図面電子化で効率UP！メリットや注意点・導入事例を解説

図面の電子化とは？

図面電子化とは、紙で保管されている図面をデジタルデータに変換し、コンピュータ上で管理することです。紙の図面をスキャンして画像データにする方法や、CADデータとして保存する方法などがあります。

これまで多くの企業では、設計図面を紙で管理していました。しかし、紙の図面管理には、検索の手間や保管スペースの確保など、多くの課題がありました。

図面を電子化することで、キーワード検索で必要な図面をすぐに見つけたり、クラウド上で関係者と簡単に共有できたりと業務効率を向上できます。図面電子化は、単なるデジタル化ではなく、業務プロセス全体の改善につながる重要な取り組みと言えるでしょう。

図面を電子化する方法

図面電子化を実現する方法は主に3種類あります。

• 図面管理システム
• スキャニング
• CADデータ化

それぞれの概要を理解して、自社に最適な方法を選びましょう。

図面管理システム

図面管理システムとは、CADデータやWord、Excel、PowerPoint、PDFなど、さまざまな形式で作成された設計図面や技術文書を、一元管理するためのシステムです。従来の紙ベースの管理では、保管スペースの確保や検索の手間、紛失・破損のリスクなどが課題となっていました。

図面管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率化やコスト削減を実現できます。図面管理システムには、主に以下の機能が搭載されています。

機能例	概要
一括印刷	複数の図面を一括で印刷できる
図面プレビュー	専用ビューワなしで図面を確認できる
図面検索	全文検索や属性検索が可能である
バージョン管理	変更履歴の管理や最新版の表示を行える
承認ワークフロー	承認ルートを設定でき、スムーズな情報伝達ができる

これらの機能に加え、部品表（BOM）管理や高度なセキュリティ機能、OCR機能などが搭載されているシステムもあります。

図面管理システムの導入を検討する際は、必要な機能や予算、社内のIT環境などを考慮し、最適なシステムを選択することが重要です。

スキャニング

スキャニングは、紙図面をスキャナーでデジタルデータ化する方法です。特別な技術は不要なため手軽に電子化を進められる上、保管スペースの削減につながります。

スキャニングする方法は、専門業者への委託と自社での実施という2つの選択肢があります。業者委託では、専門知識を持つスタッフが高画質のデータを作成します。大量の図面を効率的に処理できるため、時間と手間を大幅に削減できる点がメリットです。

一方で自社でスキャニングを行う場合は、スキャナー購入費用など初期投資は必要ですが、図面データを社内で一貫して管理できるのがメリットです。外部に図面を持ち出すことなく電子化を進められるため、情報漏洩リスクを回避できます。

スキャニング時は、図面のサイズや種類を確認し、それらに合わせた解像度を決定する必要があります。スキャンしたデータ保存形式も、その後の利用目的に応じて適切に選択しましょう。

CADデータ化

CADデータ化とは、紙の図面やPDFファイルをCADソフトで編集できるデータ形式に変換する手法です。CADデータ化により、図面への加筆修正が容易になり、面積や寸法などの正確な測定が可能になります。変換方法には、専用のシステムを導入したり、変換ソフトウェアを使用したり、オンライン変換サービスを利用したりなど、複数の選択肢があります。

ただし、スキャンしたデータを取り込む際のゆがみや傾きが生じるのがデメリットです。専用の補正機能を備えたシステムを使うことで、こうした問題を軽減できます。変換システムを使う場合は、対応ファイル形式を事前に確認し、使用しているCADソフトに対応しているかを確認しましょう。

図面を電子化するメリット

図面の電子化は、業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。この章では、図面を電子化するメリットを6つ紹介します。

必要な図面をすぐに見つけられる

紙の図面は、検索に時間がかかるため、業務効率を下げる原因になります。必要な図面がすぐに見つからないことで作業が中断され、プロジェクト全体の遅延につながる可能性もあるでしょう。

図面を電子化することで、ファイル名、図面番号などで瞬時に検索できます。

保管スペースを削減できる

紙の図面は保管スペースを必要とし、図面枚数の増加に伴って保管場所の確保が課題となります。場合によっては、収納スペースの不足により、専用の保管庫の借用や社内スペースの確保が必要です。

