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図面電子化で効率UP!メリットや注意点、導入事例を解説

膨大な紙図面の整理や検索に、多くの時間を費やしていませんか?また属人化した業務により部署間での図面共有が難しく、頭を悩ませる企業様も多いのではないでしょうか。

こうした非効率な図面管理は、企業に深刻な影響を及ぼす可能性があります。情報共有が円滑に行えないと、コミュニケーションの行き違いが生じ、情報伝達の遅延やヒューマンエラーを引き起こす原因になるでしょう。

これらの課題はデジタル化により、迅速な検索、スムーズな共有、安全なデータ保管を実現し、業務効率を飛躍的に向上できます。ただし、図面電子化を効率的に導入・運用するためには、適切なシステム選定、セキュリティ対策の構築など、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

この記事では、図面電子化のメリット、注意点、システム選定のポイントなどを解説します。図面電子化によるスマートなワークスタイルへの変革を検討中の企業担当者様は、ぜひこの記事をご一読ください。

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図面の電子化とは?

図面電子化とは、紙で保管されている図面をデジタルデータに変換し、コンピュータ上で管理することです。紙の図面をスキャンして画像データにする方法や、CADデータとして保存する方法などがあります。

これまで多くの企業では、設計図面を紙で管理していました。しかし、紙の図面管理には、検索の手間や保管スペースの確保など、多くの課題がありました。

図面を電子化することで、キーワード検索で必要な図面をすぐに見つけたり、クラウド上で関係者と簡単に共有できたりと業務効率を向上できます。図面電子化は、単なるデジタル化ではなく、業務プロセス全体の改善に繋がる重要な取り組みと言えるでしょう。

図面を電子化する方法

図面電子化を実現する方法は主に3種類あります。

  • 図面管理システム
  • スキャニング
  • CADデータ化

それぞれの概要を理解して、自社に最適な方法を選びましょう。

図面管理システム

図面管理システムとは、CADデータやWord、Excel、PowerPoint、PDFなど、さまざまな形式で作成された設計図面や技術文書を、一元管理するためのシステムです。従来の紙ベースの管理では、保管スペースの確保や検索の手間、紛失・破損のリスクなどが課題となっていました。

図面管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率化やコスト削減を実現できます。図面管理システムには、主に以下の機能が搭載されています。

機能 説明
一括印刷 複数の図面を一括印刷
図面プレビュー 専用ビューワなしで図面を確認
図面検索 全文検索や属性検索が可能
バージョン管理 変更履歴の管理や最新版の表示
承認ワークフロー 承認ルートを設定し、スムーズな情報伝達

これらの機能に加え、部品表(BOM)管理や高度なセキュリティ機能、OCR機能などが搭載されているシステムもあります。

図面管理システムの導入を検討する際は、必要な機能や予算、社内のIT環境などを考慮し、最適なシステムを選択することが重要です。

スキャニング

スキャニングは、紙図面をスキャナーでデジタルデータ化する方法です。特別な技術は不要なため手軽に電子化を進められる上、保管スペースの削減に繋がります。

スキャニングする方法は、専門業者への委託と自社での実施という2つの選択肢があります。業者委託では、専門知識を持つスタッフが高画質のデータを作成します。大量の図面を効率的に処理できるため、時間と手間を大幅に削減できる点がメリットです。

一方で自社でスキャニングを行う場合は、スキャナー購入費用など初期投資は必要ですが、図面データを社内で一貫して管理できるのがメリットです。外部に図面を持ち出すことなく電子化を進められるため、情報漏洩リスクを回避できます。

スキャニング時は、図面のサイズや種類を確認し、それらに合わせた解像度を決定する必要があります。スキャンしたデータ保存形式も、その後の利用目的に応じて適切に選択しましょう。

CADデータ化

CADデータ化とは、紙の図面やPDFファイルをCADソフトで編集できるデータ形式に変換する手法です。CADデータ化により、図面への加筆修正が容易になり、面積や寸法などの正確な測定が可能になります。変換方法には、専用のシステムを導入したり、変換ソフトウェアを使用したり、オンライン変換サービスを利用したりなど、複数の選択肢があります。

ただし、スキャンしたデータを取り込む際のゆがみや傾きが生じるのがデメリットです。専用の補正機能を備えたシステムを使うことで、こうした問題を軽減できます。変換システムを使う場合は、対応ファイル形式を事前に確認し、使用しているCADソフトに対応しているかを確認しましょう。

図面を電子化するメリット

図面の電子化は、業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。この章では、図面を電子化するメリットを6つ紹介します。

必要な図面をすぐに見つけられる

紙の図面は、検索に時間がかかるため、業務効率を下げる原因になります。必要な図面がすぐに見つからないことで作業が中断され、プロジェクト全体の遅延に繋がる可能性もあるでしょう。

