製造業における紙図面の効率的な保管方法は？システム導入のメリットも紹介

図面の保管方法は法律で決められている

図面は企業の重要な資産であり、適切に保管することが法律や業務効率の観点から求められます。特に製造業では、製造物責任法（PL法）に基づいた保管が必要です。

製造物責任法（PL法）とは

製造物責任法（PL法）は、製品のに欠陥によって、消費者の身体や財産に損害を与えた場合に、製造業者が責任を負うことを義務付けた法律です。この法律により、企業は製品の品質管理だけでなく、製造過程に関連する記録を適切に保管する必要があります。

特に設計図や仕様書といった図面は、欠陥が発生した際の原因追求や責任範囲の明確化において重要な役割を果たします。万が一のトラブル発生時に迅速かつ的確な対応をするためにも、図面の保管は企業のリスク管理の要と言えるでしょう。

図面の適切な保管期間は10年

PL法によれば、消費者が製造業に対して損害賠償請求できる期間は、製品の引き渡しから10年間とされています。

ただし、国際市場に製品を展開している場合には、各国の法規制に準じた保管期間を確認することが欠かせません。

例えば日本では消滅時効期間（損害賠償できる期間）が「製造物を引き渡した時から10年」なのに対し、EUでは「製品が流通過程に置かれた日から10年」と定められています。

紙の図面を効率的に保管する方法

紙図面の保管は、ただ収納するだけではなく、効率的に管理する仕組みを構築することが重要です。

分類してラベル付する

図面は用途や種類に応じて整理し、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておきましょう。「設計図」「施工図」「完成図」のように種類ごとに分類し、さらにプロジェクト名や顧客名ごとに細分化すると効果的です。

そのうえで、各図面にわかりやすいラベルを付けることで、一目で必要な図面がわかるようになるでしょう。ラベルには色分けや番号を活用すると、視覚的な効果でさらに効率が上がります。

保管ツールを活用する

大きな紙図面は、平置きできる専用のキャビネットや収納棚を活用すると良いでしょう。頻繁に使う図面は、吊り下げファイルやスリーブに収納し、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておきます。

また、長期保管用には防湿・防虫効果のある収納ボックスを使用することで、劣化や損傷を防ぐことも可能です。保管ツールを用途に応じて使い分けることで、保管スペースの効率化も図れます。

図面の目録を作成する

紙図面の目録を作成し、どの図面がどこに保管されているかを明確にすることが重要です。ExcelやGoogleスプレッドシートなどのデジタルツールを活用し、図面の番号、プロジェクト名、作成日、保管場所などの情報をリスト化すると、検索性が飛躍的に向上します。

また、定期的に目録を更新し、最新の状態を保つことで、誰が見ても簡単に必要な図面を見つけられる状態を維持できるでしょう。

紙の図面劣化を防ぐ保管方法

紙図面の劣化を防ぐには、保管環境を正しく整え、劣化を防ぐための収納用品を活用することが重要です。以下では、劣化防止のための具体的な方法を詳しく説明します。

温度や湿度など適切な保管環境を整備する

紙図面は、温度変化が激しい環境や高温多湿の場所に保管すると、劣化しやすくなります。

特に湿気が多いとカビや細菌が発生する可能性があり、乾燥しすぎると紙が脆くなるリスクがあります。保管場所の湿度は40～60％程度に保ち、換気をしっかりと行うことで安定した環境を維持できます。

また、直射日光が当たる場所では、図面の退色や変色が起こりやすくなります。こうした影響を防ぐためには、保管場所を変えるか、遮光性のあるカバーや保管箱を使用することが有効です。

劣化を防ぐための収納用品を活用する

紙図面の劣化を防ぐためには、適切な収納用品の活用が不可欠です。頻繁に使用する図面については、ホルダーやスリーブなどを利用し、図面の保護と取り出しやすさを意識しましょう。スリーブは図面を個別に保護でき、移動中や頻繁な取り扱い時にも安心です。また、サイズに合わせたホルダーやキャビネットを使用することで、折れや傷つきを防げます。

