株式会社姫協(敬称略)は、マシニングセンターや複合(NC)旋盤、NCルーター、彫刻機など、様々な工作機器を備える加工業者である。樹脂や非鉄金属、金属や特殊金属など様々な素材の加工を得意とする。又、設計や組み立ても含めた一貫生産にも対応できることが強みである。充実した設備と、熟練の技と知恵を活かし、これまで多くの困難な依頼にも対応してきた。「どの会社でも断られた仕事だけど、姫協ならやってくれるかもしれない」と持ち込まれる仕事も多く、顧客からの信頼も厚い。
多い時には、月に100社ほどの取引があり、多品種・少量生産という形を取らざるを得ない。取り扱う図面の数も多く、過去に対応したモノを含めると、膨大な数の図面が「紙」で保管されている。見積もり等の際には、過去の図面を参考にしたい、となると、記憶を頼りに時期を絞り、図面を1枚ずつ探すことになる。時間がかかるばかりか、見つけ出す事が出来ず、徒労に終わる事も多い。また、設計や加工の場でも、設計情報や加工プログラムを参考にしたい時は、過去の「同一または類似図面」を探すしかなく、熟練の技術者たちが記憶を頼りに探し出すが、見つけ出せない場合も多い。
近年では、顧客との取引に使用する図面は、番号、価格、材料の調達先、加工依頼先などの情報を付加して、自社のデーターベースに保管するようになったが、それでも、どの案件であったかを正確に覚えていなければ、当該図面をデーターベースから探し出すことは難しい。目的のものと思われる図面データを、図面番号を頼りに1枚ずつ確認しながら、探し出すしかない。
多くの図面を資産として十分に活用しきれない姫協では、受注量の増加に対応するためにも、図面検索の改善が急務となっていた。