調達自動化でDX推進！メリットや実践に必要な10のステップ
調達 / 購買
製造業の調達部門では、サプライヤー管理、納期管理など、日々膨大な業務に追われています。さらに、サプライチェーンのグローバル化や競合他社が次々にDX化している現状において、対策が後手に周りがちではないでしょうか。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが「調達自動化」です。調達の自動化は、発注から支払いまでの購買プロセス全体をデジタルツールやソフトウェアで合理化することで、業務効率の大幅な向上を実現します。
ただし、調達自動化の導入を成功させるためには、自社の業務プロセスを的確に分析し、段階的に最適なシステムを構築していくことが重要です。この記事では、調達自動化の概要から具体的な導入ステップまで、実践的なポイントを解説します。
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調達自動化とは
調達業務はカスタム部品や既製部品の調達、サプライヤー管理、納期管理など、さまざまな業務が含まれます。
これらの業務を効率化するため、調達の自動化が注目されています。調達自動化とは、要求や承認、発注、請求書処理に至るまで、購入プロセス全体をデジタル ツールやソフトウェアで合理化することです。
調達を自動化すれば、以下のような業務をスムーズに実施できます。
| 要求承認 |
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| サプライヤー選定 |
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| 承認プロセス |
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| 発注・受注・支払 |
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調達自動化のメリット
調達自動化には、コスト削減や属人化の解消など、さまざまなメリットがあります。この章では、調達自動化のメリットを3つ紹介します。
コストを削減できる
調達の自動化は、さまざまな面でコストを削減できます。承認プロセスが自動化されることで管理者の作業時間が大幅に減少し、業務効率が向上します。また、データを一元管理することで、情報収集や確認作業の時間短縮が可能です。
在庫管理では、在庫の可視化により適正在庫を維持し、調達コストの欠品リスクを抑えられます。
ヒューマンエラーが解消される
手作業による調達業務では、データ入力ミスや書類の紛失といった人為的なエラーが発生していました。しかし、調達の自動化により、データ入力や承認プロセスがデジタル化されることで、人為的ミスを大幅に削減できます。これにより、業務の正確性と効率性が向上します。
属人化を解消し業務効率化できる
製造業では、特定の担当者にしか分からない業務手順や情報が多く、担当者不在時の業務停滞が深刻な課題でした。
調達業務を自動化すれば、データの一元管理により、支出状況やサプライヤー取引などの業務情報が可視化され、誰でも必要な情報にアクセスできます。
結果、戦略的な業務に注力できるようになり、業務効率化が実現できます。
実践的なステップバイステップガイド
製造業における調達業務は、発注書の処理、承認の追跡、サプライヤーの管理などに膨大な時間を費やしています。この章では、調達の自動化を実現するための具体的なステップを紹介します。
1：現在のプロセスを評価する
現在のプロセスを評価する段階では、まず要求から支払いまでの調達業務全体のワークフローを包括的に把握することが重要です。次に、業務フローの中から問題点やボトルネックを特定し、どの領域で自動化が効果的に機能するかを見極めます。さらに、モバイル承認や支出分析といった具体的な機能が、自動化システムに必要不可欠かを明確にしましょう。
2：ビジネスケースを構築する
調達自動化では、具体的な数値に基づくビジネスケースの構築が不可欠です。自動化導入後の作業時間短縮による人件費削減や在庫最適化によるコスト削減など、具体的な数値を用いて予測します。
導入前と比べた削減効果とシステム導入や運用にかかる費用を比較することで、投資対効果（ROI）を算出できます。
また、自動化がもたらすメリットも明確に提示しましょう。例えば、支出状況の可視化による戦略的な調達判断の実現、コンプライアンス順守の強化、サプライヤーとの関係性向上によるパフォーマンスの改善などが挙げられます。
これらの定量的・定性的なメリットを経営陣に提示することで、調達自動化プロジェクトへの理解と支援を得ることができ、必要な予算を確保できます。
3：適切なテクノロジーパートナーを選択する
調達自動化に適切なテクノロジーパートナーを選定する際は、さまざまな観点からの慎重な評価が必要です。自社の製造プロセスや業務フローに適合する調達自動化プラットフォームであるかを確認します。評価の際は、システムの使いやすさ、他システムとの統合機能、将来的な拡張性など、複数の要素を総合的に検討しましょう。