一方で、長期保管を目的とした図面については、防湿・防虫効果のある保管箱を選びましょう。さらに、防湿剤や乾燥剤を併用することで、保管環境をさらに向上できます。

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紙図面保管のよくある課題

紙の図面は、その物理的な特性からさまざまな課題を抱えがちです。保管場所の確保やセキュリティ面のリスクなどは、日々の業務に潜む非効率な原因となり、放置することでさらなる問題を引き起こす可能性があります。

保管場所の確保が難しい

限られたオフィススペースの中で、図面が占める割合が増加すると、他の業務スペースが圧迫されてしまいます。特に、長期間の保管が義務付けられている図面も多く、その量は年々増加する一方です。

この問題は、単に場所が足りなくなるという物理的な側面だけではありません。新たな保管場所を確保するために賃料が発生したり、外部倉庫を利用したりすることで、コストが増加することも考えられます。加えて、保管場所が分散してしまうと、必要な図面を探す手間が増え、結果として業務効率の低下を招くことも少なくありません。

このように、保管場所の問題は、コスト増や業務効率の低下といった経営課題にも直結します。そのため、紙図面の効率的な保管方法やデジタル化の検討は、多くの企業にとって喫緊の課題といえるでしょう。

非効率な保管により業務効率が低下する

企業にとって図面は重要な資産です。しかし保管方法が非効率だと、業務にさまざまな悪影響を及ぼします。例えば、保管場所が整理されていないと、必要な図面を探すのに時間がかかります。また、膨大な紙の図面を保管するためには、広いスペースが必要になるでしょう。

担当者が図面を探すことに多くの時間を費やすことで、本来の業務に支障をきたすケースも考えられます。必要な図面がすぐに見つからないことは、プロジェクトの遅延や顧客対応の遅れにもつながりかねません。このように非効率な図面保管は、業務効率の低下を引き起こします。

セキュリティ面のリスクがある

紙の図面は、セキュリティ面でのリスクが避けられません。特に、機密情報を含む図面が外部に流出した場合、企業にとって深刻なダメージとなる可能性があります。

具体的なリスクとして、「不正な持ち出し」が挙げられます。悪意のある第三者や内部関係者によって、図面が不正に持ち出される可能性は否定できません。

また、保管場所のセキュリティが不十分な場合、「盗難」のリスクに遭う可能性も考えられます。さらに、「情報漏洩」のリスクも無視できません。図面のコピーや写真撮影などにより、意図せず情報が外部に漏洩する恐れもあるでしょう。

これらのリスクを軽減するためには、図面の保管場所へのアクセス制限の徹底、施錠管理、持ち出しルールの策定、社員へのセキュリティ教育が不可欠です。

紛失する恐れがある

紙図面は、ヒューマンエラーによる紛失の恐れがあります。例えば、持ち出し後の置き忘れや誤った場所へのファイリング、誤って破棄してしまうなどが考えられます。また、火災や水害、地震など、災害による紛失の可能性もあるでしょう。

一度紛失した紙図面を完全に復元することは困難です。そのため、日頃から整理整頓を徹底し、持ち出しルールを明確化するなど、紛失を防ぐための対策が不可欠です。

紙の図面は劣化する恐れがある

紙の図面は、時間が経つにつれて劣化しやすく、変色や破損、文字が判別できなくなるといった問題が発生します。

特に高温多湿の場所や直射日光が当たる環境では、紙の傷みが早まり、インクの退色や滲み、カビの発生につながることもあるでしょう。このような不適切な環境での図面保管は、寸法や指示が読み取れなくなり、作業ミスや手戻りを引き起こすリスクが高まります。正確な情報を維持するためにも、適切な保管環境を整えることが重要です。

