見積もり業務の属人化からの脱却。膨大な見積もり対応とお客様が求める見積もりスピードの両立を実現し、営業の生産性の向上へ

　株式会社東和理研は、無電解ニッケルめっき、硬質クロムめっき、アルマイト、黒染処理、パーカーなど、様々な金属表面処理加工を行っている。単品、量産品のどちらにも対応が可能であり、大型製品のめっき処理にも対応できる設備も備えている。各種金属表面処理が行える対応力と高い技術力により、お客様からの相談や紹介を受けることも多い。それにより、年々着実に業績を伸ばしてきた。受注件数の増加に合わせて新工場を操業させ、物流拠点を新設する計画も進めている。今後も受注増加が見込んでいる。

　東和理研では、見積もり業務において大きな課題があった。見積もりは、お客様から営業担当にメールやFAXで図面が送られてきて依頼が入る。営業担当は数名いるが、見積もり対象となる図面の1人あたりの処理枚数が、1日あたり200枚にも及ぶことがあった。見積もり業務に多くの時間を取られ、営業が行うべき他の業務の時間を圧迫することになる。見積もり業務の効率化が求められていた。

　また、見積もり価格は、おおよその表面積や表面処理の内容から、基準となる単価表を元に算出されている。しかし、似たような形状のものでも、営業担当により見積もり価格にバラつきが大きかった。同じお客様から依頼のあった似た形状の物を、以前と大きく異なる価格で見積もっていることも多い。同じ担当者が見積もりを行っていても、以前依頼を受けた物を記憶していなければ、そのような価格の差が発生することがあった。

東和理研では、お客様から送られてきた図面は、各担当者が各自のPCに保存しており、共有は行われていなかった。過去の類似図面と受注履歴を活用して見積もり業務を行い、価格のバラつきを減らすことも難しい状態である。見積もり業務の効率化のためにも、図面の管理や活用を円滑に行える新たな仕組みツールが必要だった。

　東和理研では、見積もり業務の改善のため、幾つかの新たなツールを検討していた。検討を続けている中で、以前から興味を持っていた図面データ活用クラウドCADDi Drawerの説明を、キャディから受ける事となる。説明を受けた後、導入を決定。代表取締役の塚本氏は、CADDi Drawerに対する印象をこのように話す。

「説明を受けて、とても使いやすいと感じました。過去図面をクラウドに保存しておけば、お客様から来た図面を読み込ませて検索するだけで、類似の図面がパッと出てくる。以前は、担当者がコピーした図面をペラペラめくりながら図面を探していたので、時間がかかっていました。これなら短時間で探せます。見積もりの履歴を図面に紐づけて共有できる点は特に響きました。」

導入後、図面は全てCADDi Drawerに読み込ませ、見積もり業務の効率が大きく変わった。まず、見積もり作成の時間が以前の半分以下に削減された。履歴を探して見積もりを作成するような場合も、似た図面が直ちに探せるので大幅に短縮している。CADDi Drawer上で図面が見られるので、以前のようにコピーした図面をめくって探す必要が無くなり、紙の図面を見ることも無くなった。業務のスピード感が大幅に増している。

「今はスピードの時代であり、お客さんも早い回答を望んでいます。そこに応えるためにも、過去の履歴を残して、簡単に探せるようにしたかった。見積もりは基本的には1日で返すスタンスでやってきました。外注が必要なものの見積もりは、安く出してしまうと自社で差額を出すことになるので、価格決定が難しいです。外注から見積もりを取って回答しますが、見積もりが返ってくるのに一週間ぐらい待つこともあります。過去の履歴を活用できれば、精度よく短時間で見積もりを出せます。また、見積もり件数が増えて溜まってくると、誰がどのタイミングで出した見積もりなのか分からなくなってきます。回答済みだったかどうか迷うような場面も出てきます。履歴を残して共有できるようになったことで、それも防げます。」

取締役の橋本氏はCADDi Drawerの導入効果をこのように話す。

　東和理研では、見積もり業務を行う橋本氏がCADDi Drawerを主に利用している。今後は、他の営業担当者にも広げて、営業全体で効率化を進めていく。更に、見積もり業務の流れ自体を変えていくことも計画中だ。

塚本氏

「これから事務系の社員が新しく増えます。その方にCADDi Drawerを使ってもらって、事前見積もりを出してもらう。それを営業担当がチェックして、問題がなければそのままお客様へ出します。最初は時間に余裕のあるものをやってもらって、事前見積もりを出せる体制を作ります。最終的には、急ぎの見積もりも全て事前にやってもらえるようにしていきたいです。営業担当は、お客様への訪問の他に、新規のお客様の掘り起こしなどもやっていきたいと思っているのですが、なかなか時間がとれません。CADDi Drawerで業務を効率化することで、他の事に使える時間を創出していきます。」

東和理研は、CADDi Drawerにより図面データを活用することで、業務の流れを変えて効率化を実現し、営業の生産性向上を行い、その先に会社全体の成長を見据えている。