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製造業における紙図面の効率的な保管方法は?デジタル化のメリットも紹介

紙図面が散乱していると、必要なときにすぐ見つけることが難しくなり、劣化や紛失といったリスクが常に伴います。また、保管スペースの確保に悩んでいる方も少なくないでしょう。このような状況が放置されると、業務効率は低下し、さらには貴重な情報が失われる恐れもあります。

こうした課題を解消するためには、効果的な保管方法を取り入れるだけでなく、紙図面のデジタル化が欠かせません。この記事では、紙図面の適切な保管方法を進める上で押さえるべき重要なポイントを解説した上で、デジタル化の重要性(システム導入)も紹介します。

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図面の保管方法は法律で決められている

図面は企業の重要な資産であり、適切に保管することが法律や業務効率の観点から求められます。特に製造業では、製造物責任法(PL法)に基づいた保管が必要です。その詳細を見ていきましょう。

製造物責任法(PL法)とは

製造物責任法(PL法)は、製造者が提供する製品に欠陥があり、それが消費者に損害を与えた場合に、製造者が責任を負うことを義務付けた法律です。この法律により、企業は製品の品質管理だけでなく、製造過程に関連する記録を適切に保管する必要があります。

特に設計図や仕様書といった図面は、欠陥が発生した際の原因追求や責任範囲の明確化において重要な役割を果たします。万が一のトラブル発生時に迅速かつ的確な対応をするためにも、図面の保管は企業のリスク管理の要と言えるでしょう。

図面の適切な保管期間とは

PL法に基づく図面の保管期間は、製品の市場投入後10年間が一般的な基準とされています。この期間は、製品使用中に発生し得る欠陥の報告やクレームに対応するための重要な根拠です。

ただし、製品の種類や業界の特性によっては、さらに長期的な保管が必要な場合もあります。また、国際市場に製品を展開している場合には、各国の法規制に準じた保管期間を確認することが欠かせません。

さらに、紙図面は長期保管中に劣化するリスクがあるため、デジタル化やクラウドシステムの活用により保管した方が安全です。適切な保管期間を確保することで、企業の信頼性向上にも寄与するでしょう。

紙の図面を効率的に保管する方法

紙図面の保管は、ただ収納するだけではなく、効率的に管理する仕組みを構築することが重要です。以下で具体的な方法を見ていきましょう。

分類してラベル付する

紙図面を効率的に保管する第一歩は、適切な分類とラベル付けです。図面は用途や種類に応じて整理することで、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておくことができます。「設計図」「施工図」「完成図」のように種類ごとに分類し、さらにプロジェクト名や顧客名ごとに細分化すると効果的です。そのうえで、各図面にわかりやすいラベルを付けることで、一目で必要な図面が分かるようになるでしょう。ラベルには色分けや番号を活用すると、視覚的な効果でさらに効率が上がります。

保管ツールを活用する

図面を整理して保管する際には、適切なツールを使用することが重要です。大きな紙図面は、平置きできる専用のキャビネットや収納棚を活用すると良いでしょう。頻繁に使う図面は、吊り下げファイルやスリーブに収納し、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておきます。また、長期保管用には防湿・防虫効果のある収納ボックスを使用することで、劣化や損傷を防ぐことも可能です。保管ツールを用途に応じて使い分けることで、保管スペースの効率化も図れます。

図面の目録を作成する

紙図面を効率的に管理するためには、目録を作成し、どの図面がどこに保管されているかを明確にすることが重要です。ExcelやGoogleスプレッドシートなどのデジタルツールを活用し、図面の番号、プロジェクト名、作成日、保管場所などの情報をリスト化すると、検索性が飛躍的に向上します。また、定期的に目録を更新し、最新の状態を保つことで、誰が見ても簡単に必要な図面を見つけられる状態を維持できるでしょう。目録があることで、業務効率の改善と情報共有の円滑化を同時に実現できます。

紙の図面は劣化にも注意

紙の図面は、時間が経つにつれて劣化しやすく、変色や破損、文字が判別できなくなるといった問題が発生します。特に不適切な保管環境では、劣化が加速するため注意が必要です。

高温多湿の場所や直射日光が当たる環境では、紙の傷みが早まり、インクの退色や滲み、さらにはカビの発生につながることも。これにより、寸法や指示が読み取れなくなり、作業ミスや手戻りを引き起こすリスクが高まります。正確な情報を維持するためにも、適切な保管環境を整えることが重要です。

