調達と購買の違いは？基本業務やよくある課題、解決策を解説

調達と購買の違い

「調達」と「購買」は混同されがちですが、その業務範囲と戦略上の役割は大きく異なります。

購買とは、生産に必要な直接材や間接材などをサプライヤーから購入する業務を指します。主な業務は、適切な価格での物品購入や在庫管理、日常的な発注作業などです。品質基準を満たしつつ、いかにコストを抑えて必要な物品を確保できるかが重視される傾向にあります。

一方、調達は購買業務を包括した、より広範な活動を指します。物品を購入するだけでなく、発注から納入までに関わる人員や予算の管理、サプライヤー選定、納期管理といった業務も含まれます。新規事業に必要な設備投資の検討や、グローバル調達における為替リスクの管理など、企業の競争力強化に直結する戦略的な役割を担うのが特徴です。

つまり、購買が「決められたものを、いかに安く買うか」という戦術的な業務であるのに対し、調達は「誰（Who）から、何（What）を、どのように買うか」を最適化する戦略的な活動といえます。この違いを理解し、適切な役割分担を行うことで、品質（Quality）・コスト（Cost）・納期（Delivery）のバランスを重視したサプライヤー選定や、部門間の円滑な連携が可能になり、企業全体の競争力強化に繋がります。

調達・購買の基本業務

調達・購買業務の成功は、QCD（品質・コスト・納期）のバランスを保ちながら、企業の競争力向上に貢献することにあります。適切なサプライヤー選定から価格交渉、納入処理まで一連のプロセスを効率的に管理することで、コスト削減と品質向上を同時に実現できます。

調達・購買部門が担う主要業務は、仕入れ先選定、見積依頼、価格交渉、発注、納入処理と検収、他部門へのヒアリングなど多岐にわたります。これらの業務は相互に関連し合い、一つの工程での判断が全体の成果に大きく影響するため、体系的なアプローチが重要です。各業務の具体的な内容と成功のポイントを詳しく解説します。

仕入れ先の選定

サプライヤーの選定は、調達・購買業務の成否を左右する重要な業務です。サプライヤーの経営の安定性や支払い能力、生産キャパシティ、在庫状況など、さまざまな観点から評価したうえで選定します。

サプライヤー選定において、原材料価格が安くても納期が長かったり品質が悪かったりすると、生産計画に支障をきたす恐れがあります。

そのため、「価格」「納期」「品質」のQCDの3要素をバランスよく評価することが重要です。

• 納期：生産計画に合わせた適切な納品が可能か
• 品質：一定以上の品質基準を満たしているか
• 価格：上記2点を満たしたうえでの価格競争力

これら3要素を総合的に判断し、最適なサプライヤーを選定する必要があります。

見積依頼

見積依頼業務はサプライヤーへの見積依頼や必要な仕様、数量の確認、納期や支払い条件の設定などを行う仕事です。

複数のサプライヤーから取得した見積もりを基に、どのサプライヤーが品質・数量・納期の要求を満たしているかを判断し、絞り込んだサプライヤーに価格交渉を行います。

価格交渉

価格交渉は、サプライヤーが提示してきた見積もりをもとに、サプライヤーと金額の調整を行う業務です。その目的はお互いに今後、良好な関係のうえで取り引きをすることにあります。

そのため、短期的なコスト削減だけを追求した強引な交渉は、品質低下や納期遅延のリスクを招く可能性があります。サプライヤーの収益性にも配慮しながら、品質の維持・向上や安定供給の確保を意識した交渉を心がけることが求められます。

発注

発注業務は、価格交渉を経て決定したサプライヤーに正式に注文する工程です。発注時には以下の要素を確認します。

• 発注品目の仕様や図面
• 発注数量と単価
• 納期と納入場所
• 支払条件
• 特記事項（検査基準など）

発注書の作成後は、上長の承認を得てから発行します。また、発注履歴は後の分析や監査に備えて適切に記録・保管することが重要です。

納入処理と検収

納入処理と検収は、発注した商品やサービスを受け取る際の重要な確認作業です。具体的には品目、数量、納期、価格の確認や添付書類（検査成績表など）の有無をチェックします。

傷や汚れ、変形の有無、寸法検査（図面との整合性）など、現物確認を行うことで、不良品の混入を早期に発見でき、製品の手戻りを軽減します。

他部門へのヒアリング

効率的な調達・購買業務を行うためには、関連部門との密な連携が欠かせません。必要数量や使用時期、代替品の可否、品質基準や検査項目、過去の不具合情報について、定期的なヒアリングを行うのも、調達・購買部門の重要な役割です。これらの情報を総合的に分析することで、適切な発注や在庫管理が可能になります。

調達・購買業務の課題

調達・購買業務では、サプライヤー管理の難易度の高さやコスト管理の不安定さ、品質不良への対応など、さまざまな課題を抱えています。この章では調達・購買業務の課題を解説します。

