製造業における紙図面の効率的な保管方法は？システム導入のメリットも紹介

図面の保管方法は法律で決められている

図面は企業の重要な資産であり、適切に保管することが法律や業務効率の観点から求められます。特に製造業では、製造物責任法（PL法）に基づいた保管が必要です。

製造物責任法（PL法）とは

製造物責任法（PL法）は、製品の欠陥によって、消費者の身体や財産に損害を与えた場合に、製造業者が責任を負うことを義務付けた法律です。この法律により、企業は製品の品質管理だけでなく、製造過程に関連する記録を適切に保管する必要があります。

特に設計図や仕様書といった図面は、欠陥が発生した際の原因追求や責任範囲の明確化において重要な役割を果たします。万が一のトラブル発生時に迅速かつ的確な対応をするためにも、図面の保管は企業のリスク管理の要と言えるでしょう。

図面の適切な保管期間は10年

PL法によれば、消費者が製造業に対して損害賠償請求できる期間は、製品の引き渡しから10年間とされています。

ただし、国際市場に製品を展開している場合には、各国の法規制に準じた保管期間を確認することが欠かせません。

例えば日本では消滅時効期間（損害賠償できる期間）が「製造物を引き渡した時から10年」なのに対し、EUでは「製品が流通過程に置かれた日から10年」と定められています。

紙の図面を効率的に保管する方法

紙図面の保管は、ただ収納するだけではなく、効率的に管理する仕組みを構築することが重要です。

分類してラベル付けする

図面は用途や種類に応じて整理し、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておきましょう。「設計図」「施工図」「完成図」のように種類ごとに分類し、さらにプロジェクト名や顧客名ごとに細分化すると効果的です。

そのうえで、各図面にわかりやすいラベルを付けることで、一目で必要な図面がわかるようになるでしょう。ラベルには色分けや番号を活用すると、視覚的な効果でさらに効率が上がります。

保管ツールを活用する

大きな紙図面は、平置きできる専用のキャビネットや収納棚を活用すると良いでしょう。頻繁に使う図面は、吊り下げファイルやスリーブに収納し、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておきます。

また、長期保管用には防湿・防虫効果のある収納ボックスを使用することで、劣化や損傷を防ぐことも可能です。保管ツールを用途に応じて使い分けることで、保管スペースの効率化も図れます。

図面の目録を作成する

紙図面の目録を作成し、どの図面がどこに保管されているかを明確にすることが重要です。ExcelやGoogleスプレッドシートなどのデジタルツールを活用し、図面の番号、プロジェクト名、作成日、保管場所などの情報をリスト化すると、検索性が飛躍的に向上します。

また、定期的に目録を更新し、最新の状態を保つことで、誰が見ても簡単に必要な図面を見つけられる状態を維持できるでしょう。

紙の図面劣化を防ぐ保管方法

紙図面の劣化を防ぐには、保管環境を正しく整え、劣化を防ぐための収納用品を活用することが重要です。以下では、劣化防止のための具体的な方法を詳しく説明します。

温度や湿度など適切な保管環境を整備する

紙図面は、温度変化が激しい環境や高温多湿の場所に保管すると、劣化しやすくなります。

特に湿気が多いとカビや細菌が発生する可能性があり、乾燥しすぎると紙が脆くなるリスクがあります。保管場所の湿度は40～60％程度に保ち、換気をしっかりと行うことで安定した環境を維持できます。

また、直射日光が当たる場所では、図面の退色や変色が起こりやすくなります。こうした影響を防ぐためには、保管場所を変えるか、遮光性のあるカバーや保管箱を使用することが有効です。

劣化を防ぐための収納用品を活用する

紙図面の劣化を防ぐためには、適切な収納用品の活用が不可欠です。頻繁に使用する図面については、ホルダーやスリーブなどを利用し、図面の保護と取り出しやすさを意識しましょう。スリーブは図面を個別に保護でき、移動中や頻繁な取り扱い時にも安心です。また、サイズに合わせたホルダーやキャビネットを使用することで、折れや傷つきを防げます。