紙の図面劣化を防ぐ保管方法

紙図面の劣化を防ぐには、保管環境を正しく整え、劣化を防ぐための収納用品を活用することが重要です。以下では、劣化防止のための具体的な方法を詳しく説明します。

温度や湿度など適切な保管環境を整備する

紙図面を長期間劣化させずに保管するためには、保管場所の温度や湿度、光の管理が非常に重要です。温度変化が激しい環境や高温多湿の場所に保管すると、紙が劣化しやすくなります。特に湿気が多いとカビや細菌が発生する可能性があり、乾燥しすぎると紙が脆くなるリスクがあります。保管場所の湿度は40~60%程度に保ち、換気をしっかりと行うことで安定した環境を維持しましょう。

また、光の影響にも注意を払ってください。直射日光が当たる場所では、図面の退色や変色が起こりやすくなりますし、蛍光灯などの人工的な光も、長時間当て続けると紙を劣化させる原因となります。こうした影響を防ぐためには、遮光性のあるカバーや保管箱を使用することが有効です。

劣化を防ぐための収納用品を活用する

紙図面の劣化を防ぐためには、適切な収納用品の活用が不可欠です。頻繁に使用する図面については、ホルダーやスリーブを利用することで、保護しながらも取り出しやすい状態にしておけるでしょう。スリーブは図面を個別に保護するのに最適であり、移動中や頻繁な取り扱い時にも安心です。また、サイズに合わせたホルダーやキャビネットを使用することで、折れや傷つきを防ぐことができます。

一方で、長期保管を目的とした図面については、防湿・防虫効果のある保管箱を選ぶことが重要です。これにより、湿気や害虫による被害を防ぎ、図面を安全な状態で保管することが可能になります。さらに、防湿剤や乾燥剤を併用することで、保管環境をさらに最適化できるでしょう。こうした収納用品を適切に選び、活用することで、紙図面をより長く良好な状態で保管できます。

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図面管理はシステム活用がおすすめ

図面管理システムの導入は、業務効率化やコスト削減、リスク管理の向上など、多くのメリットをもたらします。従来の紙ベースでの図面管理に比べて、検索性や保管スペースの問題が大幅に改善されるだけでなく、企業のリスクマネジメントを強化することが可能です。以下では、具体的なメリットについて詳しく解説します。

必要な図面をすぐ探せる

業務の効率化を図る上で、必要な図面を迅速に見つけ出せることは非常に重要です。従来の紙ベースの管理では、膨大な図面から目的のものを探し出すのに時間と労力を要し、しばしば業務の遅延や非効率につながることがありました。しかし、図面管理システムでは、ファイル名や番号検索などの機能を活用することで、必要な図面をすぐに見つけられます。

「CADDi Drawer(キャディドロワー)」のようなシステムを利用すれば、「部品名」「材質」「作成日」「担当者名」など、さまざまな条件での検索が可能です。さらに、AIを活用した形状検索機能を使えば、検索対象の図面に類似した形状を持つ図面を自動的に見つけ出せるでしょう。過去の設計資産を効率的に活用することが可能となり、業務の効率化に直結します。

保管スペースを削減できる

紙図面の保管には物理的なスペースが必要となり、特に大量の図面を保管する場合には、専用の保管庫やスペースが必要です。これは、オフィススペースを圧迫するだけでなく、保管にかかるコストの増加にもつながります。図面管理システムを活用すれば、図面を外付けHDDやクラウドストレージに保存することができるため、紙図面を物理的に保管する必要もありません。

電子化された図面は、保管スペースを大幅に削減するだけでなく、コスト削減にも貢献します。また、オフィススペースを有効活用できるため、効率的な働き方を支援する環境作りにも役立つでしょう。

リスク管理を向上できる

図面は企業にとって重要な資産であり、適切に管理することが求められます。図面管理システムを導入することで、さまざまなリスクを効果的に軽減することが可能です。たとえばアクセス制限を設けることで、不正な閲覧や改ざんを防ぐことができます。また、バックアップ体制を整備することで、災害やデータ損失に対する対策も万全になるでしょう。

さらに、システムを通じてセキュリティ対策を強化することで、情報漏洩のリスクも最小限に抑えることができます。このような機能により、図面の安全性を確保しながら、業務効率化やコスト削減を同時に実現できるのが図面管理システムの大きな魅力と言えるでしょう。企業の競争力を高めるためにも、リスク管理を重視したシステム導入がおすすめです。

まとめ

紙図面の保管は劣化や紛失リスクがあり、適切な保管環境の整備が必要です。図面の管理を効率化するには、図面管理システムを活用することが解決策の一つとなります。

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