発注管理とは？業務フロー改善やシステム化するメリットを解説

従来の発注管理は電話やFAXによる発注、Excelでの在庫管理といった手法が一般的でしたが、増加する発注量や短納期要請に対応しきれなくなってきました。

特に、ベテラン担当者の退職や若手社員の早期離職により、属人化していた業務の引き継ぎが困難になるケースが増加しています。さらにコストや品質への要求が高まり、発注管理の課題は年々複雑化しています。

こうした課題を解決するには、業務フローの見直しやシステム化による効率化が不可欠です。この記事では、発注管理の基礎から課題、システム導入するメリットを解説します。

発注管理とは

発注管理とは、製造に必要な材料や部品の仕入れに関する一連の業務を管理することです。具体的には以下のような要素を一元的に管理します。

• 発注内容（数量、納期、価格など）
• 仕入れ先データ（取引条件、過去実績など）
• 在庫状況（現在庫、安全在庫など）
• 購買予算（調達コスト、支払い条件など）

発注管理の目的は、必要な材料を「適切な量」「適切なタイミング」「適切な価格」で調達することです。過剰在庫や欠品を防ぎ、製造コストを最適化するのが発注管理の役割といえます。

特に製造業では、複数の取引先から多種多様な材料を調達する必要があるため、発注管理の良し悪しが企業の収益性に大きな影響を与えます。

発注管理の基本的な業務フロー

発注管理は、基本的な業務フローに沿って進められます。この章ではそれぞれの業務フローについて解説します。

購買依頼書の作成

購買依頼書は、発注の起点となる重要書類です。作成者は以下の情報を明確に記載する必要があります。

• 依頼主情報（部署名、担当者名、連絡先）
• 品名/品番
• 必要数量
• 希望納期
• 仕様/図面番号
• 納品場所
• 支払条件

購買依頼書の作成では、記入漏れによるミスを防ぐため、あらかじめ必須項目を網羅したテンプレートを用意しておくことをおすすめします。担当者が変わっても漏れなく情報を記載できるようになります。

発注先の選定

発注先の選定では、生産能力、納期対応力、過去の納品実績など、複数の条件を総合的に評価します。特に既存の取引先がある企業は、これまでの取引実績も重要な判断材料になります。

選定プロセスでは、複数の取引先から相見積を取得して比較検討を行います。この際、単純な価格の安さだけでなく、製品品質の安定性や緊急発注への対応力、担当者とのコミュニケーションの取りやすさなども重要な選定基準となります。

見積依頼

発注先候補に対して、必要な材料や部品の見積依頼を行います。従来は電話やFAXでの依頼が一般的でしたが、近年はメールやWebシステムを活用するケースが増えています。

発注

見積内容を確認し発注先を決定したら、正式な発注手続きに移ります。発注は電話やFAX、メール、Webシステムなどで行います。

発注時には、製品名や品番など発注する商品や材料の詳細、数量、納期などを取引先に明確に伝達することが重要です。

また、製品特有の品質基準や検査基準などの添付書類があれば、あわせて記載します。発注書の送付後は、必ず取引先から受注確認書を受領し、発注内容との照合を行います。

納品・検収

納品・検収では、発注した商品の品質や数量が発注内容と一致しているかを確認します。納品書との照合を行い、品名や数量、仕様が発注内容と合致しているかをチェックします。

次に品質検査を実施し、破損や汚れの有無を確認するとともに、製品固有の品質基準を満たしているかを検証します。検品の結果、合格品は入庫処理を行い、不良品があった場合は返品手続きを進めます。

支払い

納品・検品作業が終了したら、支払いへと進みます。特に注意が必要なのは、複数の取引先に対する支払いスケジュールの管理です。

支払い条件（締め日・支払日）や支払い方法（現金、手形、電子決済など）は取引先ごとに異なることが多く、発注管理ではこれらを正確に把握・管理することが求められます。

発注管理の課題

製造業における発注管理では、非効率な業務フローや属人化による業務停滞リスク、ヒューマンエラーなど、さまざまな課題があります。この章では発注管理の課題を3つ解説します。