一方で、長期保管を目的とした図面については、防湿・防虫効果のある保管箱を選びましょう。さらに、防湿剤や乾燥剤を併用することで、保管環境をさらに向上できます。

紙図面保管のよくある課題

紙の図面は、その物理的な特性からさまざまな課題を抱えがちです。保管場所の確保やセキュリティ面のリスクなどは、日々の業務に潜む非効率な原因となり、放置することでさらなる問題を引き起こす可能性があります。

保管場所の確保が難しい

限られたオフィススペースの中で、図面が占める割合が増加すると、他の業務スペースが圧迫されてしまいます。特に、長期間の保管が義務付けられている図面も多く、その量は年々増加する一方です。

この問題は、単に場所が足りなくなるという物理的な側面だけではありません。新たな保管場所を確保するために賃料が発生したり、外部倉庫を利用したりすることで、コストが増加することも考えられます。加えて、保管場所が分散してしまうと、必要な図面を探す手間が増え、結果として業務効率の低下を招くことも少なくありません。

このように、保管場所の問題は、コスト増や業務効率の低下といった経営課題にも直結します。そのため、紙図面の効率的な保管方法やデジタル化の検討は、多くの企業にとって喫緊の課題といえるでしょう。

非効率な保管により業務効率が低下する

企業にとって図面は重要な資産です。しかし保管方法が非効率だと、業務にさまざまな悪影響を及ぼします。例えば、保管場所が整理されていないと、必要な図面を探すのに時間がかかります。また、膨大な紙の図面を保管するためには、広いスペースが必要になるでしょう。

担当者が図面を探すことに多くの時間を費やすことで、本来の業務に支障をきたすケースも考えられます。必要な図面がすぐに見つからないことは、プロジェクトの遅延や顧客対応の遅れにもつながりかねません。このように非効率な図面保管は、業務効率の低下を引き起こします。

セキュリティ面のリスクがある

紙の図面は、セキュリティ面でのリスクが避けられません。特に、機密情報を含む図面が外部に流出した場合、企業にとって深刻なダメージとなる可能性があります。

具体的なリスクとして、「不正な持ち出し」が挙げられます。悪意のある第三者や内部関係者によって、図面が不正に持ち出される可能性は否定できません。

また、保管場所のセキュリティが不十分な場合、「盗難」のリスクに遭う可能性も考えられます。さらに、「情報漏洩」のリスクも無視できません。図面のコピーや写真撮影などにより、意図せず情報が外部に漏洩する恐れもあるでしょう。

これらのリスクを軽減するためには、図面の保管場所へのアクセス制限の徹底、施錠管理、持ち出しルールの策定、社員へのセキュリティ教育が不可欠です。

紛失する恐れがある

紙図面は、ヒューマンエラーによる紛失の恐れがあります。例えば、持ち出し後の置き忘れや誤った場所へのファイリング、誤って破棄してしまうなどが考えられます。また、火災や水害、地震など、災害による紛失の可能性もあるでしょう。

一度紛失した紙図面を完全に復元することは困難です。そのため、日頃から整理整頓を徹底し、持ち出しルールを明確化するなど、紛失を防ぐための対策が不可欠です。

紙の図面は劣化する恐れがある

紙の図面は、時間が経つにつれて劣化しやすく、変色や破損、文字が判別できなくなるといった問題が発生します。

特に高温多湿の場所や直射日光が当たる環境では、紙の傷みが早まり、インクの退色や滲み、カビの発生につながることもあるでしょう。このような不適切な環境での図面保管は、寸法や指示が読み取れなくなり、作業ミスや手戻りを引き起こすリスクが高まります。正確な情報を維持するためにも、適切な保管環境を整えることが重要です。

図面保管にシステム導入がおすすめな理由

紙図面による保管方法には限界があります。保管スペースの確保が困難になり、検索性の低さから業務効率が著しく低下したり、劣化・紛失・セキュリティといったリスクも避けられません。

