調達業務とは？製造業における調達業務の現実とDX化について

現在、日本では原価や原材料の高騰が深刻な問題となりつつあり、調達コストの軽減を目標とする会社が増えています。調達業務は、仕事で必要な部品を適切な価格とタイミングで仕入れるためにも重要な仕事です。

 

この記事では、製造業における調達業務の基本やよくある課題、そしてDXの重要性についてわかりやすく解説します。調達業務の効率化と最適化を目指す企業に向けて、具体的なDX化のメリットと実践方法を詳しく紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

製造業における調達業務とは

調達業務とは、製品の製造に必要な原材料や部品、設備、サービスなどを外部から適切な価格と条件で調達することです。調達業務で仕入れる対象は次のように非常に幅広いです。

• 鉄やアルミニウム、銅などの原材料
• ボルトやナット、歯車、センサーなどの機械、電子的な部品
• ロボットや工作機械、コンベアシステムなどの機械
• 手袋や安全具、梱包材などの消耗品
• 物流、輸送、倉庫管理などのサービス
• 工場運営に必要な電力や水などのエネルギー

これらの仕入れ対象は、製造業の種類や製品によって異なりますが、いずれも製造業務における製品の品質やコストに直接影響を与える重要な要素です。

 調達業務のプロセス

調達業務におけるプロセスは、次のようになっています。

• 調達計画の策定
• サプライヤーの調査
• 入札と提案依頼（RFP/RFQ）の発行
• 提案の評価と選定
• 契約の締結
• 納品と検品

それぞれ、どのようなプロセスがあるのかについてご説明します。

 調達計画の策定

調達業務の第一歩は、製造計画に基づいて、必要な資材や部品、サービスの種類や数量、タイミングを決定することです。この調達計画の策定により効率的な調達を実現するための方針を立てられます。具体的には、次の3つのことを行います。

需要予測	市場の需要予測や生産計画に基づき、どの製品にどれだけの資材や部品が必要かを予測します。これにより、過剰な在庫や不足による生産遅延を防ぎます。
予算設定	調達コストを見積もり、予算を設定します。コスト効率を最大化するために、各アイテムの価格の目標設定を行います。
調達時期の設定	製造計画に合わせて、資材や部品が必要になる時期を設定します。これにより、適切なタイミングで資材を揃えます。

 

 サプライヤーの調査

次に、調達先となるサプライヤーを調査します。品質や価格、納期、信用度、過去の実績などを評価し、信頼できる候補をリストアップします。このステップでは、新規サプライヤーの探索や既存サプライヤーの再評価も行われます。具体的には、次のことを行います。

市場調査	可能なサプライヤーのリストを作成し、各サプライヤーの実績、信用度、品質管理システムなどを調査します。
評価基準の設定	価格、品質、納期、サービス、技術能力などの評価基準を設定し、これに基づいてサプライヤーを評価します。
訪問・監査	必要に応じて、サプライヤーの工場や設備を訪問し、実際の生産能力や品質管理の状況を確認します。

 

 入札と提案依頼（RFP/RFQ）の発行

サプライヤーに対して、必要な資材やサービスについての提案依頼書（RFP: Request for Proposal）や見積依頼書（RFQ: Request for Quotation）を発行します。これにより、サプライヤーからの正式な提案や見積を収集します。製造業における調達業務では、次の流れで提案依頼（RFP/RFQ）の発行とフォローアップが行われます。

RFP（提案依頼書）の作成	必要な仕様、数量、納期、その他の要件を詳細に記載したRFPを作成します。これには、技術要件、品質基準、納品条件なども含まれます。
RFQ（見積依頼書）の作成	資材やサービスの価格見積を依頼するためのRFQを作成します。こちらには、数量、単価、納期条件などが記載されます。
発行とフォローアップ	選定したサプライヤーにRFPやRFQを発行し、締切までに提案や見積が提出されるようフォローアップします。

 

提案の評価と選定

サプライヤーから提出された提案や見積を評価し、価格、品質、納期、契約条件などの観点から最適なサプライヤーを選定します。この工程には、複数の部門が関与することが多く、総合的な判断が求められます。

