製造業の受発注支援システムとは？導入メリットや選び方を紹介
キャディ編集部
製造業における受発注業務は、FAXやメールでの受発注管理、手作業による帳票作成、在庫状況の確認など、日々業務に追われ担当者の負担が増加しています。またベテラン社員の退職による業務の属人化や、取引先からのシステム化要請への対応など、製造業を取り巻く環境は大きく変化しています。
こうした課題を解決するのが、受発注支援システムの導入です。システム化により、業務の自動化や効率化が実現でき、在庫管理の最適化や取引先とのスムーズな情報共有により、製造リードタイムの短縮などが期待できます。
しかし、受発注支援システムの導入には、取引先との調整や社内体制の整備、適切なシステム選定など、いくつかの重要なポイントがあります。この記事では、製造業に最適な受発注支援システムの選び方や、おすすめのシステム5選について解説します。
目次
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製造業における受発注業務とは？
製造業の受発注業務とは、企業間の取引において原材料や部品の仕入れ、製品の販売までを含めた一連の流れのことです。
受注業務では、注文書や発注書の受け取り、見積書の作成と提出、受注確定と製造指示などが含まれます。一方、発注業務は、必要な原材料・部品の数量確認、取引先への発注書作成、納期管理、入荷確認などを行います。
多くの製造業では、これらの業務を電話やFAX、メール、EDIで行うのが主流です。
受発注業務は製造業の要となる重要な業務です。もし業務が滞ると、製造から納品までのサプライチェーン全体に遅れが生じ、取引先との信頼関係を損なう可能性があります。特に複数の取引先と同時に業務を進める場合は、正確な情報管理と素早い対応が不可欠です。
製造業の受発注における課題
製造業の受発注業務には、以下のような課題が存在します。
- アナログ作業によるヒューマンエラーのリスク
- 人的リソースがかかる
- 書類の管理が必要になる
これらの課題は、業務効率の低下や余分なコストの発生につながるため、早急な対策が求められています。
アナログ作業によるヒューマンエラーのリスク
製造業の受発注業務では、手書きの伝票や紙の注文書を使用することが多く、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
例えば、数量、単価、納期などの記入ミスや転記ミス、FAXの誤送信や未送信、重要書類の紛失や破損など、さまざまなミスが起こりえます。
特に深刻なのは、こうしたミスが発注側と受注側の認識の食い違いを生み、生産計画の遅延や在庫の過不足につながる点です。
また、ミスが発覚した場合の確認作業や修正作業にも多くの時間を要し、担当者の業務効率を著しく低下させる要因となります。
人的リソースがかかる
製造業の受発注業務では、取引先への電話やFAXでの連絡、注文を受けた後のシステムやExcelへの入力作業など、さまざまな工数がかかります。
特に複数の取引先と同時進行で業務を行う場合、担当者は常に進捗管理に追われるでしょう。また、ベテラン社員の経験やノウハウに依存した業務フローは、人材の異動や退職時に深刻な問題を引き起こします。引き継ぎ期間中には多くの労力と時間を要し、通常業務に支障をきたす可能性があります。
このような人的リソースの偏りは、コア業務に時間を割けない、残業時間の増加、などの問題を引き起こすでしょう。
書類の管理が必要になる
製造業の受発注業務では、見積書や発注書、納品書、請求書、仕様書といった大量の書類の管理が必要です。また法律で、定められた期間内まで書類を保管することが義務付けられています（出典：帳簿書類等の保存期間 ｜国税庁）。
書類の管理は保管スペースの確保が必要になるほか、経年劣化による資料の破損リスクや必要な書類検索に時間がかかるといった問題が発生します。
製造業では、受発注書類以外にも図面などの膨大な書類を保管しなければなりません。このため、書類の整理・保管作業が大きな業務負担となっています。
製造業に受発注業務システムを導入するメリット
製造業の受発注業務を効率化するためには、受発注業務システムの導入がおすすめです。この章では、製造業の受発注業務システムを導入するメリットを紹介します。
リードタイムを短縮できる
受発注支援システムの導入により、発注から納品までのリードタイムを大幅に短縮できます。従来の受発注業務では、見積書の作成と確認、納期調整の電話やメール、受注確認書の返送といった工程に日数を要していました。
しかし、システム導入後は見積から発注までワンストップで完結し、リアルタイムでの在庫確認が可能です。また、納期の自動調整機能や承認フローのデジタル化により、最短で即日発注から受注確認までの工程が完了します。
電話やFAXなどに要していた時間を削減し、業務工程の削減につながるでしょう。
受発注業務を一元管理できる
受発注支援システムを導入することで、見積書・発注書の作成から承認までの流れ、取引先ごとの受発注履歴、納期の進捗管理などの情報を一元化できます。
