Web-EDIとは？EDIとの違いや導入タイミング・注意点を解説

Web-EDIとは

Web-EDI（ウェブ・イーディーアイ）とは、Webブラウザを利用して企業間の商取引業務を電子的に行うシステムです。従来の紙ベースやFAXでのやり取りと比較して、データ入力の手間削減や転記ミスの防止が可能です。

企業間の受発注や納品、請求などの業務をブラウザ上で完結できるため、ペーパーレス化による経費削減や業務効率の向上が期待できます。特に多くの取引先と頻繁にやり取りする企業にとって、日々の業務負担を大きく軽減する効果があります。

また、データが電子化されることで情報の検索性が向上し、過去の取引履歴を簡単に参照できる点も利点です。見積もり査定などの判断に必要な情報をタイムリーに取得できるため、意思決定のスピード・品質の向上も可能です。

種類

Web-EDIは、以下2つのタイプに大別できます。

• ブラウザ型
• ファイル転送型

まず「ブラウザ型」は、実際の伝票のような画面がブラウザ上に表示され、そこに直接データを入力して送受信する方式です。紙の伝票と似た感覚で操作できるため、導入時の教育コストが低く、直感的に使いこなせる特徴があります。

もう一つの「ファイル転送型」は、あらかじめ作成したデータファイルをWebサーバにアップロードし、受信側がそれをダウンロードする形式です。大量のデータを一括処理できるため、取引量が多い企業に適しています。

最近のシステムは、サーバ管理やソフトウェア更新の手間がかからないクラウド環境で利用できるブラウザ型が増えています。また、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能なため、場所を選ばず業務を行える柔軟性もブラウザ型が評価されている理由です。

レガシーEDI・インターネットEDI・クラウド型EDIとの違い

従来の「EDI（レガシーEDI）」では専用ソフトのインストールや専用回線の契約が必要でしたが、Web-EDIはブラウザさえあれば利用できます。そのため、Web-EDIは導入障壁が低く、初期投資費用を抑えながら、企業間取引の電子化が実現可能です。

「インターネットEDI」はWeb-EDIと同様にインターネット回線を利用しますが、通信プロトコル（データ通信の規約）が標準化されている点で異なります。ただし、現在提供されている多くのWeb-EDIサービスはインターネット技術を活用しているため、両者の境界は曖昧になってきています。

「クラウド型EDI」は、自社でサーバを保有せずにEDIの全機能をクラウド上で利用するタイプです。システム管理の負担がなく、セキュリティ対策も提供会社に任せられるため、ITリソースが限られている中小企業でも導入しやすい特徴があります。

これらのEDIは形態は異なりますが、受発注業務の効率化とミス削減を実現できるなどの利点は、共通しています。

EDIの種類	特徴
レガシーEDI	専用ソフトと専用回線が必要で初期コストが高く、保守や更新の負担も大きい
インターネットEDI	標準化された通信プロトコルを使用し、異なるシステム間のデータ連携が容易
Web-EDI	取引先ごとに異なるシステムを使い分ける必要があるが、Webブラウザのみで利用可能で導入が簡単
クラウド型EDI	サーバ構築・保守が不要で初期投資を抑えられ、常に最新機能が利用できる

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Web-EDI導入のメリット・特長

Web-EDI導入の代表的なメリット・特長は、以下の通りです。

• 請求書などのペーパーレス化により、経費削減ができる
• システム上の受発注情報管理で、業務の効率化ができる
• 導入が容易で低コストで運用できる
• 従来のEDIよりセキュリティ性が高い

それぞれ、なぜ・どのように期待できるかを解説します。

請求書などのペーパーレス化により、経費削減ができる

Web-EDIの導入により、企業間の商取引に必要な請求書などのビジネス文書をデジタル化でき、ペーパーレス化が実現できます。従来の受発注業務では、FAXや郵送による紙ベースのやり取りが主流でしたが、その方法には書類紛失のリスクがあり、また紙代・FAX通信費などの経費も発生していました。

一方でWeb-EDIを活用することで、こうした紙の経費を削減でき、また請求書を郵送している企業の場合は郵送費の削減にもつながります。さらに、ペーパーレス化により文書保管スペースも不要になる点も利点です。

システム上の受発注情報管理で、業務の効率化ができる

受発注情報をシステム上で一元管理できる点もWeb-EDI導入の大きな利点です。従来の紙やメールベースの管理では、情報が分散し、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。また、担当者が不在の場合、取引状況の把握が困難になるという問題もありました。