サプライヤー管理の難易度が高い

調達・購買部門にはサプライヤーの評価と選定、関係維持のための対応が求められています。ただ、現在はグローバル化の進展により、サプライヤーの数や種類が急増しています。新規のサプライヤーからスムーズに調達するために、サプライヤーの情報を一元的に管理・共有することが急務となっています。

他方、特定のサプライヤーへ過度に依存し、相手先の経営状況や災害などの影響を直接受けるリスクも依然として考慮しなければいけません。しかし、サプライヤーの切り替え時に、多額のコストが発生しているケースもしばしばあります。

サプライヤー管理の複雑化に対しては、サプライチェーン全体を俯瞰した戦略的なマネジメントが重要です。在庫管理の最適化、リードタイムの短縮、部門間の情報共有促進により、効率的なサプライヤー管理体制を構築できます。

関連記事：サプライチェーンマネジメントとは？概要やメリット・よくある課題を解説

コストが外的リスクに影響されやすい

製造業では、原材料価格の高騰による予算超過や、緊急発注に伴う追加費用の発生が増加傾向にあり、サプライヤーからの価格改定要請への対応も迫られています。特に海外調達が多い企業では、為替リスクの影響を大きく受けやすい状況にあります。

さらに、多くの企業において、製品全体のコストに占める調達コストの割合や、詳細な内訳を正確に把握できていない状況にあるのも課題です。

品質不良への対応のハードルが上がっている

製造工程での不具合、材料・部品の規格外れ、外観不良、キズなどの品質問題により、生産ラインの停止や再発注が発生します。このような事態は納期遅延やコスト増加の原因にもなるため、品質管理体制の強化は調達・購買部門の重要な業務のひとつです。

特にサプライヤーとの関係構築の複雑化、グローバル調達の増加が進む今日においては、品質基準の統一や管理体制の確立はスピーディーに行わなければならない重要な課題となっています。

納期遅延のリスクが高まっている

発注タイミングの誤りや輸送中のトラブル、サプライヤーの生産能力不足、急な需要変動への対応遅れなど、さまざまな要因が重なって遅延が発生します。

特に近年は、長いリードタイムが生産計画の柔軟な調整を困難にし、結果として顧客への納期遅延リスクを高めています。

さらに、市場環境の急激な変化により、想定以上の需要変動に直面することも増えています。この場合、迅速な調達対応が求められますが、多くの企業ではサプライヤーとの連携体制が十分に整っていないため、結果的に納期遅延を引き起こしてしまう状況に陥っています。

属人化が進み、業務が停滞しやすくなっている

調達業務では、長年同じ担当者が特定の資材や取引先を担当することで、業務に関する知識やノウハウが一部の社員に集中してしまう傾向があります。

例えば、ある部品の仕様確認は「Aさんにしかわからない」、重要取引先との価格交渉は「Bさんしかできない」といった状況です。このような属人化が進むと、担当者が休暇を取得したり退職したりした際に、業務が停滞してしまいます。

最近は人手不足で技術を継承する人もなかなか入ってこないことからより属人化が起きやすくなっており、多くの製造現場で属人化による悪影響が出ている現状にあります。

調達・購買業務を効率化するポイント

調達・購買業務を効率化するには、最適なサプライヤー選定やサプライヤーとの良好な関係を築くなど、いくつかのポイントがあります。この章では調達・購買業務を効率化するポイントを解説します。

自社に最適なサプライヤーを選定する

仕入れ先の選定では、品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）の3要素を基準に総合的な評価を行います。

1. 品質：製品の不良品率や精度はもちろん、品質管理体制の整備状況などを確認する。過去のトラブル対応実績も重要な判断材料となる
2. コスト：見積価格の妥当性に加え、価格交渉の余地や支払条件の柔軟性を評価する。また、品質不良が発生した際の補償体制も確認が必要となる
3. 納期：過去の納期遵守率や物流パートナーとの連携体制を重視。繁忙期の生産能力や緊急対応の可否も評価のポイントである

これらの要素に加えて、サプライヤーの強みや弱みを把握することで、客観的な選定が可能になります。また、定期的な評価を実施することで、取引先の変化も把握できます。

サプライヤー選定の最適化は、サプライチェーン全体の競争力向上に直結します。データに基づいた客観的な評価基準の設定と、継続的な改善プロセスの構築により、持続可能な調達体制を実現できます。

関連記事：サプライチェーンの最適化とは？施策内容や注意点・成功事例を解説

サプライヤーと良好な関係を築く

仕入れ先との関係構築は取引以上の価値を生みます。良好な関係を築くには、仕入れ先それぞれの強みと弱みを正確に把握しておくことが重要です。品質管理が得意な仕入れ先、短納期対応に優れた仕入れ先、コスト競争力のある仕入れ先など、それぞれの特性をあらかじめ理解しておきましょう。このような取り組みを通じて、長期的に良質な資材を安定調達できる体制を構築できます。

ただし、特定の仕入れ先との関係強化を進めすぎると、そのサプライヤーへの依存度が高まり、サプライチェーンが脆弱化するリスクがあります。そのため、取引先との関係構築と並行して、リスク分散の観点から複数の調達先を確保しておくことが重要です。

