調達自動化とは？導入のための実践に必要なこと

調達自動化とは 

カスタム部品や既製部品の調達、サプライヤーとの関係の管理、生産ラインのスムーズな稼働を維持するための納期厳守の確保など、調達業務は多岐にわたります。

ここで調達の自動化が登場します。これは、デジタル ツールとソフトウェアを使用して、要求と承認から発注と請求書処理に至るまで、購入プロセス全体を合理化および自動化することです。

調達の自動化には、いくつかの重要な手順が含まれます。

• リクエスト
  調達部門は、検索や並べ替え機能を備えたデジタルフォームやリストビューを通じて、エンジニアリング部門や製造部門からの要求を簡単に参照できます。
• サプライヤーの選択
  システムは、過去の実績、価格、その他の基準に基づいて最適なサプライヤーを推奨できます。
• 承認
  リクエストは自動的に適切なマネージャーにルーティングされ、迅速に承認されます。
• 注文
  承認された要求は発注書に変換され、サプライヤーに送信されます
• 受信中
  商品は受領時に確認され、在庫システムに入力されます
• 請求書の処理
  請求書は注文書および領収書とデジタル的に照合され、迅速な支払いが可能になります。

では、なぜ調達の自動化が製造業者にとって大きな変革をもたらすのでしょうか?

• 手作業でのデータ入力や紙のシャッフルを大幅に削減し、エラーを最小限に抑えます。
• 自動承認により、署名を求めてマネージャーを追い詰める必要がなくなります 
• 一元化されたデジタル記録により、支出とベンダーのパフォーマンスを完全に可視化できます
• 在庫が最適化され、生産に支障をきたす可能性のある欠品が防止されます。

基本的に、調達の自動化により購入の手間が省かれ、高品質の製品の製造とビジネスの成長に集中できる時間が増えます。これがなければ、時間が無駄になり、エラーが発生し、お金の行き先が分からなくなる非効率的な紙ベースのプロセスに追われることになります。 

調達の自動化は、購買を退屈なコストセンターから、店舗の活気を維持する戦略的で合理化されたプロセスに変えるための鍵です。今日のペースが速く競争の激しい製造現場では、自己責任でこれを無視してください。

実践的なステップバイステップガイド

あなたは、産業機器の大手メーカーである XYZ Machinery の調達責任者であると想像してください。あなたのチームは手動タスクに圧倒されており、発注書の処理、承認の追跡、サプライヤーの問題への対処に膨大な時間を費やしています。あなたは、会社の成長に追いつき、業務を合理化するには、調達の自動化を導入する必要があることに気づきました。それを実現するための段階的な計画は次のとおりです。

1：現在のプロセスを評価する

• 要求から支払いまで、調達ワークフロー全体を計画します。
• 問題点、ボトルネック、自動化の機が熟した領域を特定する
• 自動化システムに必須の機能を定義します (例: モバイル承認、支出分析)

2：ビジネスケースを構築する

• 時間とコストの節約を含む、自動化の潜在的な ROI を計算します。
• 支出の可視性、コンプライアンス、サプライヤーのパフォーマンスの向上などのメリットを強調する
• 経営陣のサポートを得て、この取り組みのための予算を確保する

3：適切なテクノロジーパートナーを選択する

• 製造ニーズに応える調達自動化プラットフォームを評価する
• 使いやすさ、統合機能、拡張性などの要素を考慮する
• ドメインに関する深い専門知識と成功実績を持つベンダーを選択してください

ヒント：ソフトウェアだけでなく、戦略的なガイダンスやベスト プラクティスも提供できるパートナーを探してください。

4：データをクリーンアップして標準化する

• サプライヤーと品目のマスターデータの徹底的な監査を実施します。
• 一貫した命名規則とデータ階層を確立する
• 新しいシステムに移行する前に、データをクリーンアップして強化します。

5：設定とカスタマイズ

• テクノロジーパートナーと協力して、システム内の調達プロセスをマッピングします。
• 承認ワークフロー、支出しきい値、ビジネス ルールを定義する
• ユーザー インターフェイスとレポートを特定の要件に合わせて調整する

ヒント：構成には段階的なアプローチを採用し、最初は重要なプロセスに重点を置き、その後時間をかけて拡張していきます。

6：他のシステムとの統合

• 調達プラットフォームを ER​​P、MRP、PLM システムに接続します
• リアルタイムのデータ同期を有効にして精度を確保し、手動入力を最小限に抑えます。
• 稼働前に統合を徹底的にテストして検証する

7：チームを訓練する

• すべての調達役割を対象とした包括的なトレーニング プログラムを開発する
• 熟練度を高めるための実践的なワークショップとシミュレーションを提供する
• 継続的なサポートのためのクイック リファレンス ガイドとビデオ チュートリアルを作成します。

ヒント：チーム内のパワー ユーザーをチャンピオンとして指名し、ピアツーピア トレーニングを提供します。

8：パイロットと改良  

• 選ばれたユーザーとサプライヤーのグループを対象にパイロットを実施する
• フィードバックを収集し、主要な指標を監視して改善の余地がある領域を特定します
• 完全なロールアウトの前に、パイロット学習に基づいてシステムを反復および最適化する

9：ライブ配信とコミュニケーション

• 社内と社外の関係者向けに明確な稼働開始コミュニケーション計画を準備する
• 新しい自動化プロセスの利点と期待を強調する
• スムーズな移行を確保するために継続的なサポートとリソースを提供します

