EDIとは？仕組み・種類・導入メリットをわかりやすく解説
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製造業においてFAXや紙の注文書による非効率な業務プロセスは、長年の課題となっています。手作業による入力ミスや書類の紛失、保管スペースの確保など、さまざまな問題を抱えている企業も多いでしょう。
さらに近年では取引先からのデジタル化要請や、電子取引データの保存義務化など、業務のデジタル化対応は、もはや避けて通れない経営課題となっています。
このような課題を解決する手段として注目されているのがEDIです。EDIを導入することで、企業間取引のデジタル化を実現し、業務効率の向上やコスト削減を実現できます。
しかし、EDIの導入には慎重な検討と計画が必要です。取引先との調整や社内システムとの連携、セキュリティ対策など、考慮すべきポイントは数多くあります。この記事では、EDIの基本的な仕組みから、種類、導入メリット、具体的な導入手順まで解説します。
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EDIとは？
EDIはElectronic Data Interchangeの略称で、企業間での受発注や請求書などのやり取りを、データで電子的に行う仕組みです。この章ではEDIの定義や従来の発注方法との違いについて解説します。
EDI（電子データ交換）の定義
EDIとは、企業間での受発注や請求、支払いなどのビジネス文書を電子的に交換する仕組みを指します。具体的には、FAXや郵送の代わりに、システム間で直接データをやり取りする方式です。
EDIは企業間で取引データをやり取りする際、スムーズにデータ連携できるよう自動的にデータ変換を行う仕組みを備えています。具体的な変換機能は以下の通りです。
| 変換の種類 | 説明 |
| 文字コード変換 | 取引先によって使用する文字コード（JIS、Unicode、Shift-JISなど）が異なる場合でも、自動的に適切な文字コードに変換します。 |
| データフォーマット変換 | CSVやXML、固定長など、さまざまなフォーマットのデータを相手先が受け取れる形式に変換します。 |
| データコード変換 | 商品コードや取引先コードなど、企業ごとに異なる独自コードを、相手先のコード体系に合わせて自動的に変換します。 |
これらの変換機能により、データを手作業で加工することなく、取引先のシステムとスムーズにデータ連携を行えます。また、変換ルールを一度設定すれば、その後は自動的にデータ変換が行われるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。
従来の受発注方法との違い
従来の受発注方法では、FAXや電話でのやり取り、紙の伝票による手作業での入力、郵送による時間のロスなどが発生していました。一方EDIでは、システム間での自動データ連携により、人手を介さない正確なデータ伝送とリアルタイムでの情報共有が可能です。
人の手による入力作業が不要になるため、入力ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーを防止できます。また伝票の受け渡しや郵送など、物理的な手間が省けるでしょう。
さらに、FAXやメールなど紙での保管が不要になるため、印刷やファイリングの手間が省け保管場所の確保が不要になります。
EDI導入が進む背景
企業間電子商取引（BtoB-EC）は着実に拡大を続けており、2023年のEC化率は40%に達し、前年の37.5%を上回りました（参照：令和５年度 電子商取引に関する市場調査 p.9 ｜ 経済産業省）。この数字は、日本の企業間取引におけるデジタル化が確実に進展していることを示しています。
さらに、電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化されることになりました（参照：電子帳簿保存法の内容が改正されました 〜 令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜 ｜ 国税庁）。
この法律は、従来の請求書や注文書を紙に印刷して保存する方法から、電子データでの保存が必須になることを意味します。
電子帳簿保存法は、政府が推進するデジタル化政策の一環として実施されており、企業のDX推進を後押ししています。
このような背景からEDIの導入は、法対応と業務効率化を同時に実現する有効な選択肢として注目を集めているのです。
