購買・調達管理システムとは？基本機能と導入メリット、選び方を解説

購買・調達管理システムを導入すれば、部品の調達や調達の進捗管理などを効率化でき、また調達コストのムラを抑えられるためコスト削減も可能です。

この記事では、購買・調達管理システムの選び方のポイントを解説します。自社に最適なシステムを選定したい方は、ぜひご参考にしてください。

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購買・調達管理システムとは？

購買・調達管理システムは、企業の購買・調達プロセスを効率化するうえで役立つシステムで、直接材や間接材といった購買物品に関する見積もり取得から発注、検収までの一連の手続きを1つのシステムで管理できます。また、データ化された過去の発注情報を元に購買物品の新規調達を最適な価格で行うことなども可能です。

なお、購買管理システムと調達管理システムは完全に区別するのが難しいため、本記事では「購買・調達管理システム」と併記して解説します。

購買・調達管理システムによくある機能

購買・調達管理システムには、業務効率化やコスト削減を実現するためのさまざまな機能が搭載されています。その中でもよくある機能は以下の通りです。

機能	説明
見積依頼	必要な資材を、いつ、どこから、どれくらい、いくらで仕入れるかを計画します。システムによって進捗状況の把握も可能です。
契約管理	仕入先情報や取引履歴を管理し、価格交渉を有利に進めたり、最適な仕入先を選定したりできます。
仕入価格管理	仕入価格の変動を記録し、原価管理に役立てます。適正な価格設定や利益確保につながります。
発注管理	発注ミスを防ぎ、スムーズな納品を実現します。複数の仕入先にまたがる複雑な発注も正確に管理できます。
検収・支払管理	納品された資材の検収と支払業務を効率化します。正確な在庫管理とスムーズな仕入先との関係構築に貢献します。
購買カタログ管理	システム上で商品カタログを管理し、検索・参照・発注を可能にする機能です。商品情報の検索効率が向上し、発注ミスを削減できます。
外部カタログ連携	調達管理システムをサプライヤーのオンラインカタログと接続する機能です。システム上で直接カタログを閲覧・注文できるため、発注作業が効率化され、品目情報の入力ミスも削減できます。
承認ワークフロー	購買申請から承認までの一連の処理をシステム上で自動的に行う機能です。誰がいつ承認したかを明確に記録することで、業務の透明性と効率性を向上させます。
納期管理	発注から納品までの進捗状況をリアルタイムで監視し、遅延リスクを早期に察知・対応できる機能です。これにより、納期遅延による機会損失や顧客への影響を最小限に抑えられます。
品質管理	調達した資材や部品の品質を管理するための機能です。入荷検査や品質記録の管理、サプライヤーとの品質情報共有などをシステム化することで、品質問題の発生防止や早期解決を支援します。

これらの機能以外にも、他のシステムと連携できる機能が搭載されているシステムもあります。自社の課題やニーズに合わせて、必要な機能が搭載されているシステムを選択しましょう。

購買・調達管理システムの種類と特徴

調達管理システムは、機能や特徴によっていくつかの種類に分類できます。主な種類は以下の5つです。

システムの種類	特徴
スタンダード型	基本的な購買・調達機能を備えた汎用的なシステム
直接材特化型	製品の主要部品や原材料など、直接材の購買・調達に特化したシステム
間接材特化型	オフィス用品や消耗品などの間接材の管理に特化したシステム
製造業特化型	MRP（資材所要量計画）との連携により、生産計画に基づいた正確な資材調達を支援するシステム
ERP/販売管理システム連携型	ERPや販売管理システムとの連携により、企業全体の業務効率化を支援するシステム

順番にみていきましょう。

スタンダード型

スタンダードタイプの購買・調達管理システムは、特定の業種に特化せず、幅広い業種で利用できる汎用的な機能を備えています。そのため、初めて購買・調達管理システムを導入する企業や、業種特有の機能が必要ない企業にとって、導入ハードルが低いのが特徴です。

見積依頼・比較、発注管理、検収管理、在庫管理といった基本的な購買・調達管理機能を網羅しており、これまで多くの時間と労力を費やしていた購買・調達業務の効率化を実現します。