部署間のコミュニケーションを強化する

生産管理や品質管理、経理、設計などの関連部署との密な連携は、調達・購買業務の要です。これらの部署と定期的なコミュニケーションを図ると、発注数量や納期の最適化が実現でき、品質トラブルを未然に防げます。

特に新規案件や仕様変更時には、関係部門による調達会議を開催し、要件を明確化します。コミュニケーションを強化することで、手戻りや認識の食い違いを軽減できるでしょう。

AI活用の調達システムを導入する

調達・購買業務における属人化や非効率なプロセスを改善するには、AIを活用した調達システムの導入が有効です。

AIを活用した調達システムでは、過去の発注実績データから類似案件を自動で抽出し、市場の動向や材料費の変動なども考慮した適正価格を算出できます。さらに、AIが取引データを継続的に学習するため、より精度の高い価格査定や最適な発注タイミングの提案が可能になり、調達業務全体の高度化が可能です。

調達・購買業務を効率化した企業事例

調達・購買業務にシステムを導入して業務の効率化や生産性の向上を果たした企業事例を紹介します。調達・購買の課題を解決するイメージを掴む上で参考にしてください。

紙ベース管理からデジタル化による業務改革｜株式会社アルファーシステムズ様

自動化システムの提案・企画設計・製造を手がける株式会社アルファーシステムズでは、調達業務における深刻な課題を抱えていました。カスタム製品の製造において、部品表に記載された材質ごとにフォルダを作成し、図面を印刷して業者にメール送信するという完全手動の作業体制でした。

進捗管理も紙ベースで行っており、「どこに出して、どこから返ってきたか」を印刷物にメモするという状況で、他の業務に追われると見積もりを出していることを忘れてしまうトラブルが頻発していました。また、2022年頃からの原材料費・人件費高騰により、価格妥当性の判断がより困難な状況に陥っていたのです。

CADDi Quote導入により、調達プロセスが劇的に改善されました。一括での見積依頼と進捗管理が可能になり、ダッシュボードで一目で状況確認ができるようになったことで、複数の担当者が同じ情報を共有できる体制を構築。過去の見積履歴もワンクリックで確認でき、サプライヤーからの回答率向上と発注までのリードタイム短縮を実現しています。

導入後の主な成果

• 紙ベース管理からデジタル化による作業効率向上
• 進捗管理の可視化と属人化解消
• 見積履歴の即座参照による意思決定迅速化
• サプライヤーとのコミュニケーション改善

参考：株式会社アルファーシステムズ様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi

調達業務の戦略的価値向上と部門間連携強化｜ハカルプラス株式会社様

産業用計量システムや電気計測機器の開発・製造を行うハカルプラス株式会社（1916年創業、従業員254名）では、4つの事業部それぞれで必要な専門知識が異なるため、調達業務の属人化が課題となっていました。計測・計装・計量・メディカルケア機器の各分野で扱う技術や専門知識が大きく異なり、適正な価格判断やサプライヤー選定が困難な状況でした。

また、調達システムと図面管理システムが分離していたため、顧客からの問い合わせがあるたびに設計部門への確認が必要で、非効率な業務フローとなっていました。さらに、設計から調達部品の手配状況を確認できず、急いで巻き返しが必要な状況が年に数回発生していたのです。

CADDi QuoteのAIアシスト機能により、若手でも高精度なサプライヤー選定が可能になりました。過去の実績やリピート品の情報をAIが提案してくれるため、従来ベテランでも10～15分かかっていた判断を数分で完了できるようになっています。設計部門からも調達状況をリアルタイムで確認できるため、部門間連携が大幅に改善され、手配漏れのリスクを大幅に低減しました。

導入後の主な成果

• AIアシストによる若手人材の活躍促進
• サプライヤー選定時間の大幅短縮：10～15分→数分
• 設計・調達間のリアルタイム情報共有
• 調達業務の戦略的価値向上と組織内地位改善

参考：ハカルプラス株式会社様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi

まとめ

調達・購買業務の効率化は、製造業の競争力向上において重要な取り組みです。調達は購買を包含する広範な概念として、企業の持続的な成長を支える役割を担い、適切な体制構築により大幅なコスト削減と業務効率化が期待できます。

多くの企業が直面するサプライヤー管理の複雑化やコスト変動リスク、品質・納期の問題、業務の属人化といった課題は、従来の手法では対応に限界があります。これらの課題の解決には、QCDバランスを重視したサプライヤー選定の最適化や部門間連携の強化、そしてデジタル技術を活用した業務の標準化・一部自動化が重要です。

その実現のためには、AI技術を活用した調達システムの導入がおすすめです。導入によって、見積から発注までの一連プロセスを自動化でき、過去データの資産化による適正な価格判断が可能になります。これにより属人化を解消でき、業務効率の大幅な向上が期待できます。

調達・購買部門のデジタルでの変革は、企業全体の競争力向上に直結する重要な投資領域といえるので、ぜひご検討ください。