定した品質を保てないといった問題が発生します。特に品質管理など、正確性が求められる場面で他の担当者が対応できないとなると、不良品の増加につながりかねません。
さらに、業務内容が特定の担当者の中に留まっていると、現場全体の業務改善が進まなくなります。他の人には作業の中身が見えない「ブラックボックス化」が起こり、非効率な手順や無駄な作業が見過ごされてしまいます。どこに改善の余地があるのかを特定することすら難しくなり、本来ならできるはずの生産性向上や効率化の機会を逃してしまうのです。
そして、属人化は特定の担当者への負担を一方的に増やします。頼れる人が限られているため、その人に仕事が集中し、長時間労働や精神的なプレッシャーにつながりやすくなります。これは担当者のモチベーション低下や、最悪の場合は離職を招き、さらに人手不足を深刻化させるという悪循環を生む可能性もあります。
人材育成の停滞
人材育成の停滞も、属人化がもたらす大きなリスクです。特定の担当者に業務が集中している場合、他の社員は業務内容を理解する機会がなく、スキルアップの機会を逃してしまいます。これは、キーマンへの負荷集中だけでなく、組織全体の能力低下につながります。
また、新しい人材を採用しても一から教育する必要があり、時間とコストがかかります。また、育成がうまくいかず、早期離職につながるケースも少なくありません。
製造業の属人化を解消するための対策
製造業の属人化を解消するためには、技術やノウハウを共有し、誰でも同じ品質の製品を製造できる体制を構築することが重要です。
業務の標準化と可視化
属人化解消の第一歩として、各業務の作業手順や判断基準を明確に統一する「標準化」と、業務内容や進捗状況を誰もが理解できるようにする「可視化」が重要です。具体的には、標準作業手順書を作成したり、業務フローを定義したりします。さらに、複雑な作業やコツが必要な部分は、写真や動画なども活用して視覚的に理解しやすく「見える化」を進めることで、誰でも同じように作業を行えるようにすることを目指します。
教育体制の構築と改善
属人化を解消し、知識・技術を次世代に継承していくためには、体系的な教育体制の構築と継続的な改善が不可欠です。教育担当者の負担を減らしつつ、新入社員や経験の浅い担当者でも自律的に学習できる基盤として、動画マニュアルやeラーニングシステムの導入も有効な方法のひとつでしょう。また、特定の担当者に業務が集中しないよう、計画的なジョブローテーションや研修を通じて、複数の業務をこなせる「多能工」を育成することも効果的です。
まずは過去データの整理から実施
製造業には、熟練者が長年の経験を通じて培った知識や感覚など、言葉や文字だけでは表現しきれない「暗黙知」が多く、その内容も膨大にあります。
こうした構造化、体系化、ノウハウ化できない知識が多くあることから、上記で示した属人化解消の対策を行うのが難しいと感じている企業もいるかもしれません。
その場合、まずは過去のデータをひとつのシステムに集約・整理することから始めることをおすすめします。各種システムに登録されているデジタルデータはもちろん、手書きのメモや紙の書類を一元管理することで、業務の標準化や可視化、教育体制の構築もしやすくなります。
例えば、CADDi Drawerでは、散在しているさまざまなデータをクラウドで一元管理できます。独自のOCR機能を搭載しており、紙媒体の情報の取り込みも容易です。また、集約したデータをAIが自動解析し、属人化解消に有効な手段を見つけることもアシストします。
属人化を解消した事例を紹介
ここでは、CADDi Drawerを取り入れて属人化を解消した事例をご紹介します。
大東精機株式会社様の事例
大東精機株式会社様は、大量の図面データからの情報検索や類似図面探しに時間を要し、見積もり業務の遅延や特定の担当者への依存（属人化）が課題となっていました。特に、新人担当者が過去の知見にアクセスしにくく、一人で業務を遂行できるようになるまでには時間を要する状況でした。
CADDi Drawerを導入することで、AIによる高速かつ高精度な図面検索と過去知見の効率的な共有が可能になり、新人が早期に業務を習得し、第一線で活躍できるまでの期間を劇的に短縮。同時に、見積もり業務の効率化と属人化の解消も実現しました。
【導入前の課題】
- 過去の図面データの中から必要な情報（特に類似図面）を探し出すのに多大な時間と手間がかかっていた。
- 図面検索やそれに伴う見積もり作業が個人の経験や知識に依存し、属人化していた。
- 過去データの参照が困難なため、見積もりプロセスが標準化されておらず、精度や所要時間にばらつきがあった。
- 技術的な知識やノウハウが特定の担当者に偏り、組織全体での共有が進んでいなかったため、新入社員や経験の浅い担当者が業務を習得し、独り立ちするまでに時間を要していた。
- これらの課題が、見積もり回答の遅延や業務全体の非効率性につながっていた。
【CADDi Drawer導入の経緯】
- 図面資産を有効活用し、検索時間の短縮と業務効率化を実現するためのシステム導入を検討していた。
- AIによる類似図面検索機能の性能の高さ、特にキーワードや手書き文字なども認識して検索できる点に魅力を感じた。
- 検索のスピードと手軽さが、日常業務での利用促進、特に経験の浅い担当者の自律的な学習を促すと期待した。
- 過去の知見をデータとして蓄積・共有し、見積もり業務の標準化と新人の早期育成・属人化の解消に貢献すると見込んだ。
【導入の効果】
- 類似図面を含む図面検索にかかる時間が劇的に短縮された。
- 見積もり作成にかかる時間が大幅に削減された。
- 見積もり精度と一貫性が向上した。
- 過去の知見がシステムに体系的に蓄積・共有されたことで、新入社員や経験の浅い担当者が業務に必要な知識やノウハウを迅速に習得できるようになった。
- 必要な情報や類似事例にすぐにアクセスし、実践的な学びを深められるため、新人が独り立ちするまでの期間が飛躍的に短縮された。
- 特定担当者への依存（属人化）が解消されつつあり、誰でも過去の知見を活用して業務を進められる体制に近づいた。
- 技術部・見積もり業務全体の効率が向上し、より多くの問い合わせ・見積もり依頼に迅速に対応できるようになった。
参考：大東精機株式会社様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi
まとめ
属人化は、特定の担当者に業務が集中することで、生産性低下や人材育成の停滞などを引き起こします。特に、技術やノウハウが属人化すると、担当者が不在になった際に業務が滞り、品質の低下や納期遅延につながる恐れもあります。
属人化の解消には、業務の標準化・可視化、教育体制の改善、そしてデジタルツールの活用が重要です。
このような課題を解決するには、データを自動で構造化できる「CADDi Drawer」の活用が効果的です。製品の材質や部品、サプライヤーなどのデータを独自のOCR機能により自動でデータを整備できるのが特徴です。
基盤となるデータを瞬時に整備できるため、既存データを有効活用でき、業務の時間短縮や製造プロセスの最適化を実現できます。属人化による課題でお悩みの場合は、ぜひCADDi Drawerをご検討ください。
Authorキャディ編集部
製造業に特化した記事を執筆しています。技術の最新トレンドや業界の動向、生産効率の向上に関する実践的なTipsなど、みなさまが現場で活かせる情報を提供することを目指しています。また、製造現場の課題解決や改善に役立つツールやリソースの紹介も行っています。業界のエキスパートとのインタビューや成功事例の共有を通じて、製造業の未来を切り拓くサポートをしてまいります。
