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納期管理とは?調達業務の遅延を防ぐ6つのポイントを解説

サプライヤーとの連携、予期せぬトラブルなど、さまざまな要因が納期遅延を引き起こし、企業の損失につながるケースは少なくありません。 しかし、的確な6つのポイントを押さえることで、納期遅延を未然に防ぎ、安定した調達を実現できるのです。

この記事では、調達業務における納期管理の重要性と、遅延を防ぐための具体的な6つのポイントを徹底解説します。納期遅延の根本原因を理解し、最適なシステムを導入することで、効率的な調達を実現できます。貴社の調達体制を強化するための具体的な一歩を踏み出しましょう。

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納期管理とは?

納期管理とは、製品・サービスを期日通りに提供するため、受注から納品までの全工程を進捗管理する取り組みです。

顧客への納品、サプライヤーからの調達、社内の業務進行など、あらゆる場面で納期を守ることが求められます。納期管理を徹底することで、企業は顧客満足度の向上と安定した事業運営を実現できます。

納期の種類

製造業における納期は、大きく以下の3つに分類されます。

  • 顧客への納期
  • サプライヤーへの調達納期
  • 社内業務における納期

顧客への納期は、受注を受けてから製品を発送する期日をいいます。スケジュール管理と未完了の受注残管理が重要です。顧客との約束を守ることで、信頼関係の構築につながります。

また、サプライヤーへの調達納期は、部品や材料の調達における納期です。社内業務でも、プロジェクト進行や資料作成などさまざまな業務に納期が存在します。

どの納期においても、円滑な情報共有と遅延防止策を携えて、納期厳守することが重要です。

納期管理の重要性

約束した期日に製品を納入することは、取引先との信頼関係構築の基本です。例えば、設計や数量の変更情報が遅れると、サプライヤーの生産調整にも遅延が発生します。また、社内業務の遅れは、製造スケジュール全体に影響が及びます。

最終的には、取引先の出荷スケジュールや生産計画を混乱させ、信頼関係を損なう原因となるでしょう。このような事態に陥らないためにも、適切な納期管理が重要なのです。

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調達業務の納期遅延が発生する原因

納期管理は、さまざまな要因が複雑に絡み合うため、多くの企業にとって頭を悩ませるポイントとなっています。

原材料の遅延による調達の遅れ

世界的な感染症の拡大など、さまざまな要因により、原材料の調達遅延が発生する場合があります。調達における納期遅延は、サプライチェーン全体に波及する深刻な問題です。

調達の軽微な遅延であっても、後工程に影響を及ぼし、最終的には大きな損失につながる可能性があります。

調達部門は常に納期遵守を意識し、日頃からサプライヤーとの密なコミュニケーションを図ることが重要です。また、代替材料の検討、在庫の確保など、遅延リスクを最小限に抑える努力が必要です。万が一、遅延が発生した場合のために、適切な対策を立てておきましょう。

コミュニケーション不足による計画の不備

調達業務において計画の不備とは、社内での情報共有ができていなかったり、取引時に先方への聞き取りが不足したりすることです。

例えば、取引先の生産能力を把握せずに過大な発注をしてしまうと、取引先が対応できずに納期が遅れてしまう可能性があります。

このような事態を避けるためには、事前の綿密な計画と関係各所への情報伝達が重要です。取引先の選定時には、実績や評判だけでなく、生産能力や技術力、品質管理体制などをしっかりと確認しましょう。

社内では情報共有システムを整備し、設計変更や仕様変更、日程変更などの情報を迅速かつ確実に調達担当者に伝える仕組み作りが必要です。

人員不足によるタスク処理の困難化

発注業務や在庫管理、工程管理など、調達業務にはさまざまなタスクが存在します。しかし、人員不足に陥ると、これらのタスクを適切に処理することが困難になります。

例えば、人員不足による業務負担の増加により、部品の発注を誤ったり、在庫状況の把握がおろそかになったりすることがあるでしょう。人員の余裕がない状態では、突発的なトラブルへの対応も難しくなり、納期遅延の原因となります。

予期せぬトラブルによる遅れ

設計変更や仕様変更は、既に発注済みの部品や材料の変更を余儀なくするため、納期に直接影響します。また、社内システムの障害は、情報伝達や在庫管理を滞らせたり、生産ラインの停止を招いたりする恐れがあります。

サプライヤー側でも、同様のトラブルが発生する可能性があるでしょう。サプライヤーのシステム障害や機械故障、人的ミスなどは、部品や材料の供給に遅れを生じさせ、最終製品の納期に影響を与えます。