Web-EDIでは、見積作成日や回答期限、回答単価などの情報を一元的に管理できます。取引先との取引状況も一覧で確認でき、未回答案件や期限超過案件なども即座に確認できるため、メールやFAXで都度確認の連絡を取る手間が省けます。

※システム上で各社との受発注を管理できるイメージ

これらの機能により、担当者の作業時間が削減され、より付加価値の高い業務に時間を割けるようになるでしょう。

導入が容易で低コストで運用できる

Web-EDIは主にクラウドで提供されているため、専用システムを社内に構築する必要がなく、導入が比較的容易です。従来のEDIでは、各PCに専用ソフトをインストールする必要があり、定期的なアップデートやPC入替え時の稼働確認なども必要でした。これらの作業には、IT部門の人的リソースや時間が多く費やされていました。

一方、クラウド型のWeb-EDIでは、システムの運用・保守は提供元のベンダーがすべて行うため、企業側の負担が大幅に軽減されます。

加えて、従来のEDIで必要だった専用回線ではなく、インターネット回線を使用するため、通信コストも抑えられます。

従来のEDIよりセキュリティ性が高い

Web-EDIは、最新の暗号化技術を活用したセキュリティ対策が施されており、従来のEDIと比較しても高い安全性を誇ります。企業間の商取引でやり取りされる文書には、価格情報や取引条件など機密性の高い情報が多く含まれています。Web-EDIでは、こうした重要情報のやり取りが安全な環境下で行われるため、情報漏洩リスクを大幅に軽減できます。

特にクラウド型のWeb-EDIの場合、提供元のベンダーによるセキュリティ対策が常に最新の状態に保たれる点が大きな利点です。サイバー攻撃の手法は日々進化していますが、専門のセキュリティチームを持つベンダーが対応するため、個別企業が独自に対策を講じる必要がなくなります。それにより、セキュリティ対策にかかるコストや手間を削減できます。

リアルタイムの情報共有ができる

Web-EDIはリアルタイムの情報共有ができ、取引先とのスムーズな情報共有と社内部門間の連携強化を実現します。

例えば、見積もり依頼や発注状況、納期回答などの情報を即座に共有できるため、メールや電話での確認作業が不要になり、業務効率が大幅に向上します。また、設計部門や生産管理部門と連携すれば、調達状況を基にした設計変更や生産スケジュールの調整がスムーズになり、手配ミスや納期遅延のリスクを低減できます。

Web-EDI導入に特に適したタイミング

企業の業務効率化を図る上で、Web-EDI導入を検討すべき最適なタイミングとしては、以下の2つが挙げられます。

• 請求書などの紙文書の管理が負担になっている場合
• アナログな方法での受発注業務の負担が大きい場合

特に紙文書の管理が負担になっている状況は、導入に適したタイミングです。日々蓄積される請求書などの紙文書は、保管スペースを圧迫するだけでなく、必要な書類を探し出すのに時間がかかります。Web-EDIを導入すれば、これらの文書をデジタル化して管理できるため、物理的な保管スペースの削減と検索性の向上が期待できます。

また、メールやFAX、電話といった従来の方法で受発注業務を行っている場合も、Web-EDI導入に適しています。これらの手段による受発注処理は、担当者の手作業に大きく依存し、入力ミスや転記ミスが生じやすいという欠点がありますが、Web-EDIの導入により大幅に軽減可能です。

Web-EDI導入の注意点・デメリット

Web-EDI導入時にはメリットだけでなく、以下のような注意点もあります。

• 提供企業側：完全な電子化はできないケースもある
• 利用企業側：“多画面現象”が生じる恐れあり
• 共通：業務の高度化は実現が難しい

それぞれの詳細を解説します。

提供企業側：完全な電子化はできないケースもある

Web-EDIを利用しても、サプライチェーン全体で多様な関係者（製造業者、卸売業者、小売業者、物流業者など）が関わるため、すべての取引・書類を一貫して電子化することが難しいでしょう。2023年10月からのインボイス制度導入で電子化の余地は広がりましたが、取引先の規模や対応状況によっては、紙の伝票が残る可能性は否定できません。

また、特に製造業では、Web-EDIで電子化できない、見積書以外の関連書類も多くあるため、完全なデジタル移行をWeb-EDIで実現するのは難しいでしょう。

さらに、Web-EDIは自動化できる部分が増える一方で、人が介在する業務プロセスも残ります。そのため、処理の抜け漏れが発生する可能性があり、それを監視・管理する仕組みの整備が必要です。納期回答など取引先からタイムリーに情報が得られない場合は、催促の連絡といった追加業務も生じるでしょう。