図面を電子化すれば、こうした物理的な保管スペースは不要になります。すべての図面データはサーバーやクラウド上に保存されるため、貴重なオフィススペースを有効活用できます。

関係者へのスムーズな情報伝達ができる

紙の図面の共有には、コピーや郵送が必要なため、時間と手間がかかっていました。また、情報伝達の誤りや最新図面の共有漏れなどの問題が発生します。

クラウド上の電子図面は、セキュリティを確保した情報共有が可能です。

例えば製造業では、設計部門の図面を、製造部門や検査部門と共有する必要があります。紙の図面では変更のたびに印刷・配布が必要でしたが、電子図面なら変更内容を即座に反映でき、関係部署は常に最新の図面を参照できます。

データ消失などのリスクを軽減できる

災害時のデータ消失リスクに対し、紙の図面では保管場所の分散や耐火性保管庫での保管が必要です。一方、図面を電子化すれば、クラウドでの保管により災害リスクを最小限に抑えられます。

また定期的なバックアップにより、データ損失時も、迅速に復旧できます。

セキュリティ強化できる

図面データは重要な企業情報であり、アクセス権限の設定による適切な管理が必要です。

アクセス権限は「必要最小限の権限」が基本原則です。業務上必要な範囲でのみにアクセスを制限することで、情報漏洩のリスクを抑制できます。

図面管理システムではアクセス権限設定やIPアドレス制限、二要素認証など、強固なセキュリティ体制を実現できます。

印刷・保管コストを削減できる

紙の図面管理には、紙代やインク代、倉庫費用などのコストがかかります。

図面を電子化すれば、印刷コストを最小限に抑え、保管スペースの費用も大幅に削減できます。

図面電子化の注意点

図面電子化には多くのメリットがありますが、導入には以下の3つの注意点があります。

電子データ保存に関する法令を遵守する必要がある

図面の電子化には、電子帳簿保存法やe-文書法などの法令対応が必要です。

電子帳簿保存法は、国税関係書類の電子保存を定めた法律です。

e-文書法は、法定保存文書の電子化を認める法律です。図面の電子保存には、県読性や検索性など4つの基本要件を満たす必要があります。

図面の電子化には、適用される法令を確認し、必要な対応を行うことが重要です。

参考：「電子取引デ ータを適切に保存できていますか？」国税庁

参考：「厚生労働省：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う省令の整備について」厚生労働省

運用ルールや担当者を明確化する必要がある

図面電子化の成功には、社内体制の整備が不可欠です。

運用ルールでは、アクセス権限を明確に定義し、情報漏洩リスクを抑制することが重要です。

システム管理者やデータ入力担当者など、図面電子化に関わる担当者を明確に定めることで、スムーズな運用体制を構築できます。

また担当者の役割分担を明確に文書化して共有し、社内に周知することで、図面電子化の効果を最大限に引き出せます。

書類やデータを整理する

図面電子化の前に、紙書類やデータを分類・整理することが重要です。例えば、設計図、契約書、請求書などカテゴリごとに適切なラベルを貼付しファイリングします。

データは、日付やプロジェクト名を含むファイル名で管理し、検索性を高めることが重要です。

図面データ化における注意点とは？

図面の電子化には適切なデータ管理が不可欠です。管理が不十分な場合、閲覧や検索が困難なPDFファイルの集積となってしまいます。

電子化の目的と管理方法を明確にしなければ、業務効率化や属人化解消の効果は得られないでしょう。

図面管理システムの選び方

図面管理システムは、自社のニーズや機能、費用、サポート体制などを考慮して選定することで、業務効率化やコスト削減の効果を最大化できます。

自社の課題に適したツールを選ぶ

図面管理システムは、必要な機能、価格、規模、セキュリティなど自社のニーズに基づいて選定します。

システム選定では機能に加えて初期費用や運用コストの検討が必要です。クラウド型は比較的安価である一方、オンプレミス型は高額な傾向にあります。自社の予算に応じた、適切なシステムを選びましょう。

デモ版で使い勝手を確認する

図面管理システムを導入前には、デモ版で操作性や機能を確認することをおすすめします。実際の機能を体感することで、運用イメージを具体化でき、スムーズな導入が可能です。