EDIの種類と違い
EDIには個別EDIや標準EDI、業界VAN、Web-EDIなど、さまざまな種類があります。この章では、EDIの種類や違いについて解説します。
個別EDI（専用EDI）
個別EDIは、企業間の取引先ごとに独自のEDIを構築するシステムです。個別EDIの特徴は、取引先ごとに通信形式や識別コードなどのシステム仕様を柔軟にカスタマイズできる点や取引先ごとに異なるルール設定が必要な点です。
ただし、取引先が増えるごとに個別対応が必要となり、管理工数が増えたり、保守が複雑化したりするデメリットがあります。また、複数の取引先から異なる個別EDIへの対応を求められる場合があり、企業にとって負担になることがあります。
標準EDI（業界共通EDI）
標準EDIは、フォーマットやデータ形式などの規格が統一されたEDIです。主な業界規格には、流通BMSや中小企業共通EDIなどがあります。標準EDIは、データ形式や通信プロトコル、コード体系などが統一されているため、取引先ごとの個別対応が不要です。
そのため、複数の取引先と同一のシステムで情報をやり取りできます。個別のカスタマイズが不要なため、新規取引先との接続も容易になり、システムの保守・運用コストを抑えられます。
業界VAN
業界VANは、特定の業界で利用されるEDIネットワークです。業界団体や大手企業が主導して構築・運営しており、業界に特化した標準的な通信手順やデータフォーマットが設定されています。
業界VANの特徴は、業界特有の商習慣やニーズに対応した機能を備えている点です。また、専用回線を使用するため、インターネット回線と比べて通信の安定性が高く、データの盗聴や改ざんのリスクも低減できます。セキュリティ面での信頼性が高かったり、業界内でのEDI接続が容易だったりなどの利点があります。
Web-EDI（インターネットEDI）
Web-EDIは、インターネットブラウザを利用して取引データをやり取りするEDI方式です。導入企業が用意したWebサイトに取引先がアクセスし、発注データの確認や納期回答などを行います。
従来のような専用ソフトのインストールが不要で、初期投資が少なく済むのが特徴です。またブラウザさえあれば、どこからでもアクセス可能です。
一方、取引先が多数のWeb-EDIに対応する場合、それぞれ異なる画面での入力作業が必要となり、かえって業務が非効率になるケースもあります。また、インターネット回線を使用するため、セキュリティ対策が必要です。
EDIを導入するメリット
EDIの導入により、さまざまなメリットを得られます。この章ではEDIを導入するメリットを紹介します。
業務の効率化
EDIを導入することで、従来のFAXや紙の注文書が不要となり、書類整理の手間が大幅に削減されます。また、データの手入力作業が不要となることで入力ミスを防止でき、発注から納品までのリードタイムを短縮できます。
さらに、24時間365日の受発注対応が可能なため、業務時間外でも取引可能です。担当者が不在でもシステムによる自動処理が行えるため、機会損失も防げます。
結果、本来注力すべき業務に時間を有効活用できるでしょう。
コスト削減
従来の電話、FAX、郵送による発注をEDIに切り替えることで、通信費や郵送費を大幅に削減できます。また、受発注データの手入力作業がなくなり、入力ミスの修正作業も不要になるため、事務作業にかかる人件費を抑えられます。
さらにEDIの導入により、リアルタイムでの在庫情報共有が可能になるため、適正在庫を維持しやすくなるのもメリットの一つです。在庫の過剰保有を防ぎ、倉庫スペースの効率的な活用を実現できます。コスト削減効果は、取引量が多いほど大きくなる傾向にあります。そのため、取引規模の大きい企業ほど、EDI導入による投資対効果が高くなるでしょう。
データの正確性向上
EDIを導入することで、取引データのデジタル化が実現し、業務の正確性が大幅に向上します。具体的には、手作業による入力が不要となるため、転記ミスや読み間違い、二重入力などが解消され誤発注や納品ミスを減らせます。
また、受発注情報が統一されたフォーマットによるデータの一元管理が可能です。取引履歴はデータベースとして蓄積され、過去の取引内容も正確に追跡できるようになります。
さらにEDIでは、自動化されたデータ交換により、一貫した精度の高い情報伝達が実現できるため、取引データの信頼性が格段に向上します。
取引先との信頼向上