利用企業側：“多画面現象”が生じる恐れあり

クライアントがWeb-EDIを導入した場合、利用する企業側にも、考慮すべきデメリットがあります。特に複数の取引先とWeb-EDIを介して取引する場合に顕著になる「多画面現象」は業務効率化を妨げる要因になりかねません。

伝票表示型（ブラウザ型）のWeb-EDIでは、画面レイアウトは取引先企業ごとに異なります。標準化されていないため、複数の取引先と取引がある企業は、それぞれの画面操作方法を覚える必要があり、これが「多画面現象」と呼ばれる煩雑な業務状況を生み出します。

また、受注件数が増えれば手作業の量も比例して増加するため、業務負担がゼロになるわけではありません。

共通：業務の高度化は実現が難しい

Web-EDIの導入だけで、業務の高度化を実現するのは難しい点に注意が必要です。Web-EDIの主な目的は、受発注といった定型業務の手続きをデジタル化し、効率化することにあります。これは「デジタライゼーション」と呼ばれる段階であり、業務の質そのものを変革する「デジタルトランスフォーメーション」とは異なります。

Web-EDIはあくまで取引データをやり取りするためのシステムであり、分析を目的としてデータが蓄積されるわけではありません。そのため、いざデータを活用しようとしても、分析に適した形式になっていなかったり、そもそも必要なデータが蓄積されていなかったりするケースがあります。

蓄積されたデータを分析して付加価値の高い業務へ転換したり、データ活用を通じて担当者のスキルアップを図ったりすることを目指すのであれば、Web-EDIとは別にデータを活用するための仕組みを検討する必要があるでしょう。

Web-EDI導入におけるトラブルへの対策

Web-EDIの導入には多くのメリットがある一方で、システム障害や運用上の問題が発生する可能性があります。これらのリスクに備え、事前に適切な対策を講じることが重要です。

トラブル発生時の対応フローを整備する

Web-EDIを安定的に運用するためには、トラブル発生時の対応フローを明確にしておく必要があります。障害が発生した際には、監視ツールやアラート機能を活用して早期に検知し、通信トラブルやシステムエラーなど具体的な原因を迅速に特定して適切な対応を行います。取引先には速やかに連絡し、影響範囲や解決までの見通しを共有することが求められます。

さらに、障害の種類に応じた対応手順をまとめたマニュアルを事前に用意し、データ再送やシステム再起動の方法、取引先への連絡手順などを明記することが必要です。このフローは運用状況に応じて定期的に見直し、改善することで、トラブル発生時にも柔軟かつ的確に対応できる体制を整備できます。

代替手段を事前に準備する

Web-EDIが停止した際に備え、業務継続のための代替手段を事前に準備することも大切です。例えば、FAXやメールを利用した暫定的な受発注フォーマットやExcel・Wordで作成した発注書テンプレートを用意しておくと、緊急時でもスムーズな業務対応が可能です。

また、定期的に取引データのバックアップを取得し、クラウドストレージや独立したサーバに保存することで、データ消失リスクを最小限に抑えることができます。

Web-EDIの選定ポイント

Web-EDIの導入を決め、システムを選定する前に押さえておくべきポイントを3つご紹介します。

社内システムとのデータ連携が可能なものを選ぶ

Web-EDIを導入する際に注意すべき点は、社内で既に使用している基幹システムとの連携性です。連携に対応していないシステムを選んでしまうと、せっかくの電子取引のメリットを十分に活かせません。

基幹システムとの連携が取れないWeb-EDIでも基本機能自体は動作しますが、実務上の問題が生じます。例えば、会計処理を行う場合に別途手作業による入力や変換が必要となり、作業の手間が増加します。また、データを手動で移行する際のミスも発生しやすく、ヒューマンエラーのリスクが高まるでしょう。

このような問題を避けるため、Web-EDI選定時には、現在利用中の基幹システムとスムーズに連携できるかどうかを事前に確認しましょう。システム同士のデータ形式の互換性や連携方法について、導入前にシステムベンダーに詳しく確認するのがおすすめです。

得意先のシステムも対応できる仕様のものを選ぶ

Web-EDIの選定では、取引先企業のシステム環境との互換性確認も非常に重要です。得意先のシステムが導入予定のWeb-EDIに対応していない場合、その取引先だけ従来の紙ベースでのやりとりを継続せざるを得なくなります。

その結果、電子と紙の二重管理が発生し、かえって業務が複雑化してしまうでしょう。例えば、一部の取引先向けには紙の発注書や請求書を作成・送付し、別の取引先には電子データで送信するといった異なる対応が必要になり、担当者の負担が増大する恐れがあります。