このような予期せぬトラブルによる遅延を防ぐためには、リスク管理を徹底し対応策を事前に準備しておくことが重要です。

調達業務の納期管理を効率化する6つのポイント

納期管理は、製品の品質向上・業務効率化・リスク対策など、経営判断に直接影響を及ぼす重要な要素です。

事前の計画立案とスケジュール作成

調達業務を滞りなく進めるためには、事前の計画立案とスケジュール作成が不可欠です。まずプロジェクト全体を把握し、必要な資材の種類や数量、納期を明確に洗い出しましょう。

この際、関係部署との綿密な連携が重要です。各部署のニーズを正確に把握し、共有することで、手戻りや遅延を予防できます。

次に、洗い出した資材をいつまでに、どの程度調達する必要があるのかを具体的に落とし込んだスケジュールを作成しましょう。このスケジュールは、プロジェクト全体の進捗に影響を与えるため、現実的で実行可能な計画にする必要があります。

スケジュール作成する際は、サプライヤーの選定や価格交渉、契約締結といった調達プロセス全体にかかる時間を正確に見積もる必要があります。また、予期せぬトラブルや遅延に備えて、バッファ期間を設けることも重要です。

適切なサプライヤー選定

サプライヤー選定を誤ると納期遅延や品質問題など、事業に大きな損失をもたらす可能性があります。

最適なサプライヤーを選ぶには、過去の納期遵守率、自社発注量に対応できる生産能力、円滑なコミュニケーション能力などを重視します。事前の調査や面談を通してこれらの要素を確認し、信頼できるパートナーを選びましょう。

情報共有の徹底

円滑な納期管理には、社内外との情報共有が不可欠です。情報共有を徹底することで、サプライヤーの状況を把握でき、遅延発生時の迅速な対応が可能となります。

バイヤー・サプライヤー間で、日ごろから綿密なコミュニケーションを取れる体制を構築することも重要です。両者に良好な関係性がなければ、積極的な協力体制の維持は難しくなります。

関係部署間でのリアルタイムな情報共有体制を構築したり、サプライヤーと定期的な進捗状況を共有したりすることで、問題発生時にも協力的な対応を得やすくなります。

リードタイムの短縮

リードタイムが長引くと、販売機会の損失や顧客満足度の低下など、ビジネスに悪影響を及ぼす可能性があります。リードタイムを短縮するためには、入庫・出荷作業の効率化を目指しましょう。倉庫内の整理整頓を徹底し、製品の所在を明確にすることで、検品や梱包にかかる時間を短縮できます。また、ハンディターミナルなどのツールを導入し、伝票処理をスムーズに行うことも効果的です。

次に、人員の増加や教育による技術力の向上も重要です。人員を増やすことで、作業を分担し、個々の負担を軽減できます。また、従業員の適性を見極め適切な配置を行うことも、効率的な作業に不可欠です。

さらに、使用しているツールを見直すことも有効です。古い機械やシステムは、作業効率を低下させる原因となります。最新のツールに更新することで、生産性を向上させ、リードタイムの短縮を実現できます。

リスク管理の徹底

リスク管理とは、起こりうる問題を事前に予測し、問題発生時の対応策をあらかじめ考えておくことです。調達業務においてリスク管理を徹底することで、納期遅延などのリスクを最小限に抑えられます。

例えばサプライヤーの倒産や自然災害、人的ミスなど、さまざまなリスクが想定されます。複数サプライヤーへの発注や災害対策への強化、社員教育の強化など、リスクに対する対応策を講じることが重要です。

納期管理システムの導入

納期管理の効率化・最適化を目指すには、システム導入を検討するのが有効です。納期管理システムとは、製品や原材料の受注から納品までの進捗状況を管理するためのシステムです。

主な機能としては、受注管理、生産計画、在庫管理、出荷管理などがあります。これらの機能を統合することで、納期遅延のリスクを低減し、顧客満足度を向上できます。

システムを導入することで、人員不足による業務負担の軽減やリードタイムの短縮を実現でき、データに基づく精度の高い納期管理が可能です。納期遵守率の向上や遅延リスクの軽減を期待できるでしょう。

まとめ

納期管理は、顧客満足度を高め、企業の信頼性を維持するために不可欠な業務です。調達業務の遅延を防ぐためには、事前の綿密な計画と情報共有、適切なサプライヤー選定、リードタイムの短縮などが大切です。

また、調達業務を時短化し、各工程の進行を早めるツールを導入することも重要です。例えば、図面管理・見積もりクラウドソフトCADDi Quote(キャディ クオート)では、過去の図面・発注情報の詳細を瞬時に検索でき、高性能AIによる見積もり先の自動選定などができるため、図面探しや見積もりにかかる時間を大きく削減可能です。

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また、以下画像のように、ソフト上で「見積依頼、回収、査定、比較」を一元管理できるので、進捗管理や比較表の作成といった業務の時間を削減することも可能です。

その他、CADDi Quoteには、以下のような特徴もあります。

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調達業務を時短化し、調達の遅延問題の解決に役立つCADDi Quoteの詳細については、以下資料をご覧ください。

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