EDIの導入は、取引先との関係強化において重要な役割を果たします。リアルタイムでの情報共有により、在庫状況や納期などの把握が容易になり、緊急時の対応も迅速化します。
また人為的なミスが減少することで、誤発注や納期遅延などのトラブルが軽減します。取引先との不要なトラブルやミスコミュニケーションを防ぎ、ビジネス関係の維持・向上につながるでしょう。加えてEDIの導入は、取引先に対して企業のデジタル化への積極的な姿勢を示すことができます。
このように、EDIを通じた業務の効率化と精度向上は、取引先との良好な関係構築に大きく寄与し、長期的なパートナーシップの強化を支援します。
法規制・業界標準への対応
EDIの導入により、法規制対応や業界標準への準拠が容易になります。特に電子帳簿保存法への対応において、EDIは大きな強みを発揮します。EDIは取引データを自動的にデジタル保存するため、紙の保管が不要です。また、法令で求められるタイムスタンプ機能や検索機能が標準装備されているため、税務調査にもスムーズに対応できます。
このようにEDIは業務効率の向上だけでなく、法令遵守の面でも企業経営に大きく貢献します。
EDI導入における課題
EDIを導入する場合、初期コストがかかったり、システム障害のリスクがあったりと、課題も多く存在します。この章ではEDIの導入における課題を5つ紹介します。
初期導入コストがかかる
EDIを導入する際の初期コストは、サーバーやネットワーク機器、専用端末などのハードウェア費用です。また、EDIにはオンプレミス型とクラウド型があり、オンプレミス型は専用サーバーが必要なため費用が高額です。一方クラウド型はオンプレミス型に比べて、費用は抑えられるものの、月額費用がかかります。
特に取引先が多数存在する企業では、それぞれの取引先のシステムと個別に連携する必要があるため、費用が高額になりがちです。
小規模企業にとっては、高額な初期費用は大きな負担となります。そのため、自社の業務規模や取引量を踏まえた投資判断が必要です。
取引先ごとに異なる方式への対応が必要
複数の企業と取引があると、取引先ごとに異なるEDI方式への対応が求められます。例えば、ある取引先はWeb-EDIを指定し、別の取引先は業界標準EDIを求めるなど、それぞれの要件に合わせた対応が必要です。そのため、複数のEDIを同時に運用することになり、システムの管理や運用の負担が増加する可能性があります。
また、商品コードや取引先コードについても、企業ごとに独自の体系を持っていることが一般的です。ある取引先では「商品A」を「1001」と表現し、別の取引先では同じ商品を「A-001」と表現するといった具合です。このように異なるコード体系を適切に管理し、相互に変換するルールを整備する必要があります。
さらに、取引先との接続では、通信プロトコルの違いも課題です。このため企業は、通信速度やデータ形式の調整、セキュリティレベルの設定など、取引先ごとに最適な通信設定を行い、円滑なデータ交換を実現することが求められます。
システム障害・通信トラブルのリスク
EDIは電子的なデータ交換に依存するシステムなため、システム障害や通信トラブルが発生した場合、企業の業務に深刻な影響を及ぼす可能性があります。主なリスクは、受発注データの欠落や遅延、在庫管理の混乱、請求書や支払い処理の遅延などです。
24時間365日の安定稼働が求められる業界では、わずかなシステムダウンでも取引先との信頼関係に重大な影響を与えます。また、自社のシステムが正常に稼働していても、取引先のシステムや通信事業者側での障害により、業務が停止するケースも想定されます。
このようなリスクに備えるため、企業はFAXや電話など従来の通信手段をバックアップとして確保し、緊急時の代替手段を整備しておく必要があるでしょう。また、定期的なシステムメンテナンスや障害発生時の対応手順の明確化など、担当者への教育・訓練を実施することも重要です。
セキュリティ対策が必要
EDIにおけるセキュリティ対策では、企業間の機密性の高い取引データを保護するため、複数のセキュリティ対策を設ける必要があります。
例えば、データ通信経路を暗号化することで、データの送受信時の盗聴や改ざんを防止し、第三者による不正な傍受や情報漏洩のリスクを抑えられます。
また取引データへのアクセスは必要最小限の担当者に制限し、定期的なパスワード変更や多要素認証の導入により、不正アクセスを防止しましょう。さらに、取引データは定期的にバックアップを取得し、災害やシステム障害に備えることが重要です。