また、選定するベンダーは、製造業の調達業務に関する深い専門知識と豊富な導入実績を持っていることが重要です。さらに、自社の調達課題に対する的確なアドバイスやベストプラクティスを提案できるパートナーを選ぶことで、より効果的な調達自動化を実現できます。
4：データをクリーンアップして標準化する
データのクリーンアップと標準化に向けた第一歩として、サプライヤー情報や品目のマスターデータについて、徹底的な監査を実施しましょう。その上で、データの一貫性を確保するため、明確な命名規則とデータ階層構造を確立します。
さらに、新しいシステムへの移行に先立ち、既存データの洗い出しとクリーンアップを行い、データの品質を強化します。このように段階的なアプローチでデータの整備を進めることで、新システムへのスムーズな移行と、導入後の効果的な運用が可能です。
5：設定とカスタマイズ
調達自動化システムの設定とカスタマイズでは、まずテクノロジーパートナーと密接に連携し、システム内の調達プロセスのマッピングを実施します。その過程で、承認ワークフロー、支出しきい値、ビジネスルールなどの基本的な運用ルールを明確に定義しましょう。
また、企業固有の業務要件に合わせて、ユーザーインターフェイスやレポートの調整も行います。これらの設定とカスタマイズは一度に全てを行うのではなく、段階的なアプローチを取り入れることが重要です。
具体的には、最初に重要度の高いプロセスに焦点を当て、その後、時間をかけて対象範囲を徐々に拡張します。このように計画的なアプローチにより、確実な導入と運用を実現できます。
6：他のシステムとの統合
調達自動化システムを効果的に運用するためには、既存のERP、MRP、PLMとの連携が不可欠です。この連携においては、リアルタイムでのデータ同期を実現することで、データの精度を高め、手作業によるデータ入力を最小限に抑えられます。なお、システム統合の実施にあたっては、本稼働前に徹底的なテストと検証を行い、確実な運用を実現しましょう。
7：チームを訓練する
調達自動化システムを効果的に運用するためには、チームの訓練が不可欠です。まず、調達に関わる全てのスタッフを対象とした包括的なトレーニングプログラムを開発します。このプログラムでは、実践的なワークショップやシミュレーションを通じて、システムの操作スキルと業務知識の習熟度を高めていきます。
また、日常的な業務サポートのため、クイックリファレンスガイドやビデオチュートリアルなどの学習ツールを作成し、スタッフがいつでも必要な情報にアクセスできる環境を整備しましょう。
さらに、チーム内でシステムに精通したメンバーをパワーユーザーとして選任し、他のメンバーへの指導役を担当してもらいます。これにより、ピアツーピアでの実践的なトレーニングが可能となり、チーム全体のスキル向上を効率的に進められるでしょう。
8：パイロットと改良
パイロットと改良の段階では、選定されたユーザーとサプライヤーを対象としたパイロット運用を実施します。パイロット期間中、ユーザーからのフィードバックを丁寧に収集しながら、業務の効率性や正確性などの指標を継続的にモニタリングします。
こうした情報を基に、システムの問題点や改善点を特定していくのです。全社展開の前には、パイロット運用から得られた知見をもとにシステムの改良と最適化を繰り返し行いましょう。
9：ライブ配信とコミュニケーション
ライブ配信とコミュニケーションの段階では、システムの本格稼働に向けて、包括的なコミュニケーション戦略を展開することが重要です。まずは、社内の調達部門や関連部署、取引先などの社内外関係者に向けて、明確な稼働開始計画を策定し共有します。
その際、新しい自動化システムがもたらす業務効率の向上やコスト削減といった具体的なメリット、さらには関係者に期待される役割を分かりやすく説明しましょう。
各部門や担当者に自動化システムのメリットを提示することで、スムーズな導入と運用が可能になります。
10：監視、測定、最適化
監視、測定、最適化の段階では、まず調達パフォーマンスを評価するためのKPIを確立します。具体的には、サイクルタイム、管理下での支出、サプライヤーのコンプライアンスなどの指標を設定し、継続的に追跡します。
また、システムから得られるデータやユーザーからのフィードバックを定期的にレビューすることで、業務プロセスの改善を行いましょう。さらに、収集したデータに対して高度な分析を実施することで、戦略的な調達判断を可能にし、サプライヤーとの関係性を最適化します。
以上のロードマップを実践することで、調達自動化への移行をスムーズに進めることができます。導入に向けた準備は一見すると大変な作業に思えるかもしれませんが、効率の向上とコスト削減、サプライヤーとの連携、リスク管理の改善などのメリットが得られるため、取り組む価値は十分にあります。重要なのは、この取り組みを単なる技術プロジェクトではなく、戦略的取り組みとしてアプローチし、段階的に進めていくことが成功の近道です。
調達自動化のための主要なソフトウェアとツール