このような状況を避けるため、システム導入前に主要取引先のシステム環境を調査し、対応可能な仕様のWeb-EDIを選びましょう。また、様々な取引先のシステム環境に柔軟に対応できる汎用性の高いシステムを選定することも検討すべきです。

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ

Web-EDIを利用した取引は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。電子帳簿保存法とは、電子データとして受領した請求書や領収書などの取引情報を、紙に印刷せずデータのまま保存することを義務付ける法律です。

Web-EDIの多くは、データの改ざん防止機能を備えており、修正・削除ができないか、または修正・削除の履歴が残る仕組みになっています。こうした機能により、基本的には電子帳簿保存法の要件を満たしています。

しかし、Web-EDIと連携する社内の基幹システムや会計システムも同様に電子帳簿保存法に対応しているかの確認が必要です。連携するシステム側で適切なデータ保存ができないと、法的要件を満たせなくなる恐れがあります。

製造業の受発注業務に「CADDi Quote」の活用も適しています

CADDi Quote（キャディ クオート）は製造業の受発注業務において効率化と標準化を実現するのに有効なWeb-EDIです。

まず見積業務の一元管理機能を搭載している点が強みです。例えば、見積依頼の進捗状況や回答期限、回答単価などを一覧で確認できるなど、取引先との取引状況を簡単に把握できます。

※システム上で各社との受発注を管理できるイメージ

また、取引先への一括見積依頼も可能です。メーカーは見積依頼の管理・査定業務の効率化に役立てられ、サプライヤーは依頼された見積もりの管理ややり取りをスムーズに行えます。

Web-EDIとしての機能以外にも強みがあります。同システムでは見積依頼や発注の履歴、サプライヤー情報がデータとして蓄積されます。それらのデータを活用することで、過去の類似案件を参考にしながら適正価格を判断したり、サプライヤーの評価・選定を高度化したりすることができ、見積査定業務の時間を大幅に削減できます。

※システム上に図面情報・発注情報が蓄積されるイメージ

さらに、提供企業側（メーカー）・導入企業側（サプライヤー）双方に導入前後の支援を手厚く行っている点も大きな強みです。操作方法の研修や運用フローの策定サポートにより、システムがスムーズに導入・定着するでしょう。

Web-EDIの導入事例

製造業でWeb-EDIを導入して業務の効率化を果たした事例をご紹介します。Web-EDIを通じた業務改善のイメージを掴む上でご参考にしてください。

調達業務時間30〜40%短縮と属人化解消を実現｜ハカルプラス株式会社様

創業100年以上の歴史を持つハカルプラス株式会社は、「はかる」技術をコアとした電気計測、生コン計装、原料計量、メディカルケア機器の4つの事業部を展開しています。各事業部で必要となる専門知識が大きく異なるため、調達業務がベテラン社員に集中し、属人化が深刻な課題となっていました。

さらに、調達システムと図面管理システムが分離していたことで、顧客からの問い合わせ対応時には都度設計部門への図面確認が必要となり、業務の非効率性が顕著でした。特に若手社員にとっては、適正価格や最適なサプライヤーの判断が困難な状況が続いていました。

同社が選択したのは、Web-EDI「CADDi Quote」の導入でした。図面・発注情報の電子化を進め、システム上での一元管理を実現することで、サプライヤー選定から見積もりの依頼・回収・査定業務まで全体の効率化を図りました。特にAIアシスト機能の活用により、経験の浅い若手社員でも高い精度でのサプライヤー選定が可能となり、属人化の解消に大きく貢献しています。

導入後の主な成果

• サプライヤー選定時間の大幅短縮：ベテランで10〜15分→数分で完了
• 若手社員の業務精度向上：AIアシスト機能により高精度な判断が可能に
• 部門間コミュニケーション改善：設計部門からの調達状況確認が可能
• 手配漏れリスクの大幅低減：リアルタイムでの進捗共有を実現
• 調達業務時間30〜40%短縮：システム統合による業務効率化

参考：ハカルプラス株式会社様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi

まとめ

製造業における受発注業務のデジタル化は、競争力維持のために不可欠な取り組みとなっています。従来の紙ベースやFAXによる業務処理では、手作業による入力ミス、書類の紛失リスク、保管スペースの確保といった課題が深刻化し、業務効率の低下が生じています。

Web-EDIの導入により、これらの課題を根本的に解決できます。ペーパーレス化による経費削減、リアルタイムでの情報共有、セキュリティ強化、導入コストの抑制など、多面的なメリットを実現可能です。

成功の鍵は、自社の業務環境と取引先のシステム要件を十分に分析し、段階的なアプローチで導入を進めることにあります。適切なシステム選定と運用体制の構築により、業務変革を実現できるでしょう。