多くのベンダーがデモ版や無料トライアルを提供しているので、積極的に活用しましょう。

図面電子化を実現した導入事例

図面の電子化は、単なるデジタル化にとどまらず、業務プロセス全体の変革と生産性向上を実現します。ここでは、実際に図面電子化システムを導入し、劇的な業務改善を達成した4つの企業事例を紹介します。これらの事例から、図面電子化がもたらす具体的な効果と成功要因を確認できます。

わずか半年で全社横断の生産性向上を実現｜富士油圧精機株式会社様

富士油圧精機株式会社は、印刷機械関連装置を主軸とする自動省力化機械のメーカーです。従業員85名、創業50年以上の歴史を持つ同社では、長年にわたって蓄積された膨大な図面データの管理が大きな課題となっていました。

紙とデジタルが混在した図面管理体制により、過去の図面を探すのに最低10分、長い場合は1日近くかかる状況が続いていました。設計情報が属人化し、設計者各人のフォルダに格納された図面は本人以外には所在がわからず、退職や異動により貴重な設計ノウハウが失われるリスクを抱えていたのです。このような状況で、必要な図面を探し出すのに膨大な時間を要し、組織として図面が共有されないことが業務効率の大幅な低下を招いていました。

転機となったのは、社外取締役からの「なぜ図面を紙やPDFで扱うのか？」という問いかけでした。この指摘により図面データ活用の重要性を再認識し、CADDi Drawerの導入を決断したのです。

図面電子化システムの導入により、同社の業務効率は劇的に改善されました。これまで長時間を要していた図面探索が数秒で完了するようになり、95%以上の時間短縮を実現。製造現場ではタブレットによる図面確認が可能となり、見積もり時間も2〜3週間から2〜3日へと大幅に短縮されました。

導入後の主な成果

• 図面探しの時間が95%以上減少：図面探索が1分で完結
• ペーパーレス化推進：タブレットから印刷なしで図面確認が可能に
• 設計業務の効率化：過去図面の迅速検索により新規図面工数減少
• 工程短縮の実現：類似図面活用による工程組み立ての最適化

参考：CADDi Drawer活用事例：富士油圧精機株式会社様

導入3ヶ月で業務効率が5%以上向上｜川崎重工業株式会社様

川崎重工業株式会社は、1896年設立の総合エンジニアリングメーカーです。精密機械・ロボットカンパニーでは、産業用ロボットの開発・製造・販売を行っています。

事業拡大に伴い、同社の調達部門では膨大な部品データが各所のExcelファイルに分散し、担当バイヤーによって価格精査レベルにバラツキが生じる問題を抱えていました。過去の類似案件や購入実績を探すのに時間がかかり、業務の属人化が進行していたのです。内製でExcelベースのデータベースを作成しましたが、運用の手間と複雑さから継続的な効果が得られない状況が続いていました。

このような課題を解決するため、同社は「図面データの資産化ができる」というCADDi Drawerの特徴に魅力を感じ、導入を決定しました。

図面電子化システムの導入により、短期間で目に見える成果が現れました。これまで属人的だった部品検索業務が標準化され、1件あたり4.4分の時間短縮を実現。類似品検索の精度が向上し、調達部全体の活用率も週次で9割以上となり、年間300万円以上の削減効果を達成しています。

導入後の主な成果

• 検索時間の大幅短縮：過去の類似品や購入実績を短時間で検索可能
• 業務の標準化：経験に関わらず業務がスムーズに進行
• コスト管理の向上：類似検索による妥当性改善と異常単価の発見
• 人件費削減：1件あたり4.4分の時間短縮により年間300万円以上削減

参考：CADDi Drawer活用事例：川崎重工業株式会社様

「図面管理」から「図面活用」への転換を実現｜株式会社荏原製作所様

株式会社荏原製作所は、1920年設立のポンプメーカーです。連結売上高6,032億円、従業員18,372名の大企業で、ポンプ、コンプレッサ、半導体製造装置等の開発・製造・販売を行っています。

同社では図面データの管理体制は整っていたものの、実際の業務での活用が十分にできていませんでした。サプライヤー選定や見積もり判断に時間がかかり、縦割りな組織構造により部門間での知見共有ができない状況が続いていたのです。特にサプライヤー選定時には過去の類似案件を探すのに数時間を要し、部門間での情報共有も円滑に行われていませんでした。