非効率な業務フロー

従来の発注管理は、Excelなどを使用した手作業での書類作成が一般的でした。Excelでの作業は多くの時間を要し、担当者の大きな負担となっています。

また、製造部門と購買部門など、複数の部署を経由する承認プロセスも必要です。この承認待ちによって時間のロスが発生し、緊急の発注にも迅速に対応できない状況を招いています。

さらに、電話やメールによる発注作業も非効率な要因の一つです。これらのアナログな連絡手段では、発注状況や在庫状況をリアルタイムで把握することができません。

このような非効率な業務フローは、人材や時間の効率的な活用を妨げるだけでなく、発注の遅延や在庫の過剰保有といった経営上のリスクにもつながります。

属人化による業務停滞リスク

発注管理では、ベテランに業務が集中することで、担当者の不在時や退職時に業務が停滞したり、緊急発注への対応が遅れたりするリスクが発生します。

また、担当者が個別のやり方で業務を進めることで、他の社員が進捗状況を把握できなかったり、取引先との交渉や価格査定のノウハウが共有されなかったりする問題も起こります。

発注管理を効率化するならシステム化がおすすめ

発注管理の課題を解決し業務を効率化するには、システムの導入が効果的です。例えば、CADDi Quote（キャディ クオート）のようなシステムを活用することで、見積依頼から発注までの業務プロセスを大幅に改善できます。

具体的には、複数のサプライヤーへの一括見積依頼や比較表の自動作成といった機能により、従来の手作業が削減されます。また、見積状況や回収結果をワンストップで管理できる機能を活用することで、これまで煩雑だった発注先の選定や管理が容易になりヒューマンエラー対策もできるでしょう。

このようなシステム導入により、発注業務の効率化と標準化を同時に実現し、より生産性の高い業務フローを構築できます。

発注管理をシステム化するメリット

発注業務を効率化するシステムを導入することで、作業効率が上がったり、業務フローを可視化できたりと、さまざまなメリットが生まれます。この章では発注管理をシステム化するメリットを紹介します。

作業効率が上がる

システムの導入により、発注業務の自動化、データ管理の効率化、コミュニケーションの円滑化など、作業効率が大幅に向上します。例えば、取引先とのやり取りを一元管理できるため、部門間での情報共有がリアルタイムで行えるようになります。

進捗状況も即座に確認できるため、発注状況の把握が容易になり、ヒューマンエラーのリスクも大幅に低減できるでしょう。このように、システム化は発注管理業務の効率化に貢献します。

業務フローが可視化できる

従来の発注管理では、担当者の頭の中にある暗黙知を形にすることが難しく、業務の標準化が進みませんでした。しかし、システムを導入することで、各ステップでの承認状況や停滞している工程を可視化できるようになります。

また、取引先とのやり取りの履歴化も可能です。価格交渉や仕様変更の経緯が時系列で記録され、誰でも確認できる状態になります。

新人教育の効率化や業務の引き継ぎがスムーズになるだけでなく、業務プロセスの改善ポイントも特定しやすくなります。

見積データを資産化できる

システム導入により、見積情報をデータベース化することで、企業の重要な資産として活用できます。類似部品の相場価格を瞬時に確認できるほか、取引先ごとの見積履歴もすぐに参照できるようになるでしょう。

蓄積されたデータは価格交渉の根拠資料や調達戦略の立案、サプライヤー評価の判断材料として活用できます。

このように、システム化によって蓄積されたデータは、調達業務の効率化をサポートする貴重な情報源となります。

発注管理を効率化できるシステム選定ポイント

発注管理を効率化できるシステムを導入する際は、使い勝手やサポート体制、自社の課題を解決するシステムかを考慮しましょう。この章では、システム選定する際のポイントを解説します。

使い勝手がいいか

システム選定をする際は、実際の業務フローに即した使いやすさを重視する必要があります。例えば、従来Excelを活用しているなら、Excelからのデータ一括取り込み機能があると便利です。

一方で、システム導入によって新たな作業工程が増えないよう注意が必要です。中には、データを手作業で入力しなければならないシステムや、過去のデータが適切に蓄積されないシステムも存在します。このようなシステムを導入すると、かえって社員の業務負担が増大してしまう可能性があります。