評価基準に基づくスコアリング	価格、品質、納期、技術対応力、過去の実績など、設定した評価基準に基づいて各提案をスコアリングします。
比較と交渉	各サプライヤーの提案を比較し、必要に応じて価格や条件について交渉を行います。
最終選定	評価結果を基に、最適なサプライヤーを最終的に選定します。この選定には、関係部署の承認が必要な場合もあります。

 

契約の締結

選定されたサプライヤーと正式に契約を結びます。契約書には、納品スケジュール、支払い条件、品質基準、違約金条項などが明記されます。これにより、調達の条件が法的に保護されます。

契約書の作成	サプライヤーと協議し、契約条件を明記した契約書を作成します。法律部門の確認や、必要に応じて外部の法務アドバイザーの意見を求めることもあります。
条件の最終確認	納期、価格、支払い条件、保証条件など、契約の重要な条件について最終確認を行います。
署名と保管	双方が契約書に署名し、法的に有効な契約が成立します。契約書は調達部門と法務部門で保管されます。

 

納品と検品

契約に基づいてサプライヤーから納品が行われます。納品時には、数量や品質が契約条件に合致しているかどうかを検品し、不備があれば是正措置を求めます。このステップは、製造業務を予定通りに進めるための重要なポイントとなります。

納期の確認	サプライヤーからの納品が契約通りに行われているか、納期を確認します。
検品	納品された資材や部品が契約条件（品質、数量、仕様）に合致しているかどうかを検品します。これには、品質管理部門の専門スタッフが関与することが多いです。
問題発生時の対応	検品で不具合が発見された場合、サプライヤーに対して是正措置を要求し、必要に応じて再納品や返品を行います。
支払い手続き	検品が完了し、納品が問題ないことを確認した後、サプライヤーに対する支払い手続きを行います。

 

製造業における調達の課題

• 製造業では、調達において次のような課題があります。
• 価格変動なども踏まえたコスト管理
• サプライチェーンの中断などのリスク把握
• 品質管理、品質維持
• 在庫管理がデジタル化できない
• サプライヤー管理の属人化

それぞれ、どのような課題があるのかについてご説明します。

 価格変動なども踏まえたコスト管理

原材料や部品の価格は、経済情勢、需給バランス、為替レートなどの影響を受けて常に変動します。これにより、調達コストが予測しづらく、製品の収益性に直接影響を与える可能性があります。

価格の予測困難	短期間での価格急騰や暴落が発生すると、予算計画に大きな影響を及ぼします。
コスト削減の難しさ	価格変動が激しい場合、安定したコスト削減策の実行が困難です。
長期契約リスク	長期契約を結ぶことで価格の安定を図る場合もありますが、市場価格が下落すると割高な調達コストになるリスクがあります。

 

サプライチェーンの中断などのリスク把握

サプライチェーンは、自然災害や政治的不安定、物流障害など多くの外部要因によって中断されるリスクがあります。これにより、必要な資材や部品の供給が止まり、生産に遅延が生じる可能性があります。

供給遅延	主要サプライヤーからの供給が遅れると、製造ラインが停止し、納期遅延が発生するリスクがあります。
多層サプライチェーンの複雑さ	サプライチェーンが多層化している場合、どこで問題が発生しているかを特定するのが困難です。
代替サプライヤーの確保	一次サプライヤーの供給が途絶えた場合に備え、信頼できる代替サプライヤーを確保することが必要ですが、そのためのコストが増加します。

 

 品質管理、品質維持

調達した資材や部品の品質が製品全体の品質に直結するため、品質管理が非常に重要です。そして、品質のばらつきや低下は製品の不良品率を高め、最終的には顧客満足度の低下につながります。

品質基準の徹底	各サプライヤーが設定された品質基準を確実に守るようにするための監視と監査が必要です。
品質検査のコスト	入荷した資材や部品の品質を検査するためのコストが発生します。
不良品対応	不良品が発生した場合の返品手続きや再納品の管理が必要で、これが製造プロセスに遅れをもたらすことがあります。

 

在庫管理がデジタル化できない

在庫管理がアナログで行われている場合、正確な在庫情報をリアルタイムで把握することが難しく、過剰在庫や在庫不足を引き起こす可能性があります。

情報の遅延	手作業での在庫管理では、情報の更新に時間を要し、現状と乖離したデータに基づいた意思決定が行われるリスクがあります。
ミスの多発	アナログな在庫管理では、人為的ミスが発生しやすく、在庫の正確性が低下します。
効率の低下	在庫管理業務が手作業で行われると、効率が低下し、他の重要業務に時間を割けなくなります。