直接材特化型

直接材特化型は、製造業などにおいて、製品の主要部品や原材料といった「直接材」の購買・調達プロセスを効率化・最適化するためのシステムです。

商品の原材料となる部品や素材を仕入れるためには、定期的な発注が必要です。まとまった資材の発注を行うためには、直接材特化のシステムを導入するのが良いでしょう。

間接材特化型

間接材特化型の購買・調達管理システムは、オフィス用品や消耗品、IT機器など、間接材の購買管理に特化しています。間接材の購買プロセスを効率化し、コスト削減や業務効率の向上に貢献します。

間接材特化型システムは、外部カタログサイトとの連携機能を持つものも多く、複数のサイトから商品を比較・選定し、最適な価格で購入することが可能です。間接材の購買管理に課題を抱えている企業にとって、業務効率化、コスト削減、コンプライアンス強化を実現するための強力なツールとなるでしょう。

製造業特化型

製造業特化型の購買・調達管理システムは、製造業特有の課題である生産計画に基づいた正確な資材調達を実現する強力なツールです。自転車の組み立てを例に考えてみましょう。必要な部品が不足すれば完成できませんし、逆に余剰部品は保管コストを増大させます。

この課題を解決するのが、製造業などで用いられるMRP（資材所要量計画）との連携です。製造業特化型では、このMRPの情報に基づき、適切なタイミングで自動発注します。これにより、部品不足や過剰在庫を防ぎ、スムーズな生産と在庫管理コストの削減を両立できるのです。

ERP/販売管理システム連携型

ERP/販売管理システム連携型は、企業全体の経営資源を統合的に管理するERPシステムや、販売活動を効率化する販売管理システムとの連携を重視しています。これらのシステムと連携することで、データの一元管理や業務プロセスの自動化を進め、企業全体の効率化が可能になります。

特に大規模企業では、多くの部門、拠点、従業員を抱え、サプライチェーンも複雑になりがちです。ERP/販売管理システム連携型の導入により、調達業務だけでなく、関連する販売、在庫、会計などの情報を一元管理でき、全体像を把握しやすくなります。

購買・調達管理システム導入の5つのメリット

購買・調達管理システムを導入することで、以下のような5つのメリットを享受できます。

• 業務効率化が実現する
• コストを削減できる
• 資材や在庫を可視化できる
• ヒューマンエラーを防止できる
• 各工程の業務進捗が迅速になる

業務効率化が実現する

購買・調達管理システムを導入することで、煩雑になりがちな購買・調達業務を効率化できます。

例えばあるシステムでは、システム上で見積作成日や回答期限、回答単価などの情報を手軽に管理できます。また、取引先との取引状況も一覧で確認でき、未回答案件や期限超過案件なども即座に確認できるため、メールやFAXで都度確認の連絡を取る必要がなくなります。

※システム上で各サプライヤーへの見積依頼、回収、査定、比較を一元管理できるイメージ

また、システム上での発注処理によってペーパーレス化を実現でき、紙の管理コストを削減できる点も利点です。

さらに、上例のようにクラウド上でデータを共有できるシステムであれば、部署の垣根を越えた情報共有が瞬時に行えるようになります。それにより、例えば調達部門が共有した見積情報を参考に、製造現場が加工の段取りや必要な準備を前もって行えるようにでき、製造現場の効率改善につなげることも可能です。

このように購買・調達管理システムを導入することで、購買・調達調達業務の中でも特に時間のかかる見積依頼・発注・検収といった業務をシステムで自動化できるため、各種業務を効率化できます。また、担当者はコア業務に集中できます。

コストを削減できる

購買・調達管理システムを導入することで、コスト削減効果が期待できます。購買・調達コストを削減する上で重要なのは、価格交渉力と在庫の適正化です。

価格交渉力を高めるには、複数のサプライヤーから見積もりを取得し、比較検討することが重要です。購買・調達管理システムは、サプライヤーの情報や過去の取引履歴を一元管理できるため、価格交渉を有利に進められます。

また、在庫管理システムと連携することで在庫の適正化を図り、保管コストや廃棄ロスなどを削減できます。過去の需要実績に基づいて在庫量を予測し、発注量を調整することで、過剰在庫や在庫切れのリスクを軽減できるでしょう。

資材や在庫を可視化できる

購買・調達管理システムを導入することでシステムによっては資材や在庫の状況をリアルタイムで可視化できます。これにより、発注のタイミングを最適化し、過剰在庫や在庫不足といった問題を回避できます。

Excelなど従来の手作業による管理では、担当者が更新するまで最新の情報が反映されません。また、複数の拠点で在庫を管理している場合は、全体像を把握するのにも手間がかかります。