そのため、既存の業務フローをシンプル化し、担当者の負担を実質的に軽減できるシステムを選択することが望ましいでしょう。

サポート体制は整っているか

発注管理システムの導入では、充実したサポート体制の有無が成功の鍵となります。

導入前は、無料トライアル期間の有無やシステム選定時の相談対応、業務フロー診断の実施などが重要です。導入時には、データ移行のサポートや操作研修の実施回数、マニュアル、FAQの充実度などをチェックしましょう。

自社の課題を解決するシステムか

システム選定時は、自社の課題解決に直結する機能を備えているかが重要です。まずは現状の課題を具体的に洗い出しましょう。

• 手作業による入力ミスやヒューマンエラーが頻発
• 部署ごとにバラバラな情報管理で非効率
• 部門間の連携に時間がかかり、発注が遅延

これらの課題に対して、導入を検討するシステムが以下のような機能を備えているか確認してみてください。

• 自動チェック機能によるミス防止
• 情報の一元管理とリアルタイム共有
• 承認フローの電子化による迅速な部門間連携

システム導入後の運用イメージを明確にすることで、より効果的な選定が可能になります。

発注管理を効率化させるその他のポイント

発注管理の効率化を実現するには、システム導入だけでなく、人材育成や業務プロセスの整備も重要です。ここでは、効率化を実現するためのその他のポイントを解説します。

アウトソーシングを活用する

取引先情報のデータ入力、請求書の管理など、手順が明確な定型業務は、アウトソーシング企業への委託が効果的です。

専門企業は独自のシステムやチェック体制を持っているため、作業の正確性が向上するだけでなく、繁閑に応じて柔軟に人員を調整できるため、大幅な工数削減とコスト効率化を実現できます。

アウトソーシングの活用により、社内のスタッフは他の取り組みべき業務に多くの時間を割くことが可能になり、企業全体の生産性向上につながります。

業務内容の見直し

発注業務の効率化を進めるには、現状の業務フローを丁寧に洗い出すことから始めましょう。発注業務は長年の慣習として受け継がれているケースが多く、非効率な作業が残されたままになっていることがあります。

そのため、各工程を見直し、不要な作業の削除や手間のかかる工程の改善、ミスを防ぐためのチェック方法の見直しなどを行うことが重要です。

特に注意すべきは、「昔からこうしているから」という理由で続けている作業がないかという点です。時代とともに業務環境は変化しているため、従来の方法が現在も最適とは限りません。

発注業務の効率化では現状の業務フローを可視化し、改善できる部分を特定することが重要です。

サプライヤー情報の可視化

サプライヤーの情報を体系的に整理・蓄積することは、発注管理の効率化に大きく貢献します。サプライヤー情報の可視化は、緊急時や特殊な案件が発生した際に、適切な相談先を素早く見つけられるメリットがあります。

例えば以下のような情報を共有しておくと良いでしょう。

• 製造能力（生産ロット、設備、技術など）
• 得意分野（材質、加工方法、精度など）
• 価格帯（標準単価、数量別の価格など）
• 納期対応力（標準納期、緊急対応の可否）
• 品質管理体制（検査基準、不良率など）

これらの情報はサプライヤーとのコミュニケーションを通じて最新情報を維持することが重要です。またデータベース化することで、担当者が不在の場合でも、代理の者が適切な判断を下せるようになります。

まとめ

発注管理の効率化を実現するには、業務フローやサプライヤー情報をデータベース化し、これまで属人化していた知識を組織全体で共有できる仕組みを構築します。また、定期的な業務フローの見直しやアウトソーシングの活用を通じて、継続的な改善を図っていきましょう。

発注管理の効率化を実現するCADDi Quoteは、見積依頼から発注までの作業時間を削減できるAIデータプラットフォームです。見積の状況から回収結果までを可視化できるため、発注先の決定と管理が容易になります。

これまで手作業で行っていた業務を自動化できるため、サプライヤーの一括選定や一括送信が可能です。発注業務にかかる時間やコストを削減し、業務効率が向上するCADDi Quoteの導入をぜひご検討ください。

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