図面を電子化することで、ファイル名、図面番号などで瞬時に検索できます。

保管スペースの削減

紙の図面は保管スペースを必要とし、図面枚数の増加に伴って保管場所の確保が課題となります。場合によっては、収納スペースの不足により、専用の保管庫の借用や社内スペースの確保が必要です。

図面を電子化すれば、こうした物理的な保管スペースは不要になります。すべての図面データはサーバーやクラウド上に保存されるため、貴重なオフィススペースを有効活用できます。

関係者へのスムーズな情報伝達

紙の図面の共有には、コピーや郵送が必要なため、時間と手間がかかっていました。また、情報伝達の誤りや最新図面の共有漏れなどの問題が発生します。

クラウド上の電子図面は、セキュリティを確保した情報共有が可能です。

例えば製造業では、設計部門の図面を、製造部門や検査部門と共有する必要があります。紙の図面では変更のたびに印刷・配布が必要でしたが、電子図面なら変更内容を即座に反映でき、関係部署は常に最新の図面を参照できます。

データ消失などのリスク軽減

災害時のデータ消失リスクに対し、紙の図面では保管場所の分散や耐火性保管庫での保管が必要です。一方、図面を電子化すれば、クラウドでの保管により災害リスクを最小限に抑えられます。

また定期的なバックアップにより、データ損失時も、迅速に復旧できます。

セキュリティ強化に有効

図面データは重要な企業情報であり、アクセス権限の設定による適切な管理が必要です。

アクセス権限は「必要最小限の権限」が基本原則です。業務上必要な範囲でのみにアクセスを制限することで、情報漏洩のリスクを抑制できます。

図面管理システムではアクセス権限設定やIPアドレス制限、二要素認証など、強固なセキュリティ体制を実現できます。

印刷・保管コストの削減

紙の図面管理には、紙代やインク代、倉庫費用などのコストがかかります。

図面を電子化すれば、印刷コストを最小限に抑え、保管スペースの費用も大幅に削減できます。

図面電子化の注意点

図面電子化には多くのメリットがありますが、導入には以下の3つの注意点があります。

電子データ保存に関する法令遵守

図面の電子化には、電子帳簿保存法やe-文書法などの法令対応が必要です。

電子帳簿保存法は、国税関係書類の電子保存を定めた法律です(参照:電子帳簿保存法対応!令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について丨国税庁)。

e-文書法は、法定保存文書の電子化を認める法律です。図面の電子保存には、県読性や検索性など4つの基本要件を満たす必要があります(参照:厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令の概要丨厚生労働省)。

図面の電子化には、適用される法令を確認し、必要な対応を行うことが重要です。

運用ルールや担当者の明確化

図面電子化の成功には、社内体制の整備が不可欠です。

運用ルールでは、アクセス権限を明確に定義し、情報漏洩リスクを抑制することが重要です。

システム管理者やデータ入力担当者など、図面電子化に関わる担当者を明確に定めることで、スムーズな運用体制を構築できます。

また担当者の役割分担を明確に文書化して共有し、社内に周知することで、図面電子化の効果を最大限に引き出せます。

書類やデータを整理する

図面電子化の前に、紙書類やデータを分類・整理することが重要です。例えば、設計図、契約書、請求書などカテゴリごとに適切なラベルを貼付しファイリングします。

データは、日付やプロジェクト名を含むファイル名で管理し、検索性を高めることが重要です。

図面データ化における注意点とは?

図面の電子化には適切なデータ管理が不可欠です。管理が不十分な場合、閲覧や検索が困難なPDFファイルの集積となってしまいます。

電子化の目的と管理方法を明確にしなければ、業務効率化や属人化解消の効果は得られないでしょう。

図面管理システムの選び方

図面管理システムは、自社のニーズや機能、費用、サポート体制などを考慮して選定することで、業務効率化やコスト削減の効果を最大化できます。

自社の課題に適したツールを選ぶ

図面管理システムは、必要な機能、価格、規模、セキュリティなど自社のニーズに基づいて選定します。

システム選定では機能に加えて初期費用や運用コストの検討が必要です。クラウド型は比較的安価である一方、オンプレミス型は高額な傾向にあります。自社の予算に応じた、適切なシステムを選びましょう。

デモ版で使い勝手を確認する

図面管理システムを導入前には、デモ版で操作性や機能を確認することをおすすめします。実際の機能を体感することで、運用イメージを具体化でき、スムーズな導入が可能です。