シームレスな調達自動化を実現するには、購入プロセス全体を合理化する統合ツールが必要です。この章では、調達自動化に不可欠な4つの主要なソフトウェアを紹介します。
電子調達システム
電子調達システムは調達自動化の基礎となるソリューションです。このシステムは調達プロセスをデジタル化し、以下のような機能を提供します。
- 購買依頼の電子化と一元管理
- 承認ワークフローの自動化
- 発注書管理
代表的なソリューションとして、SAP Ariba、Coupa、Jaggaer などがあります。
調達インテリジェンス ツール
調達インテリジェントツールは、企業の調達活動を支援するソリューションです。このツールは以下のような機能を提供します。
- 支出パターンの可視化と分析
- コスト削減機会の特定
- 調達戦略の最適化支援
代表的なソリューションとしては、CADDi Drawer（キャディドロワー）、Sievo、SpendHQ、GEP SMART などがあります。
サプライヤー関係管理 (SRM) プラットフォーム
サプライヤー関係管理 (SRM) プラットフォームは、取引先との関係性を管理・最適化するためのソリューションです。このプラットフォームは以下のような機能を提供します。
- サプライヤーのオンボーディング管理
- パフォーマンスの評価と追跡
- リアルタイムのコミュニケーション
- リスク管理
代表的なソリューションとしては、Salesforce、Oracle、Zycus などがあります。
契約管理ソフトウェア
契約管理ソフトウェアは、調達に関連する契約業務全般をデジタル化し、効率的に管理するためのソリューションです。このソフトウェアは以下のような機能を提供します。
- 調達契約の作成と管理の自動化
- コンプライアンス順守の監視
代表的なソリューションには、Icertis、ContractWorks、Agiloft などがあります。
システム統合における重要ポイント
ここからは、システム統合において効率的なビジネス フローを設計するための重要なポイントを解説します。
データの同期
調達自動化システムを効果的に運用するためには、すべてのシステムで最新の情報が正しく共有・同期されていることを確認してください。
具体的には、仕入先や品目レコードなどのマスター データに加え、注文書や請求書などの取引データも含まれます。明確なデータ ガバナンス ポリシーを確立して、システム全体でデータの正確性と一貫性を維持する仕組みを構築します。
リアルタイム接続
調達業務の効率を最大限に高めるためには、調達ツールやERP 、会計などの社内 システムをリアルタイムで連携させることが重要です。
これにより、すべての社員が最新の情報にアクセスできるようになり、手動でのデータ入力や修正作業を大幅に削減できます。
標準化されたフォーマット
システム間の連携をスムーズに行うために、標準化されたデータ形式や通信プロトコル (XML、JSON、REST API など) を採用することが重要です。
これにより、システム間のシームレスな統合を促進したり、ニーズの変化に応じて新しいツールをプラグインすることが容易になったりと、互換性の問題が軽減されます。
エラー処理とアラート
調達システムの安定的な運用には、エラーを早期に発見し、適切に対処するための仕組みが不可欠です。システムには、エラーを検知して通知するメカニズムを組み込んで、問題が発生した際に迅速に対応します。
注文書が適切に同期されないなどのエラーが発生しても、業務に影響を及ぼす前に適切に対処できます。
まとめ
調達自動化の実現には、システム統合と業務フローの適切な設置が鍵となります。これにより、業務効率の向上、コンプライアンスの強化、戦略的価値を推進する自動調達システムを構築できます。特に重要なのは、調達チームが必要な情報にスムーズにアクセスし、迅速な意思決定を行える環境を整備することです。
そのためには、各企業が業務実態に合わせて、最適な仕組みを構築していく必要があります。
例えば、製造業における調達管理の自動化を実現する図面管理システム「CADDi Drawer」は、手作業による人的ミスや担当者不在時の業務遅延を解消します。
具体的には、部品名や材質など登録したテキスト情報をデータ化し、すぐ検索することが可能です。
また発注実績を自動紐付けできるとともに、発注価格やサプライヤー情報をまとめて参照できるため、過去の履歴を一覧で閲覧可能です。
このように、業務効率化が実現したい企業様はCADDi Darwerの導入をご検討ください。
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「紙ベースでの図面管理をしているが、必要な資料を探すのに膨大な時間がかかる」 「過去のデータを参照できないことによって、調達先の吟味や図面の新規設計が都度発生している」 図面管理ソフト「CADDi Drawer」なら、その課題を解決できます！ ▼形状が類似する図面を検索できる機能イメージ
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