転機となったのは半導体製造装置の受注増加への対応でした。まずCADDi Manufacturingでサプライヤー開拓を実施し、その成功を受けて社内業務プロセスの効率化を目指してCADDi Drawerの導入に至ったのです。

図面電子化システムの導入により、数時間かかっていた図面探索業務が数秒に短縮されました。原価企画やサプライヤー開拓など生産的業務に時間を使えるようになり、組織の垣根を超えた各部署のナレッジ共有が実現。適切なサプライヤー選定と見積もり検証が可能になりました。

導入後の主な成果

• 検索時間の大幅短縮：数時間かかっていた図面探索業務が数秒に短縮
• 業務の質向上：原価企画やサプライヤー開拓など生産的業務に時間を使えるように
• 組織連携の強化：組織の垣根を超えた各部署のナレッジ共有が実現
• 意思決定の迅速化：適切なサプライヤー選定と見積もり検証が可能に

参考：株式会社荏原製作所様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi

若手社員の成長と根拠ある見積もりを実現｜株式会社技研製作所様

株式会社技研製作所は、1978年設立の建設機械メーカーです。連結売上高292億円、従業員691名で、無振動・無騒音の杭打機を特徴とし、2031年に売上高1,000億円を目標に掲げています。

ファブレス企業として、同社では購買調達業務の属人化が深刻な課題となっていました。経験の浅い若手社員は明確な根拠を持った見積査定ができず、過去の類似部品を参考にしたくても図面検索に時間がかかるため、ベテラン社員の経験と記憶に依存した業務体制から脱却できずにいたのです。

この課題を解決するため、同期からの提案でCADDi Drawerを知った同社は、まずトライアル期間を設けました。期間中に現場から「類似検索やキーワード検索の精度が高い」「検索速度が速い」などのポジティブな意見が多く出たため、本格導入を決定したのです。

図面電子化システムの導入により、若手社員の自立的な成長が促進され、見積もり業務の品質が大幅に向上しました。経験の浅いメンバーでも過去実績や他社比較など根拠を踏まえた見積もりが可能になり、標準価格テーブルの作成と図面への部品特性紐づけを計画。生産性向上で生まれた時間を品質向上業務に活用できるようになりました。

導入後の主な成果

• 若手の成長促進：経験の浅いメンバーでも過去実績や他社比較など根拠を踏まえた見積もりが可能に
• 業務品質の向上：見積もり承認時に価格の根拠も提示するように行動が変化
• 標準化の推進：標準価格テーブルの作成と図面への部品特性紐づけを計画
• 時間の有効活用：生産性向上で生まれた時間を品質向上業務に活用

参考：株式会社技研製作所様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi

まとめ

図面を電子化することで、必要な図面をファイル名で瞬時に検索できるようになり、保管スペースを削減できます。また、関係者間での情報共有がスムーズになり、業務効率化につながります。加えて適切なバックアップ体制を整えることで、データ消失リスクを軽減できるでしょう。

システム導入にあたっては、初期投資費用、運用コスト、セキュリティ対策などを見極めて、自社の規模や業務内容、予算に見合ったシステムを選定します。

図面管理の効率化をお考えの企業様には、クラウド型のCADDi Drawerの導入がおすすめです。CADDi Drawerは、直感的な操作性や必要な図面を素早く見つけ出せる高度な検索機能により、作業時間を大幅に短縮できます。

主な機能	類似図面検索 図面自動解析 自動発注実績紐付け
初期費用	要問い合わせ
月額費用	要問い合わせ
セキュリティ対策	不正アクセス対策 脆弱性対策 ISO27001/ISMS認証を取得 アクセスログや操作ログを記録・監視・追跡
サポート体制	電話サポート 資料ダウンロード メールサポート 無料トライアル コンサルティングプログラム オンラインセミナー
特徴	図面データを一括アップロードできる 独自の画像アルゴリズムで類似する図面をすぐに検索できる 登録した図面内のテキスト情報をデータ化する 過去の実績をCSVアップロードで自動紐付けできる
公式サイト	CADDi Drawer

セキュリティ面でも万全の対策を施しており、大切な図面データを安全に管理できます。

導入を検討されている企業には、無料トライアルも提供しております。図面データの保管場所や煩雑な図面管理などの課題を抱えている企業様は、ぜひCADDi Drawerの導入をご検討ください。