 

サプライヤー管理の属人化

サプライヤーとの関係管理が特定の個人に依存している場合、その担当者が不在になると対応が遅れるリスクがあります。また、担当者の経験や知識に依存するため、標準化された管理が難しくなります。

ノウハウの属人化	サプライヤーに関する情報や取引履歴を特定の担当者だけが知る場合、引き継ぎが難しくなります。
リスクの増大	担当者が異動や退職した場合、サプライヤーとの関係が途絶えるリスクがあります。
標準化の難しさ	属人化により、サプライヤー管理の手法や基準が標準化されず、組織全体としての対応力が低下します。

 

これらの課題は、製造業において安定的な調達を実現する上で、重要なポイントとなります。それぞれの課題に対して、適切な管理手法や技術を採用することで、リスクを軽減し、調達業務の改善を図ることが求められます。

 

 調達業務をDXするメリット

調達業務をDXすることで、次のようなメリットがあります。

 

• 効率的なコスト管理
• サプライチェーンの可視化
• 予測分析などによるデータドリブンな意思決定
• プロセスの効率化と自動化
• リスクの早期検出

それぞれ、どのようなメリットがあるのかについてご説明します。

効率的なコスト管理

DXでは、リアルタイムでのデータ管理や分析が可能になるため、価格変動や市場動向に迅速に対応できます。これにより、調達コストの最適化が進み、無駄なコストを削減できます。

リアルタイムのコストモニタリング	デジタルツールを採用することで、資材や部品のコストをリアルタイムで監視でき、価格変動に迅速に対応可能です。
コストシミュレーション	価格変動やサプライヤー変更時のコスト影響をシミュレーションできるため、最もコスト効率の良い選択肢を事前に検討できます。
自動化された支出管理	支出分析や予算管理が自動化され、無駄な支出や予算超過を防止できます。これにより、予算計画の精度が向上します。

 

サプライチェーンの可視化

DXにより、サプライチェーンの各ステップがデジタルツールで可視化されます。これにより、調達に関連するすべての工程を一目で把握できるようになり、サプライヤーのパフォーマンスやリスクをリアルタイムで監視できます。可視化が進むことで、供給の遅延や品質問題を早期に発見し、対応することが可能になります。

全体像の把握	サプライチェーンの各ステップを可視化することで、どの部分にリスクやボトルネックがあるかを迅速に把握できます。
サプライヤーのパフォーマンスモニタリング	サプライヤーごとの納期遵守率や品質管理状況をリアルタイムで監視でき、問題があれば早期に対応可能です。
透明性の向上	サプライチェーンの透明性が向上し、関係者全体で共通の情報に基づいて判断が行われるため、誤解や情報の行き違いが減少します。

 

 予測分析などによるデータドリブンな意思決定

DXによって得られるデータは、過去のパフォーマンスや市場のトレンドに基づいて、将来の需要やリスクを予測するために利用されます。これにより、調達戦略がより精緻化され、リスクを抑えた上で、より効果的な意思決定が可能になります。

需要予測の精度向上	過去のデータや市場の動向を分析することで、将来の需要を正確に予測し、調達計画を最適化できます。
リスク予測と対応策の立案	サプライチェーンのデータを分析することで、リスクが顕在化する前に予測し、適切な対応策を立案できます。
意思決定の迅速化	データに基づいた分析結果により、迅速な意思決定が行えます。

 

 プロセスの効率化と自動化

調達プロセスの自動化は、作業のスピードアップとコスト削減をもたらします。手動で行っていた作業が自動化されることで、ヒューマンエラーが減少し、全体の効率が向上します。また、ペーパーレス化が進み、書類管理の手間やスペースが大幅に削減されます。

業務のスピードアップ	見積依頼（RFQ）の発行や入札、契約管理などのプロセスが自動化され、業務のスピードが飛躍的に向上します。
ペーパーレス化	契約書や発注書のデジタル化により、書類の管理が簡素化され、保管スペースやコストの削減が可能です。
業務フローの最適化	自動化されたワークフローにより、各プロセス間の連携がスムーズになり、業務の停滞や遅延を防ぎます。

