調達の最適化：コスト削減のための 7 つの主要戦略

調達の最適化とは何ですか?

調達の最適化とは、調達活動の効率と価値を最大化する戦略とプロセスを指します。多くの企業では調達が経費のかなりの部分を占めているため、調達を最適化することで大幅なコスト削減と収益性の向上につながります。

目標は、次のようなベストプラクティスを開発することです。

異端者の支出を削減する
サプライヤーとの関係を改善する
透明度を高める
調達生産性の向上

タスクの合理化と自動化、データの一元化、分析の活用、適切なチェックとバランスの導入により、組織は支出をより適切に管理しながら、調達チームが戦略的優先事項に集中できるようになります。

1. 現在のプロセスの評価

調達を最適化するための最初のステップは、現在のワークフローとプロセスを徹底的に分析して、非効率、ボトルネック、または改善の余地がある領域を特定することです。

現在のすべての調達プロセスに関するデータを収集する
請求から支払いまで。各段階の詳細な手順を計画し、手動タスク、使用するシステム、および各段階の責任者を文書化します。

関係者へのインタビューを実施する
調達チームのメンバー、要求者、承認者、その他の参加者と。問題点や改善のアイデアに関するフィードバックを収集します。

支出データを分析する
最もコストが高い、または最も頻繁な調達カテゴリを特定します。まずそこにプロセス分析を集中させます。ドリルダウンして遅延や障害の根本原因を特定します。

ベンチマーク調達指標
サイクルタイム、取引コスト、業界標準に対する異例の支出率など。テクノロジーの強化前と後の効率を比較します。

現在のプロセスを徹底的に文書化して分析することで、最適化の取り組みを導くために必要なベースラインと洞察が得られます。

2. データに基づいた支出分析

調達を効果的に管理するには、支出パターンを理解し、潜在的な節約額を特定するためのデータ主導のアプローチが必要です。支出分析を活用して企業全体の可視性を獲得します。

徹底した支出分析以下が含まれます:

– 注文書、請求書、経費報告書などからのデータの収集とクレンジング。

– データを集約、分類、分析して洞察を明らかにする

カテゴリ別の総支出額
サプライヤーによる支出
部門/場所別の支出
時間をかけて過ごす
契約の遵守

価格傾向、サービスレベル、リスク要因、持続可能性指標など、サプライヤーの KPI を分析します。これにより、サプライヤーをセグメント化し、関係を合理化する機会を特定することができます。

継続的な支出分析は、調達戦略、プロセスの改善、コスト削減の取り組みについてデータに基づいた意思決定を行うための基盤を提供します。クリーンで包括的かつタイムリーなデータを維持することが重要です。

3. サプライヤー関係管理

最適化された調達戦略には、サプライヤーとの関係が不可欠です。サプライヤーの統合による、戦略的パートナーシップを構築し、サプライヤーのイノベーションを活用することで、組織は大幅なコスト削減とプロセスの改善を達成できます。

サプライヤーの統合

サプライヤーの数を減らすと、業務が合理化され、コストが削減されます。

支出分析を実施して、サプライヤー間で重複する支出を特定します。取引量を少数のサプライヤーに統合して、交渉力を高めます。
サプライヤーの業績を評価し、業績不振のパートナーシップを終了します。最も業績の高い戦略的サプライヤーに焦点を当てます。
電子調達ツールとオンラインカタログを使用して購入を集約し、優先サプライヤーに移行します。
異端な支出を避けるために、事業部門全体で購入を調整します。

戦略的パートナーシップの構築

戦略的サプライヤーと緊密なパートナーシップを構築します。

プロセスの改善、コスト削減、品質管理、新製品開発に協力します。
パフォーマンスに対してインセンティブを提供します。戦略的なサプライヤーは、量の増加に対してより低い価格を提供する場合があります。
予測データを共有することで、サプライヤーがより適切に計画、在庫管理を行い、期待に応えることができます。
連携して、注文、配送、請求、支払いのプロセスを同期します。

サプライヤーのイノベーションの活用

大手サプライヤーは、バイヤーが恩恵を受けることができる新しいテクノロジーやイノベーションに投資しています。

ビジネスの目標と課題をサプライヤーに伝えます。 RFP 中にソリューションを提示するよう彼らを招待し、見積依頼。
在庫管理システム、電子調達ツール、AI サプライチェーン分析などの新しいサプライヤーテクノロジーを積極的に調達し、試験運用します。
革新的なサプライヤーに優先的な地位を与えます。戦略的パートナーが提供する最先端のソリューションを早期に採用しましょう。
サプライヤーにフィードバックを提供し、改良に協力します。
サプライヤーのイノベーションデイに参加し、サプライヤーの施設を訪問して新しい機能を直接確認します。

統合、パートナーシップ、イノベーションを通じてサプライヤーとの関係を最適化するには、トップサプライヤーとの継続的なコミュニケーションと調整が必要です。

4.調達業務の自動化

反復的な調達タスクを自動化すると、効率が大幅に向上し、コストが削減されます。ソフトウェアツールとプラットフォームを導入して、調達から支払いまでのサイクルの主要なステップを合理化します。

電子調達ソフトウェア

電子調達ソフトウェアは購入を一元化して自動化します。

購入要求、発注書、承認、商品の受領、請求書の自動化されたワークフロー
ERPシステムとの統合
よく購入される商品のセルフサービスカタログ
eRFQ や e オークションなどの調達ツール
契約管理機能
支出の分析とレポート

e-Procurement は、データ入力などの手動タスクを排除すると同時に、ポリシーを適用し、支出を可視化します。

電子請求書発行

電子請求書 (電子請求書発行) により、紙の請求書が不要になります。電子請求ソリューション:

請求書をデジタルで受け取る
検証してPOと照合する
データを買掛金システムに直接フローする

これにより、手動でのデータ入力が不要になり、請求書の処理と支払いが高速化されます。

自動支払い処理

バーチャルカードや ACH 支払いなどのツールは支払い処理を自動化し、小切手の発行と照合にかかる時間を節約します。支払いは、事前に承認された注文書の請求書に基づいて自動的にトリガーできます。

契約管理システム

契約管理システムは以下を一元化します。

契約保管
締め切り
義務の管理
分析

多くはデジタル署名機能を備えています。これにより、物理的な契約処理が不要になり、サプライヤーが義務を確実に履行できるようになります。

調達から決済までのプロセス全体で自動化を活用することで、調達は戦略的調達やサプライヤー関係管理などの付加価値のあるタスクに集中できるようになります。これにより、サプライチェーン全体の効率とコンプライアンスが促進されます。

5.調達業務の一元化

調達業務を一元化して統合することが最適化の鍵となります。従来はビジネスユニット全体で分散された方法で処理されていましたが、一元化および標準化することで規模の経済とパフォーマンスの向上が可能になります。

調達を一元化するアプローチには次のようなものがあります。

共有サービスモデル
集中調達機能は組織全体にサービスを提供します。共有サービスにより、調達担当者が専用のセンターオブエクセレンスに統合され、一貫性、専門スキル、重複の削減が実現します。

卓越した調達センター
調達スタッフは専門の調達センターに集められ、専門知識、テクノロジー、分析に重点が置かれています。

世界的なプロセス標準
共通のプロセス、データ形式、ポリシーにより、分散したチームであっても一元的な監視が可能になります。

一元化されたテクノロジー
電子調達および P2P ソフトウェアは、透明性、制御、標準化されたワークフローを実現するために組織全体の調達データを接続します。

統合されたサプライヤーベース
サプライヤーを削減し、優先サプライヤーを通じて支出を誘導することで、レバレッジと価格決定力が高まります。一元化されたビューにより、サプライヤーベースの最適化が可能になります。

調達を一元化することの利点は次のとおりです。

可視性の向上と支出の管理
スケールメリットを活用して価格設定を改善する
異端児および契約外支出の削減
生産性と効率の向上
一貫したプロセスとサプライヤー管理
より優れたデータ、分析、洞察
重複した作業を排除することでコストを削減
組織全体への価値提供の向上

一元化された専門的な調達グループにより、総コスト削減、サプライチェーンの最適化、リスク管理などの分野に戦略的に取り組むことができます。

6. 調達から支払いまでのプロセスの改善

の調達から支払いまで（P2P）プロセスは、購入要求からサプライヤーの支払いまでの調達取引を管理します。 P2P ワークフローの合理化と最適化は、コストの削減、効率の向上、コンプライアンスの維持にとって非常に重要です。

P2P ワークフローをマップする 不必要な複雑さ、遅延、非効率性を特定するため。
異端者の支出を削減する 強制ポリシー、システム制御、承認ワークフロー、トレーニングを通じて。
調達ポリシーを強制する 統合されたルールを通じてコンプライアンスを自動的に確保します。
データを一元化する 支出とパフォーマンスの指標を可視化します。
プロセスを自動化する 可能な場合は手動手順を合理化します (オンライン注文、EDI 送信、電子請求書発行など)。
承認を最適化する プロセスを遅らせる不必要または冗長なものを排除します。
サプライヤーの統合を改善する P2P システムのオンボーディング、スムーズなデータ交換、セルフサービスポータルを通じて。
動的レポートを追加する P2P システムへのリアルタイム支出ダッシュボード。

調達から支払いまでの最適化とデジタル化により、コストが削減され、効率が向上し、支出に関する洞察が提供され、調達ポリシーへのコンプライアンスが維持されます。

7. 調達分析の開発

調達分析は、洞察を得て、パフォーマンスを測定し、最適化の機会を特定するために不可欠です。

KPIの定義

調達目標に基づいて重要な指標を決定します (管理対象の支出、サイクルタイム、サプライヤーのパフォーマンス、生み出された節約など)。
目標に明確に関連付けられた、具体的、測定可能、達成可能、関連性のある期限付きの KPI を使用します。
コスト削減、サプライヤーの品質、契約遵守、効率、生産性、利害関係者の満足度を考慮してください。

支出データの分析

支出分析を使用して、支出をセグメント化し、上位カテゴリを特定し、サプライヤーを分析し、リスクに焦点を当てます。
契約とポリシーの遵守を評価します。優先サプライヤー以外の異例の支出を特定します。
需要管理、仕様改善、戦略的調達の機会を正確に特定します。

ダッシュボードの作成

主要な指標、KPI、視覚化をインタラクティブなダッシュボードに統合します。
基礎となるデータへのドリルダウンを有効にします。セルフサービスアクセスを提供します。
洞察と進化するニーズに基づいて、メトリクスとダッシュボードを継続的に改良します。

堅牢な分析により、調達、支出、サプライヤー、プロセスに対する多面的な可視性が得られ、データに裏付けられた意思決定と継続的な改善が促進されます。

そして、調達分析から次のレベルにまで高め、進化させることができれば、調達インテリジェンス、調達の最適化によって達成される成果を劇的に向上させることができるはずです。

結論

これら 7 つの主要な戦略 (プロセス評価、支出分析、サプライヤー管理、自動化、一元化、P2P 最適化、分析) を活用することで、組織は調達を戦略的でデータ主導型の機能に変えることができます。調達慣行を継続的に改良し改善することで、ますます複雑化するビジネス環境においてコスト削減、効率の向上、競争上の優位性が促進されます。