これらの根本的な課題を解決する最も効果的な方法が、図面管理システムの導入です。デジタル化によって物理的な制約から解放され、AI技術を活用した高度な検索機能により、従来とは比較にならないレベルの効率化を実現できます。

実際に導入企業では図面探索時間の90%以上削減といった劇的な改善効果が報告されており、もはや競争力維持に欠かせない基盤技術となっています。

必要な図面をすぐ探せる

紙ベースの管理では、膨大な図面から目的のものを探し出すのに時間と労力を要し、業務の遅延や非効率に繋がることがありました。

図面管理システムでは、ファイル名や番号検索などの基本機能に加え、「部品名」「材質」「作成日」「担当者名」など、さまざまな条件での詳細検索が可能です。

AI活用を備えたシステムでは、形状検索機能により、検索対象の図面に類似した形状を持つ図面を自動的に検出できます。

この技術により過去の設計資産を効率的に活用でき、類似部品の流用や改良設計が格段にスムーズになるため、業務の効率化に直結します。

保管スペースを削減できる

大量の図面を物理保管する場合、専用の保管庫やスペースが必要となり、オフィススペースを圧迫するだけでなく、賃料や管理コストの増加にも繋がります。

図面管理システムを活用すれば、すべての図面を外付けHDDやクラウドストレージにデジタル保存できるため、物理的なスペースは一切不要です。空いたスペースを他の業務エリアや会議室として有効活用でき、より効率的なオフィス環境の構築が可能になります。

リスク管理を向上できる

図面は企業の重要な知的財産であり、適切な管理体制の構築が不可欠です。図面管理システムでは、ユーザーごとの詳細なアクセス制限設定により、機密情報の不正閲覧や改ざんを確実に防止できます。

また、自動バックアップ機能やクラウド環境での冗長化により、火災・地震などの災害時でもデータ損失リスクを大幅に軽減。さらに操作履歴の記録機能により、誰がいつどの図面にアクセスしたかを完全に追跡できるため、万が一の情報漏洩時にも迅速な原因究明と対策が可能です。

図面保管・活用の課題を解決した企業事例

図面管理・活用のためシステムを導入した企業では、どのような効果を実感しているのでしょうか。ここでは、CADDi Drawerを導入し、図面保管や検索業務の課題を解決した企業の具体的な事例をご紹介します。

草の根DXによる活人化と組織変革｜ヤンマーホールディングス株式会社様

アグリ事業、マリン事業、エネルギーシステム事業、建機事業等を展開するヤンマーホールディングス株式会社（1912年創業、連結売上高1兆814億円、従業員21,553名）では、蓄積された過去図面やデータを有効活用できずに、コストや工数に関する課題を抱えていました。

図面検索に時間がかかることで本質的な業務に時間を充てられず、人材育成にも時間が必要なことから属人化が進んでいる状況でした。さらに、BOMやPDM、ERP、品質情報管理システムなどが個別最適化されてサイロ化しており、データ統合による最適なQCD実現が喫緊の課題となっていたのです。

同社が選択したのは「草の根DX」というボトムアップ型のアプローチです。現場のユーザー自らがデジタルツールを活用できることを目指し、総勢50名の組織でCADDi Drawerを約半年間にわたって徹底検証しました。KPIやマイルストーンを明確に設定し、ROI100%以上の効果を確認してから本格導入に踏み切ったのです。

この取り組みにより、図面検索に必要な時間を削減することで、生まれた工数を高付加価値業務や育成に充てる「活人化」を実現することができました。類似検索によってコストと紐づいたサイズ違いの検索が可能となり、重量とコストの関係性分析や想定コストとのずれ検証を効率的に行えるようになっています。何より、モチベーションの高い若手が主体的に改善に取り組む前向きな雰囲気が組織全体に広がっていることが大きな成果です。

導入後の主な成果

• 活人化の実現：高付加価値業務や育成に工数をシフト
• 属人化解消：若手の主体的な改善取り組みを促進
• 分析効率化：コストと重量の関係性分析を短時間で実現
• 組織活性化：部門間の壁を取り払う共通言語として機能