取引先とセキュリティポリシーを共有し、責任範囲を明確化することで、トラブル発生時の迅速な対応が可能となります。EDI運用開始前に、セキュリティ対策の実施計画を立て、段階的に導入を進めることが重要です。
社内のITリテラシーが求められる
EDIの効果的な運用には、担当者のITリテラシー向上が欠かせません。EDIへの理解はもちろん、取引データのフォーマットを正しく理解し、データの送受信手順を習得する必要があります。特にエラーが発生した際、その原因を特定できる知識は業務の継続性を保つ上で不可欠です。
これらのスキルを向上させるためには、計画的な教育体制の構築が重要です。定期的な研修や教育プログラムを実施し、担当者のスキルアップを図ります。また業務マニュアルを整備し、いつでも必要な情報を参照できる環境を整えることも大切です。
EDI導入の流れ
EDIの導入には、5つの流れを踏まえて段階的に進めていく必要があります。この章ではEDI導入の流れを解説します。
STEP 1：社内での意思決定を進める
EDI導入の最初のステップは、社内での意思決定を進めることです。まずは手作業による受発注業務の工数過多、データ入力ミスによる手戻りの発生など、社内の具体的な問題点を明確にします。そのうえで、経営層へEDI導入のメリットやコスト試算などの説明を行いましょう。
またEDI導入は、経理や情報システム、営業など、関連する全ての部門の要望や懸念事項を丁寧に整理する必要があります。
EDI導入の必要性、期待される効果、具体的な実施計画などを明確に示し、経営層の承認を得ることが、プロジェクト成功への重要なステップとなります。
STEP 2：取引先のシステム要件を確認する
EDI導入の検討段階では、取引先のEDIの仕様について詳細な確認が必要です。JCA手順、全銀協標準通信プロトコルなど、通信プロトコルの確認や固定長、CSV、XMLなどのデータ形式を確認しましょう。
取引先が複数存在する場合は、各社のシステム要件を一覧にまとめた対応表を作成します。一覧にまとめることで、共通する要件と個別対応が必要な要件を整理でき、効率的なシステム設計が実現できます。
また、取引先との間で仕様の認識違いが生じないよう確認した内容は必ず文書化し、相互に確認することが重要です。
STEP 3：EDIの導入方法を決める
EDIを導入する際は、自社の基幹システムやERPとの連携方法を考慮しましょう。基幹システムとEDIでスムーズなデータ連携ができなければ、手作業での再入力が発生し、EDI導入の効果が半減してしまいます。
また、自社サーバーでシステム構築する専用EDIや初期費用が抑えられるクラウドEDIなど、EDIにはさまざまな種類があります。選択にあたっては、取引規模や取引先数、自社のIT運用体制、予算などを総合的に判断し、どのようなシステムを導入するかを決定しましょう。
STEP 4：EDIベンダーを選定する
EDIベンダーの選定は、同業他社での導入実績数やベンダーのサービス提供年数などをチェックします。また、システムの年間稼働率や障害発生時の対応実績なども重要な判断材料となります。
また、運用開始後の保守サポートやシステム障害など緊急時の対応、デモ環境での検証など、サポート体制が整っているかの確認も必要です。
費用対効果の面では、初期導入費用と月額利用料金の妥当性を検討します。システムのカスタマイズ追加費用や、保守費用なども含めた総コストを算出し、投資対効果を慎重に判断しましょう。
STEP 5：テスト運用と本番稼働
EDIの本番稼働に向けては、段階的なテストと計画的な移行が重要です。まず自社システム内でのデータ処理や画面操作の動作確認を行います。また取引先との接続環境を確立し、実際のデータ送受信をテストしましょう。
各テストフェーズで不具合や改善点が見つかった場合は、次のフェーズに進む前に必ず修正を完了させます。すべてのテストが完了し、取引先の承認が得られたら、本番稼働日を設定しましょう。
本番移行の際は、従来の受発注方法（FAXや電話など）とEDIを並行して運用します。EDIに不具合が発生した場合でも、業務を継続できる体制を確保できるためです。
システムが安定稼働し、関係者全員が新しい業務フローに習熟したことを確認できたら、EDIへの完全移行を進めます。
EDI導入のコスト
EDIの導入コストはオンプレミス型かクラウド型かで大きく異なります。
その他、システム維持やアップデートなどの運用・保守費用などが別途かかります。 ただし、これらの費用は企業規模や取引量、選択するEDI方式によって大きく変動します。
EDI導入のコストを抑えるポイント
