見積DXとは？課題やメリット・おすすめシステム3選

製造業の調達部門では、複数のサプライヤーへの見積依頼や価格交渉、承認プロセスなど、業務範囲が多岐にわたります。

さらに、ベテラン社員の退職や若手人材の定着率低下により、見積業務の属人化は深刻な問題となっています。Excel主体の従来の見積管理では、度重なる修正や転記作業、過去データの検索に時間を取られ、より日々の業務に支障をきたすケースも少なくありません。

こうした課題に対し、見積管理や取得業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）化が有効な解決策として注目されています。見積DXを導入することで、過去データの効率的な活用が可能となり、業務効率の大幅な改善と見積精度の向上が期待できます。

しかし、見積DXの導入を成功させるためには、自社の業務フローに適したシステムの選定や、段階的な導入計画の策定など、押さえるべきポイントが数多く存在します。この記事では、見積DXの基礎知識から具体的な導入メリット、システム選定の重要なポイントまでを解説します。

見積DXとは

見積DXとは、従来の人手による見積取得、管理業務をデジタル技術で効率化する取り組みです。従来の手書きやExcelベースの作業をシステムによる自動化へと移行し、紙の資料や個人のノウハウをデータベース化することで、効率的な業務環境を実現します。

見積DXの一例としては、図面の特徴から類似の過去案件を自動で検索し、発注実績や材料費などの実績データを参照できます。

また、AIによる最適単価の算出や見積傾向の分析により、誰でも妥当な査定が可能になったり、蓄積されたデータから顧客ニーズを可視化できたりと、製造業における業務効率化を向上できるでしょう。

見積業務の現状と課題

製造業の見積取得、管理業務において、多くの企業が直面している課題は業務の属人化です。ベテラン社員の経験や知識に依存する業務体制では、担当者不在時の対応が困難となり、若手社員への技術継承も滞りがちです。

また見積依頼から査定までの一連の業務において、サプライヤーの選定や、複数の見積書の比較・分析に多大な時間を要します。従来のExcelを使用した見積書管理は、作業に多大な時間を要するだけでなく、過去データの検索や参照に手間がかかっていました。

さらにデータ管理の面でも、見積履歴の一元管理が適切に行えず、部品単価や仕様変更の反映が遅れがちになります。各部門間での情報共有もスムーズに進まないのが現状です。

見積DXを推進するメリット

見積DXを導入することで、業務の時間を短縮できたり、価格のブレを防げたりといったメリットがあります。この章では見積DXを導入するメリットを2つ紹介します。

スピーディーな見積、査定業務が実現する

見積DXの導入は、見積業務を大幅に効率化し、作業時間を劇的に短縮させます。

AIが過去の見積データや類似案件、取引実績を自動で分析・提案することで、ベテラン社員の経験や勘に頼ることなく、誰でも迅速で正確な業務が可能です。過去の実績や関連資料が自動で紐付けられるため、情報収集にかかる時間を大幅に削減できます。

結果、人為的なミスを防ぎながら、迅速な顧客対応と適正な利益確保を両立できます。

価格ブレを防げる

見積DXでは、過去の見積データを一元管理・分析することで、価格ブレを防ぐことができます。従来の業務では、担当者によって金額が大きく異なり、同一サプライヤーへの発注でも価格ブレが発生していました。

しかし、見積DXを導入することで過去の取引実績を分析したり、取引先ごとの過去の履歴を活用することで、適正価格での見積を可能にします。

ベテランの経験や勘に頼ることなく、一貫性のある査定が可能になるため、サプライヤーとの価格交渉も円滑に進められるようになります。

見積DXを実現するツールを選定するポイント

見積DXを導入するにあたり、ツール選定は業務効率化を実現する重要なポイントです。この章では見積DXを実現するツール選定のポイントを解説します。

業務効率を向上できるツールなのか慎重に検討する

見積システムの選定では、実際の業務効率の向上が最も重要なポイントとなります。一見便利そうに見えるシステムでも、導入後に業務効率が低下するケースがあるため、慎重な検討が必要です。

特に注意が必要なのは、データの手入力が頻繁に必要なシステムや自動化率の低いシステム、過去の見積データを十分に活用できないシステムです。また、カスタマイズに制限があり、自社の業務フローに合わせられないシステムも避けるべきでしょう。

そのため、システム選定時には必ず無料トライアルや操作デモを活用することをおすすめします。また、自社の業務に合わせた設定が可能か、トライアル期間中にしっかりと検証しましょう。

クラウド型かオンプレミス型かを確認する

見積システムを選定する際は、クラウド型とオンプレミス型の特徴を理解し、自社に適した方式を選択することが重要です。

クラウド型は24時間365日の監視体制や、最新のセキュリティ含め、業界のベストプラクティスを取り入れた機能アップデートが自動適用されるのが一般的です。初期投資をおさえやすいというメリットもあります。

オンプレミス型は、クローズドな環境で、自社にあわせてカスタマイズしながらデータベースを構築できるのが利点です。ただし、初期費用が高額になりやすいのに加えて、サーバー維持費や保守メンテナンス費用、アップデートのための技術者の人件費などの定常的なコストも必要となります。また、独自のカスタマイズが進みすぎるとガラパゴス化し、業界標準から乖離してレガシーシステム化するリスクがあります。

クラウド型かオンプレミス型かは双方のメリット・デメリットを押さえたうえで選ぶ必要はありますが、もし決めかねる場合はトータルで使い勝手が良いクラウド型を検討することをおすすめします。

まとめ

見積DXは、製造業の競争力を高める重要な取り組みです。導入効果を最大限に引き出すためには、まず自社の課題を明確にすることが大切です。特に、業務の属人化や部門間の情報共有における問題点を洗い出し、優先的に解決すべき課題を特定しましょう。

システム選定では、自社の課題解決に必要な機能が備わっているか、既存システムとスムーズに連携できるか、そして導入後のサポート体制は十分かという点を重視することをおすすめします。

具体的なソリューションとして、CADDi Quote（キャディ クオート）がおすすめです。AIによる自動解析機能や相見積り先の自動提案、実績価格の表示など、業務に必要な機能が充実しています。さらに、サプライヤーへの一括見積依頼や比較表の自動生成も可能で、過去の見積データを資産として蓄積できます。

これらの機能により、手作業による負担を大幅に削減し、見積業務の効率化を実現できます。特に属人化に悩む企業様には、ぜひ導入をご検討ください。

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