図面保管にはシステム導入がおすすめ

紙図面の保管には、スペース確保や検索性の低さ、劣化・紛失リスクなど、多くの課題がつきものです。これらの課題を根本から解決し、図面管理を効率化する有効な手段として、図面管理システムの導入が挙げられます。

システムを導入することで、検索性の向上、保管スペースの削減、セキュリティ強化、劣化・紛失リスクの低減といったメリットが期待できます。

紙図面の管理に限界を感じている、またさらなる業務効率化を目指したい企業にとって、図面管理システムの導入は検討すべき重要な選択肢といえるでしょう。

図面管理システムを活用するメリット

図面管理システムの導入は、業務効率化やコスト削減、リスク管理の向上など、多くのメリットをもたらします。従来の紙ベースでの図面管理に比べて、検索性や保管スペースの問題が大幅に改善されるだけでなく、企業のリスクマネジメントを強化することが可能です。

必要な図面をすぐ探せる

紙ベースの管理では、膨大な図面から目的のものを探し出すのに時間と労力を要し、業務の遅延や非効率につながることがありました。

一方、図面管理システムでは、ファイル名や番号検索などの機能を活用することで、必要な図面をすぐに見つけられます。

「CADDi Drawer（キャディドロワー）」のようなシステムを利用すれば、「部品名」「材質」「作成日」「担当者名」など、さまざまな条件での検索が可能です。さらに、AIを活用した形状検索機能を使えば、検索対象の図面に類似した形状を持つ図面を自動的に見つけ出せるでしょう。過去の設計資産を効率的に活用することが可能となり、業務の効率化に直結します。

保管スペースを削減できる

大量の図面を保管する場合には、専用の保管庫やスペースが必要です。これは、オフィススペースを圧迫するだけでなく、保管にかかるコストの増加にもつながります。

図面管理システムを活用すれば、図面を外付けHDDやクラウドストレージに保存できるため、物理的なスペースを用意する必要がありません。

オフィススペースを有効活用できるため、効率的な働き方を支援する環境作りにも役立つでしょう。

リスク管理を向上できる

図面は企業にとって重要な資産であり、適切に管理することが求められます。図面管理システムを導入することで、さまざまなリスクを効果的に軽減することが可能です。

例えばアクセス制限を設けることで、不正な閲覧や改ざんを防げます。また、バックアップ体制を整備することで、災害やデータ損失に対する対策も万全になるでしょう。

このような機能により、図面の安全性を確保しながら、業務効率化やコスト削減を実現できるのが図面管理システムの魅力です。

まとめ

紙図面の保管は劣化や紛失リスクがあり、適切な保管環境の整備が必要です。このような紙図面の管理を効率化するには、システム活用が効果的ですが、まずは過去のデータ基盤を整えることが必須です。いくらシステム導入をしても、構造化されたデータがない状態では、システム活用ができないからです。

しかし、製造業AIデータプラットフォームCADDi Drawerなら、手書きを含めた図面の文字や形状を自動解析できるため、データの構造化が可能です。

▼図面自動解析機能のイメージ

登録した図面内のテキスト情報（部品名 / 材質 / サプライヤー等）をデータ化できる

また、データ化して蓄積した過去の膨大な図面の中から瞬時に類似図面を検索できます。そのため、類似図面を探す手間や時間が大幅に削減でき、図面管理業務を効率化できます。

▼検索元図面の情報をもとに、登録図面全体から類似する図面を検索できるイメージ

 

さらに、CADDi Drawerは登録した図面と過去の発注実績が自動で紐づけられ、情報の一元管理が可能です。類似図面と同時にサプライヤーや金額情報など過去のデータも数秒で検索できます。

▼発注実績と図面情報を紐付けて、発注情報をシステム上で管理する機能のイメージ

 

導入企業様の満足度は96%で、「図面を探す仕事にかかる時間が95％以上減少した」といった声も上がっています。

図面管理業務の効率化にCADDi Drawerをぜひお試しください。

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