EDIの導入コストを抑えるためには、クラウドEDIの活用が効果的です。クラウドEDIは、自社でサーバーを保有する必要がなく、初期投資を大幅に抑制できます。また、システムの保守・運用も提供企業が担うため、社内の運用負担も軽減できます。
さらに、業界標準のEDIフォーマットを利用することで、取引先ごとに異なるシステムを用意する必要がなくなり、開発・運用コストを削減できるでしょう。
EDI導入におけるトラブルへの対策
EDI導入では、さまざまなトラブルへの対策を講じる必要があります。
仕様書の確認と適合性の検証
EDI導入にあたっては、取引先との間で仕様書の内容を事前に精査し、双方のシステムの適合性を十分に検証することが重要です。
まずはCSVやXML、固定長など、取引先が採用しているデータ形式と自社システムが対応可能なフォーマットなのかを確認します。次に、通信プロトコルの互換性を検証しましょう。
また、取引先のシステムが使用する文字の表記方式（Unicode、Shift-JISなど）と自社のシステムの対応可否を事前に確認します。異なる表記方式を使用している場合は、データを自動的に変換する機能を事前に用意しておくことが必要です。
特に複数の取引先とEDI接続を行う場合は、それぞれの仕様をマッピング表で整理し、自社システムとの差異を可視化することをおすすめします。
代替手段の準備
EDIは、予期せぬトラブルで停止する可能性があります。そのため、代替手段を事前に準備しておくことが重要です。代替手段としては、FAXによる受発注フォーマットの準備、Excelなどを用いた暫定的な発注シートの作成などです。
また、データのバックアップ体制については、直近の取引データを別システムに保管したり、過去の取引履歴の定期的なバックアップをしたりと事前準備を行いましょう。
アクセスへの対策強化と権限調整
EDIにおけるアクセス制御と権限管理は、セキュリティ対策の要となります。基本的なアクセス制御として、接続元IPアドレスの制限、IDとパスワードに加えて生体認証やワンタイムパスワードなどの多要素認証の導入を検討します。また定期的なパスワード変更ルールの設定が必要です。
さらに、人事異動や退職に伴う不正アクセスを防ぐため、四半期ごとなど定期的に権限の棚卸を実施し、不要な権限を速やかに削除・変更する運用が重要です。アクセス権限の適切な管理により、取引データの機密性を保持し、セキュリティリスクを最小限に抑えられます。
運用やトラブル対応のフローの整備
EDIを安定的に運用するためには、日常業務の運用フローとトラブル発生時の対応手順を明確に定めることが重要です。
まず、運用マニュアルを作成し、データバックアップの実施手順や、取引先とのデータ送受信スケジュールなどを詳細に記載します。運用マニュアルを作成することで、担当者が変更になった場合でも、一定の品質で運用を継続できるでしょう。
また、システム障害が発生した際の初動対応手順、取引先への連絡体制、FAXなど代替手段への切り替え基準を明確にします。トラブル発生時でも混乱を最小限に抑え、業務の継続性を確保できます。
これらのフローや手順は必ず文書化し、関係者間で共有することが重要です。また、運用状況や新たな課題に応じて定期的に見直しと更新を行うことで、EDIの安定運用を実現できます。
まとめ
EDIは企業間取引のデジタル化を実現する重要なツールとして、今や欠かせない存在となっています。導入にあたっては、目的を明確にすることが重要です。業務効率化を目指すのか、コスト削減を実現したいのか、取引先との関係強化を図りたいのか、具体的な目標を定義することで、適切なEDIの選定と効果的な導入が可能となります。
また、EDIの導入は小規模な取引先から開始し、運用ノウハウを蓄積しながら、徐々に対象を拡大していくアプローチが効果的です。成功事例を積み重ねることで、社内の理解も深まり、スムーズな展開が可能となります。
CADDi Quote（キャディ クオート）は、製造業で活用できるAIデータプラットフォームです。過去の図面や発注情報を瞬時に検索できるのが特徴で、手書きのイラストや既存の図面をシステムに読み込ませるだけで、関連する過去の情報をすぐに確認できます。
またAIが過去の取引実績を分析し、リピート品の過去発注価格や類似品の実績価格を参考に目標単価を設定してくれます。CADDi Quoteを導入すれば、従来の紙ベースの業務からスムーズな受発注業務を可能とし、業務効率化を向上できます。製造業のDX化を検討している企業様は、ぜひCADDi Quoteの導入をご検討ください。