購買・調達管理システムでは、在庫状況をリアルタイムで確認できるため、迅速な意思決定を支援します。

ヒューマンエラーを防止できる

システムの導入は、誤った仕様書を使用したり、入力ミスをしたりといったヒューマンエラーを低減できるのがメリットです。製造業では人の手による作業が多いため、ヒューマンエラーが発生してしまうリスクがあります。

システム活用によるペーパーレス化は、ヒューマンエラーを減らすだけでなく、仕様書を探す手間も省けます。

購買・調達管理システムの選び方

購買・調達管理システムの導入を成功させるためには、事前の準備と適切なシステム選びが重要です。

自社の課題を明確にする

購買・調達管理システムの導入を成功させるには、まず自社の課題を明確にすることが重要です。漠然と「業務効率化したい」と考えているだけでは、最適なシステムを選定できません。

具体的な課題を特定し、その解決にどのシステム機能が必要なのかを明確にすることが重要です。

例えば、「購買担当者の負担が大きく、残業が多い」「発注ミスが多く、納期遅延が発生している」など、自社の課題を具体的にリストアップしてみましょう。

課題を明確にすることで、システム選定の軸が定まり、導入効果を最大化できます。

必要な機能を洗い出す

購買・調達管理システムを導入する際には、自社で本当に必要な機能を洗い出すことが重要です。

必要な機能が備わっていないシステムを導入しても、業務効率化やコスト削減などの効果は期待できません。まずは、現在の購買・調達業務における課題や問題点を明確にし、それらを解決するために必要な機能をリストアップしましょう。

購買・調達管理システムでよく使われる機能は、発注業務や在庫管理、予算管理などです。自社の課題やニーズに合わせて、必要な機能を備えたシステムを選びましょう。

予算と導入規模を検討する

購買・調達管理システムを導入する際には、予算と導入規模を事前に検討します。まずはクラウド型とオンプレミス型の特徴を理解した上でシステムを選ぶことが重要です。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用するため、初期費用が安く専門的な知識や人員は不要です。一方で、カスタマイズ性は低く、セキュリティリスクを考慮する必要があります。

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築するため、初期費用は高額になりますが、カスタマイズ性は高く、セキュリティ面も安心です。ただし、システムの運用・保守には専門的な知識や人員が必要となるため、維持費用がかかります。

自社の規模や予算、運用体制などを考慮して、最適なシステムを選定しましょう。

試験導入して社内で評価する

購買・調達管理システムを導入する際は、試験導入を行い、自社に合うかどうかを社内で評価することが重要です。

例えば、操作はしやすいか、自社の業務プロセスに適合しているかなど、実際にシステムを操作した感触や使い心地を体感してみましょう。評価項目は事前に社内で共有し、評価結果を記録した上で最終的な意思決定を行います。

また、試験導入期間中に発生した問題点や改善点を洗い出し、ベンダーにフィードバックすることも重要です。

既存システムとの連携性を調べる

購買・調達管理システムを選ぶ際に、既存システムとの連携性を考慮することが重要です。基幹システムや会計システムなどとの連携性の有無によって、導入後の運用効率やデータ活用の範囲が大きく変わります。

既存システムと連携できない、あるいは連携に大きなコストがかかる場合は、システム導入の効果が半減する可能性があります。例えば、基幹システムや会計システムと連携できない場合、二重入力の手間が発生し、業務効率化のメリットが半減します。

購買・調達管理システムを導入する際は、これらのシステムとの連携性を事前に確認し、スムーズなデータ連携と運用効率の向上を目指しましょう。

まとめ

購買・調達管理は企業の利益向上につながる重要なプロセスです。より効率的な購買・調達管理を実現するなら購買・調達管理システムの導入がおすすめです。

購買・調達管理システムの導入は、業務効率化、コスト削減、在庫の可視化、ヒューマンエラー防止などのメリットを生み、企業の競争力強化に直結します。自社の課題や予算に応じて最適なシステムを選定し、スムーズな購買・調達プロセスを実現しましょう。

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見積依頼や回収、比較などをワンストップで管理できるため、特に調達担当者の煩雑な業務に費やしていた時間を大幅に削減します。また、属人化している社内のさまざまな業務を迅速かつ効率的に行えるため、円滑な購買・調達管理を実現します。

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