複数の拠点や部署間でリアルタイムに情報を共有できるため、「あの書類はどこにある？」といった無駄な確認作業も不要になります。
ミスやトラブルを軽減できる
受発注支援システムを導入することで、注文数量の入力ミスや納期の記入間違いなどのヒューマンエラーが解消されます。過去の取引データを参照できるため、経験の浅い担当者でも適切な受発注が可能です。
また発注履歴がシステム上で一元管理されるため、同じ注文を重複して行うリスクがなくなります。さらに、システムによるチェック機能により、数量や単価の誤りも未然に防げるでしょう。
システム上で承認フローが設定されているため、必要な承認を得ずに発注してしまうといったトラブルも回避できます。
ペーパーレス化を実現できる
注文書や請求書などの紙の書類を電子化できるため、保管スペースや印刷コストの削減、書類の紛失リスク低減といったメリットが生まれます。
特に製造業では、図面や仕様書など大量の書類を扱うため、ペーパーレス化による効果は絶大です。例えば、1案件あたりの書類をデジタル化することで、保管場所の確保が不要になり、複数人でのデータ共有が可能になります。また、紙の経年劣化を心配する必要もありません。
システムを導入することで、これまで紙で管理していた書類をクラウド上で安全に保管し、関係者間でリアルタイムに共有できます。
製造業に受発注支援システムを導入するときの注意点
受注発注システムは、業務効率化を向上できる一方、導入時に注意すべきポイントがあります。
取引先との連携が必要
受発注支援システムを導入する際、取引先とのスムーズな連携が重要です。システムを導入しても、取引先が対応できなければ効果が半減してしまいます。
特に注意が必要なポイントは、取引先のシステム環境の確認、データフォーマットの統一、運用ルールの擦り合わせです。例えば、取引先が異なるシステムを使用している場合、データ連携の方法を検討する必要があります。また、受発注データのフォーマットが異なると、変換作業が発生し、かえって業務が煩雑になるリスクがあります。
このため、システム導入前に主要取引先との事前協議を行い、システム導入の理解と協力が得られるか、相互のシステムの互換性はあるか、などを確認しましょう。
システム障害による業務停止のリスク
デジタル化は業務効率を向上する画期的なツールですが、システム障害が発生した際のリスクを考慮する必要があります。主なリスクとしては、サーバーダウンによる受発注業務の停止、データの消失や破損、セキュリティ侵害による情報漏洩などが挙げられます。
リスクに備えるためには、定期的なデータバックアップの実施やサポート体制の有無などを確認しておきます。またシステム復旧フローを事前に構築して取引先と連携したり、旧来式のアナログのやり方で一次対応したりするなど、事前の対策を行うと良いでしょう。
システムベンダーのサポート体制や、障害時の復旧時間についても確認しておきましょう。
製造業における受発注支援システムの選定ポイント
この章では、システム導入の注意点を踏まえて、システム選定のポイントを紹介します。
製造業に必要な機能が搭載されているか
受発注支援システムを選定する際は、業界特有の業務に対応した機能が実装されているかを確認しましょう。製造業では、図面や仕様書の添付・管理機能、見積書・注文書の発行機能、取引先ごとの単価管理機能などが必要です。
特に図面管理において、CADデータや3Dデータなど、大容量のファイルを扱えるかどうかも確認しておきましょう。
自社の業務フローに合わせてカスタマイズできるシステムを選ぶことで、より効率的な運用を可能にします。
導入しやすいか
受発注支援システムを導入する際は、コストと運用方法の両面から慎重に検討しましょう。
導入コストの観点では、初期費用や月額利用料にくわえ、ユーザー数が増えた際の追加ライセンス料や、自社に合わせたカスタマイズ費用なども視野に入れておきます。
運用面では、導入時のサポート体制が整っているか、操作はしやすいか、問い合わせへの対応は迅速かといった点を確認します。
特に中小製造業の場合、高額な初期投資は避けたいところです。クラウド型システムなら、初期費用を抑えながら段階的に機能を拡張できるため、導入のハードルが下がります。
まとめ
製造業の受発注支援システムは、業務効率化と人的リソースの削減に大きく貢献するツールです。導入にあたっては、自社の製造工程に合った機能が搭載されているか、既存システムとの連携が可能か、取引先との互換性があるかなど、複数の観点から検討することが重要です。
自社に最適なシステムを導入することで、ヒューマンエラーの防止や業務の効率化、さらにはDX推進の足がかりとなります。
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Authorキャディ編集部
製造業に特化した記事を執筆しています。技術の最新トレンドや業界の動向、生産効率の向上に関する実践的なTipsなど、みなさまが現場で活かせる情報を提供することを目指しています。また、製造現場の課題解決や改善に役立つツールやリソースの紹介も行っています。業界のエキスパートとのインタビューや成功事例の共有を通じて、製造業の未来を切り拓くサポートをしてまいります。