多くのベンダーがデモ版や無料トライアルを提供しているので、積極的に活用しましょう。

図面電子化を実現したシステム導入事例

この章では、実際に図面電子化を導入した企業の事例を2つ紹介します。

システム導入で1.3トンの紙図面が不要に!図面検索時間が5分に短縮した事例

マシニングセンターや複合(NC)旋盤、NCルーター、彫刻機など、様々な工作機器を備える加工業者は以下のような課題を抱えていました。

【導入前の課題】

1.膨大な図面管理の問題

  • 月間100社との取引による大量の図面
  • 紙での保管による検索の非効率性

2.データベース運用の限界

  • 番号、価格、材料調達先などをデータベース化
  • 案件の詳細を記憶していないと検索困難
  • 1枚ずつの確認作業が必要

これらの課題により、貴重な図面資産を有効活用できない状況が続いていました。

【CADDi Drawer(キャディドロワー)導入の経緯】

  • 今後の競争力強化にはAI活用が不可欠と判断
  • 図面管理の効率化を目指してCADDi Drawer導入を決定
【導入効果】

1.検索時間の短縮

  • 従来:約30分→導入後:約5分

2.保管スペースの有効活用

  • 約6万枚の図面データをデジタル化
  • 紙図面(約1.3トン)の処分が可能に

3.業務の効率化

  • 新入社員でも図面検索が可能に
  • 空いた時間を他の業務に活用

現在は業務効率が大幅に向上し、より生産的な業務遂行が実現できています。

参考事例:モノづくりで付加価値の向上のために必要なことは、既存業務の徹底的な効率化。1.3トンもの紙図面を処分し、全てをデータ化し図面探索における効率化を実現 | 株式会社姫協様

属人化していた図面検索業務を解消し業務効率を向上させた事例

アルミ精密加工技術に長けた難易度の高い精密微細加工を行っている企業は、以下のような課題を抱えていました。

【導入前の課題】

1.図面検索の属人化

  • 自社システムでのキーワード検索では、意図しない検索結果が多発
  • 的確な図面を探せるのは経験者のみという状況
  • 属人化により新人への業務移管が困難   

2.非効率的な人材育成

  • 経験者頼みの検索システムにより、新人教育に多大な時間と労力が必要
  • 業務の独立までに長期間を要する

【CADDi Drawer導入の経緯】

展示会での出会いがターニングポイントに。

以下の特徴が自社課題と合致:

  • 直感的な操作性
  • スキャン画像からの検索機能
  • 新人でも使いやすいインターフェース
【導入効果】

1.業務効率の改善

  • スキャンによる簡易な類似図面検索が可能に
  • 図面検索時間の大幅削減を実現

2.人材育成の効率化

  • 新人でも容易に図面検索が可能に
  • 教育時間の大幅短縮を達成

今後はサプライヤー管理や工程管理への活用を計画するとともに、ベテラン依存からの脱却を推進していきます。

参考事例:探す能力がないと、自分でできる事が制限される。新人が「簡単に類似図面を検索する武器」を得たことで自ら成長する環境へ | 株式会社中田製作所様 

まとめ

図面を電子化することで、必要な図面をファイル名で瞬時に検索できるようになり、保管スペースを削減できます。また、関係者間での情報共有がスムーズになり、業務効率化に繋がります。加えて適切なバックアップ体制を整えることで、データ消失リスクを軽減できるでしょう。

システム導入にあたっては、初期投資費用、運用コスト、セキュリティ対策などを見極めて、自社の規模や業務内容、予算に見合ったシステムを選定します。

図面管理の効率化をお考えの企業様には、クラウド型の「CADDi Drawer」の導入がおすすめです。CADDi Drawerは、直感的な操作性や必要な図面を素早く見つけ出せる高度な検索機能により、作業時間を大幅に短縮できます。

主な機能
  • 類似図面検索
  • 図面自動解析
  • 自動発注実績紐付け
初期費用  要問い合わせ
月額費用  要問い合わせ
セキュリティ対策
  • 不正アクセス対策
  • 脆弱性対策
  • ISO27001/ISMS認証を取得
  • アクセスログや操作ログを記録・監視・追跡
サポート体制
  • 電話サポート
  • 資料ダウンロード
  • メールサポート
  • 無料トライアル
  • コンサルティングプログラム
  • オンラインセミナー
特徴
  • 図面データを一括アップロードできる
  • 独自の画像アルゴリズムで類似する図面をすぐに検索できる
  • 登録した図面内のテキスト情報をデータ化する
  • 過去の実績をCSVアップロードで自動紐付けできる
公式サイト   CADDi Drawer

セキュリティ面でも万全の対策を施しており、大切な図面データを安全に管理できます。

導入を検討されている企業には、無料トライアルも提供しております。図面データの保管場所や煩雑な図面管理などの課題を抱えている企業様は、ぜひCADDi Drawerの導入をご検討ください。

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