10：監視、測定、最適化

• KPIを確立して、サイクルタイム、管理下での支出、サプライヤーのコンプライアンスなどの調達パフォーマンスを追跡します。
• データとユーザーのフィードバックを定期的に確認して、継続的な改善の機会を特定します。
• 高度な分析を活用して戦略的な調達決定を推進し、サプライヤーとの関係を最適化します。

ヒント：マイルストーンを祝い、新しい働き方を受け入れるチームメンバーを表彰します。

このロードマップに従うことで、XYZ Machinery は調達自動化への道のりをうまく進めることができます。最初は気が遠くなるように思えるかもしれませんが、効率の向上とコスト削減からサプライヤーとの連携やリスク管理の改善まで、メリットが得られるため、努力する価値は十分にあります。重要なのは、単なる技術プロジェクトではなく、戦略的取り組みとしてアプローチし、あらゆる段階で関係者を巻き込むことです。

調達自動化のための主要なソフトウェアとツール

シームレスな調達自動化を実現するには、連携して購入プロセス全体を合理化する一連の統合ツールが必要です。考慮すべきソフトウェアの主なカテゴリは次のとおりです。

電子調達システム
これらは調達自動化の基礎であり、購買依頼、承認ワークフロー、発注書管理などのタスクを処理します。例には、SAP Ariba、Coupa、Jaggaer などがあります。

調達インテリジェンス ツール
これらは、支出パターンを可視化し、節約の機会を特定し、調達戦略を最適化するのに役立ちます。例としては、CADDi Drawer、Sievo、SpendHQ、GEP SMART などがあります。

サプライヤー関係管理 (SRM) プラットフォーム
これらにより、オンボーディングやパフォーマンス追跡からリスク管理に至るまで、ベンダーとのコラボレーションとコミュニケーションが容易になります。例としては、Salesforce、Oracle、Zycus などがあります。

契約管理ソフトウェア
これらのツールは、調達契約の作成、実行、監視を合理化し、コンプライアンスを確保し、リスクを最小限に抑えます。例には、Icertis、ContractWorks、Agiloft などがあります。

ここで、これらのシステムを統合し、効率的なビジネス フローを設計するための重要な考慮事項について詳しく見ていきましょう。

1. データの同期
   すべてのシステムが同じ最新の情報を使用して動作していることを確認してください。これには、仕入先や品目レコードなどのマスター データに加え、注文書や請求書などの取引データも含まれます。明確なデータ ガバナンス ポリシーを確立して、システム全体での正確性と一貫性を維持します。
2. リアルタイム接続
   調達ツールと、ERP や会計などの他のエンタープライズ システムとのリアルタイム統合を目指します。これにより、全員が最新の情報を使用して作業できるようになり、手動でのデータ入力や調整の必要性が軽減されます。
3. 標準化されたフォーマット
   標準化されたデータ形式と通信プロトコル (XML、JSON、REST API など) を使用して、システム間のシームレスな統合を促進します。これにより、ニーズの変化に応じて新しいツールをプラグインすることが容易になり、互換性の問題のリスクが軽減されます。
4. エラー処理とアラート
   堅牢なエラー処理および通知メカニズムを組み込んで、統合の問題を迅速に特定して解決します。注文書が適切に同期されないなどの重大な障害に対するアラートを設定すると、業務に影響を及ぼす前に問題に対処できます。

ビジネス フロー設計の考慮事項

1. エンドツーエンドのプロセス マッピング
   自動化する前に、調達プロセス全体を最初から最後まで計画してください。システムとチーム間のすべてのタッチポイント、意思決定ポイント、引き継ぎを特定します。これにより、自動化されたワークフローが包括的かつ効率的になることが保証されます。
2. ユーザーエクスペリエンス
   エンドユーザーを念頭に置いて調達ワークフローを設計します。プロセスの各ステップをユーザーにガイドする、直感的で合理化されたインターフェイスを目指します。クリックを最小限に抑え、明確な指示を提供し、状況に応じたヘルプを提供することで、導入を促進し、エラーを削減します。
3. 例外処理
   自動化は日常的なタスクを処理するのに最適ですが、常に例外や特殊なケースが発生します。急ぎの注文や緊急購入などの非標準的なシナリオに対応する柔軟性を組み込みます。このような状況に対して、明確なエスカレーション パスと承認ワークフローを定義します。
4. コンプライアンスと管理
   調達ワークフロー全体にコンプライアンスのチェックと制御を組み込んで、リスクを軽減し、ポリシーの順守を確保します。これには、支出制限、必要な承認、優先ベンダー リストなどが含まれます。可能な場合はこれらのチェックを自動化し、手作業と人的エラーを削減します。
5. 分析とレポート
   調達プロセスの各段階で主要なデータ ポイントと指標を取得するようにワークフローを設計します。このデータはダッシュボードやレポートにフィードされ、パフォーマンス、節約、ボトルネックをリアルタイムで可視化できます。これらの洞察を使用して、長期にわたってプロセスを継続的に最適化します。

統合と設計に重点を置くことで、効率、コンプライアンス、戦略的価値を推進する自動調達エコシステムを構築できます。目標は、チームが賢明で迅速な意思決定を行えるようにするシームレスなフローを作成することです。

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