 

リスクの早期検出

デジタルツールを採用することで、サプライチェーンや調達業務におけるリスクを早期に検出し、迅速な対応が可能となります。

異常検知の自動化	サプライチェーン上の異常や不具合を自動的に検出し、アラートを発信することで、迅速な対策が可能です。
サプライヤーの信用度評価	サプライヤーの過去のパフォーマンスや市場動向に基づいて、信用度をリアルタイムで評価でき、リスクの高い取引を避けることができます。
リスク対応シナリオの準備	予測分析により、リスク発生時の対応シナリオを事前に準備しておくことで、リスク発生時のダメージを最小限に抑えることができます。

 

調達業務のDX化を実現するために

調達業務のDX化を実現するためには、次のことを行います。

• 調達業務における課題の洗い出し
• 改善すべき業務の特定
• 改善目標にあわせたシステム選定

それぞれ、どのようなことを行うのかについてご説明します。

 調達業務における課題の洗い出し

DX化の第一歩として、現状の調達業務でどのような課題が存在するのかを徹底的に分析します。これにより、DXの必要性や効果が明確になります。課題の分析は、次の手順で行います。

業務フローのマッピング	現在の調達プロセスを詳細に図示し、各ステップでどのような作業が行われているかを把握します。
問題点のヒアリング	調達担当者や関連部門から現状の課題や困難点を聞き出します。これには、コスト管理の難しさや、サプライヤーとのコミュニケーションの問題、在庫管理の非効率性などが含まれます。
データ分析	過去のデータを利用して、コストや納期、品質などの面での問題点を数値的に特定します。たとえば、頻繁に発生する納期遅延や、予算超過の原因を分析します。

 

これにより、DX化すべき優先課題が明確になり、次のステップでどの業務を改善すべきかを特定する基礎ができます。

改善すべき業務の特定

課題の洗い出しが終わったら、それを基にして、どの業務を優先的に改善するべきかを特定します。このステップでは、ビジネスに与える影響度やコストを考慮して、効果的な改善ポイントを発見します。

優先順位の設定	発見された課題の中で、ビジネスに最も大きな影響を与えるものを優先的に選びます。たとえば、コスト管理が重要なら、コスト関連の業務改善を優先します。
改善効果の評価	各改善ポイントが業務効率やコスト削減にどの程度寄与するかを評価し、そのインパクトに基づいて取り組むべき順番を決めます。
短期的・長期的な視点	短期間で効果が期待できる改善と、長期的に取り組むべき改善を分けて考えます。たとえば、システム導入は長期的なプロジェクトになりますが、在庫管理の見直しは短期間で成果が期待できます。

 

これにより、具体的にどの業務をDX化するかが明確になり、DXプロジェクトの具体的な計画を立てることができます。

改善目標にあわせたシステム選定

最後に、特定された業務改善の目標に最適なデジタルツールやシステムを選定します。システム選定は、調達業務のDX化の成否を左右する重要なプロセスです。

要件定義の作成	改善すべき業務に基づいて、新たなシステムやツールに求める要件を明確にします。これには、機能要件（例：リアルタイムでの在庫管理が可能）、非機能要件（例：セキュリティ要件）などが含まれます。
市場調査	要件に基づいて、複数のシステムやツールをリサーチし、それぞれの特徴や強み、コストを比較します。市場にはERPシステムや調達専用のソフトウェア、AIを利用した予測分析ツールなどが存在します。
試作版の作成と評価	可能であれば、試作版を作成し、実際に使用してみて使い勝手や効果を評価します。この段階でユーザーからのフィードバックを収集し、最終選定に反映させます。

 

適切なシステムを選定することで、調達業務のDX化がスムーズに進み、目標とする改善効果が得られます。選定されたシステムが、業務プロセスの効率化、自動化、精度向上をサポートし、調達業務全体のパフォーマンスを向上させます。

調達業務はまだまだ効率化できる

調達業務はまだまだアナログな部分からの脱却が難しく、多くの伸びしろを抱えています。もちろんすぐに実践に移すことは難しい面もあります。

しかし、AIなどのテクノロジーの進歩によって想像を超える変化を生む可能性があります。

世の中に新たに生まれる技術やツールに注目し続け、業務を高度化するためのしくみを情報収集することから始めてみましょう。