参考：ヤンマーホールディングス株式会社様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi

数時間の図面探索業務が数秒に短縮、生産的業務へ時間投入を実現｜株式会社荏原製作所様

ポンプ、コンプレッサ、タービン、送風機、半導体製造装置等の開発・設計・製造・販売を展開する株式会社荏原製作所（1920年設立、連結売上高6,032億円、従業員18,372名）では、受注急増に伴い調達業務に時間がかかり、納期遅延が発生していました。

特に課題となっていたのが図面検索業務で、適切なサプライヤーを選定するために必要な類似図面やその発注実績を探すのに長時間を要していたのです。このような状況では十分な検証ができないまま発注をかけてしまうことも少なくありませんでした。

CADDi Drawerの導入により、独自のアルゴリズムによる類似図面検索と、図面と関連するサプライヤー・金額情報の同時表示が可能になりました。これまで数時間かかっていた図面を探す作業が数秒でできるようになり、生まれた時間を原価企画やサプライヤー開拓など、本質的で生産的な業務に使えるようになりました。

導入後の主な成果

• 図面検索時間：数時間から数秒へ大幅短縮
• 業務効率化：生産的な業務への時間投入が可能に
• 意思決定向上：適切なサプライヤー選定と価格検証の迅速化
• コスト最適化：過去の発注実績に基づく効果的な価格比較

参考：株式会社荏原製作所様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi

属人化を解消し継続的に結果を出す仕組みを構築｜川崎重工業株式会社様

産業用ロボットのパイオニアである川崎重工業株式会社の精密機械・ロボットカンパニー（売上規模2,526億円、従業員38,254人）では、事業拡大に伴って各種業務の属人化が顕在化していました。増加する業務量に忙殺され、知見の型化・作業標準化が進まず、業務レベルにバラつきが発生していたのです。

過去には膨大な量の図面を人力でデータベース化し、部品種毎に価格の妥当性を判断できるシステムを内製で構築しましたが、運用面での難しさもあり持続的な効果が得られませんでした。CADDi Drawerでは「図面データの資産化ができる」点に魅力を感じ、実際の図面を使ったトライアルを経て導入を決定しました。

導入後は過去の類似案件や購入実績を短時間で探すことができるようになり、属人化していた個々人のノウハウを他の人が活用できる情報資産化の礎を築くことができました。業務遂行の中で自然と情報が蓄積されていく仕組みにより、迫りくる事業拡大にも対応し得る態勢を整えています。

導入後の主な成果

• 属人化解消：個人のノウハウが組織全体で活用可能に
• 業務標準化：継続的に使用できる仕組みの構築
• 事業拡大対応：自然な情報蓄積により組織の成長に対応
• 導入速度向上：従来の半分以下の期間での導入を実現

参考：川崎重工業株式会社様｜製造業AIデータプラットフォームCADDi

まとめ

製造業における紙図面の保管は、製造物責任法により10年間の保管義務が定められているため、適切な管理体制の構築が不可欠です。しかし、紙図面による保管には多くの課題が存在します。

物理的な課題として、保管スペースの確保困難、劣化・紛失リスク、災害時の損失リスクが挙げられます。また業務効率面では、膨大な図面から必要なものを探し出すのに時間がかかり、本来の設計業務に十分な時間を充てられない状況が生まれています。さらにセキュリティ面でも、不正持ち出しや情報漏洩のリスクが常に伴います。

これらの根本的な課題を解決する最も効果的な方法が、図面管理・検索・活用ができるシステムの導入です。デジタル化により物理的制約から解放され、AI技術を活用した高度な検索機能で従来とは比較にならない効率化を実現できます。実際の導入企業では図面探索時間の90%以上削減といった劇的な改善効果が報告されており、競争力維持に欠かせない基盤技術となっています。

適切な保管環境の整備は重要ですが、真の業務効率化と将来性を考えるなら、システム導入による図面のデジタル化が必要不可欠といえるでしょう。